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Complan


La storia di successo di comPlan


«La soluzione di Swisscom è più efficiente, più sicura e più economica.»

Hansjörg Gurtner,
Direttore, comPlan




Ecco come la cassa pensioni comPlan archivia i propri dossier in formato elettronico, elaborandoli così in modo rapido ed efficiente.


La cassa pensioni comPlan non desidera ampliare ulteriormente il proprio archivio cartaceo e passa invece all'archiviazione elettronica dei dossier. Swisscom e comPlan hanno analizzato i processi commerciali rilevanti, elaborando una soluzione ottimale che, oltre alla conservazione efficiente e sicura, permette anche una rapida elaborazione dei dossier.


Con una somma di bilancio di quasi sei miliardi di franchi, 24 datori di lavoro affiliati, 18'500 assicurati attivi e 4'400 beneficiari di rendita, comPlan è tra le casse pensioni più grandi della Svizzera. L'azienda punta su una strategia di investimento orientata al lungo periodo e la gestione dei relativi processi comporta un notevole dispendio cartaceo. I dossier degli assicurati attivi vengono infatti tenuti in raccoglitori presso le postazioni di lavoro dei collaboratori, mentre i documenti degli assicurati usciti vengono archiviati nell'archivio cartaceo ordinato per anno. Le cifre sono impressionanti: solo le operazioni in corso degli assicurati attivi producono ogni anno l'emissione di circa 42'000 pagine di documenti, cui si aggiungono circa 70'000 pagine di dossier esistenti e 66'000 pagine di prelievi o costituzioni in pegno per promozione della proprietà abitativa già conclusi.

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Un passaggio soft

Con il precedente archivio cartaceo, comPLam era ormai arrivata ai limiti delle proprie capacità. Inoltre secondo la direzione, che dà la massima priorità all'aspetto della sicurezza, il rischio di perdita totale ad esempio a causa di incendi, processi di deterioramento della carta, sbiadimenti o allagamenti era troppo elevato. Con un archivio tradizionale un «backup» non è infatti ovviamente disponibile. Per questo i responsabili hanno deciso di passare a un archivio digitale. Ora, le operazioni dell'attività quotidiana portate a termine, ad es. una richiesta per promozione della proprietà abitativa, vengono sistematicamente scansionate, mentre è in corso la progressiva digitalizzazione dei dossier già esistenti degli assicurati attivi. Tale migrazione continuativa non rallenta l'operatività quotidiana in misura rilevante. L'archivio dei dossier degli assicurati già usciti continuerà invece ad esistere in formato cartaceo fino al termine del periodo di custodia previsto per legge.



Una soluzione sperimentata

Insieme a comPlan, gli esperti di Swisscom hanno analizzato i processi commerciali, gli oggetti da archiviare e le quantità attese, elaborando così una soluzione ottimale. Fondamentale per il successo del progetto è stata la comprensione delle procedure di lavoro di comPlan. La nuova soluzione per l'archiviazione ha potuto così essere rapidamente implementata dal punto di vista tecnico e in modo orientato ai processi. Un ruolo essenziale come soluzione di scansionamento lo svolge il software Captiva della ditta EMC2, il quale trasforma ogni documento cartaceo in contenuti digitalizzati utilizzabili commercialmente, che vengono gestiti sulla piattaforma Documentum del produttore stesso. I documenti non strutturati vengono gestiti in modo sistematico sulla base di regole, processi e procedure aziendali predefiniti, per essere poi salvati, facendone una copia di backup, e resi disponibili per svariati usi. L'infrastruttura con i dati personali sensibili è ubicata nei centri dati ad alta sicurezza di Swisscom.

Lavorando in stretta collaborazione con comPlan, gli specialisti di Swisscom hanno realizzato il progetto in brevissimo tempo. Oltre al rispetto del tetto di costi concordato, a colpire è soprattutto la struttura modulare della soluzione che permette a Swisscom di proporla anche ad aziende di altri settori.



Riepilogo della catena di processo

Oltre alla piattaforma tecnica, decisivo per il successo della soluzione è stato anche il processo di scansione e archiviazione definito, il quale non compromette l'operatività quotidiana del personale di comPlan. Il processo di presenta come segue.

  • Creazione: l'operazione viene preparata, ordinata, controllata e resa disponibile per l'archiviazione da parte di comPlan. A tale scopo viene creata una copertina con codice a barre leggibile tramite lettore ottico.
  • Archiviazione: premendo un pulsante, l'operazione viene scansionata e archiviata correttamente grazie al codice a barre. Ora gli incaricati di comPlan possono accedere ai dossier in formato elettronico.
  • Gestione e supporto: la gestione della soluzione e il supporto in caso di problemi sono garantiti da Swisscom lungo tutta la catena di processo.



L'essenziale in breve

comPlan

comPlan è la cassa pensioni per il personale di Swisscom e delle aziende ad essa economicamente o finanziariamente collegate e assiste ca. 23'000 persone. www.pk-complan.ch


I vantaggi in un colpo d’occhio

  • Esperienza:da anni Swisscom elabora presso il Mail Inbound Center (MIC) approssimativamente da 5'000 a 10'000 documenti al giorno per Swisscom Svizzera. In tale contesto vengono scansionati e riconosciuti in modo completamente automatico fino a 360 tipi di moduli differenti, che vengono poi attribuiti alle rispettive operazioni e ulteriormente elaborati.
  • Sicurezza: i dossier elettronici vengono archiviati in modo ridondante presso i centri di calcolo ad alta sicurezza e disponibilità di Swisscom. Solo le persone autorizzate hanno accesso ai dossier che sono protetti meglio dei documenti fisici.
  • Efficienza: la piattaforma per l'archiviazione elettronica impedisce le archiviazioni errate e permette di ritrovare rapidamente le informazioni.
  • Risparmio sui costi: considerando la quantità di dati in costante crescita, viene meno la necessità di spazio aggiuntivo in archivio, oltre a ridursi il fabbisogno di materiale di cancelleria.
  • Compliance: gli oneri dello smaltimento dell'archivio una volta trascorso il periodo di custodia previsto dalla legge risultano notevolmente ridotti e semplificati, mentre i processi diventano più trasparenti e facilmente tracciabili.




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