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UBS AG


La storia di successo di UBS SA


«Abbiamo ridotto del 25% i nostri costi per i processi relativi agli acquisti.»

Rudiguer Marbé,
Responsabile del reparto Acquisti , UBS SA




Risparmi con Conextrade: L'UBS, grande banca svizzera, ha semplificato notevolmente gli acquisti e risparmia significativamente grazie all'E-Procurement di Conextrade.


La UBS SA effettua una quota sempre maggiore dei propri acquisti tramite la piattaforma commerciale Conextrade di Swisscom, ottenendo così processi più snelli e massicci risparmi sui costi.



Situazione di partenza: elevati costi di processo

In molte aziende c'è poca trasparenza sugli acquisti di beni non destinati alla produzione. Dato che tali articoli non sono inseriti nei sistemi informatizzati aziendali, i relativi ordini devono essere effettuati manualmente. La grande banca UBS acquista annualmente in Svizzera merci e servizi per due miliardi di franchi. Fino ad ora, gran parte degli ordini venivano generati a livello decentrato, causando costi elevati e lunghi tempi di elaborazione, dovuti a interfacce manuali, mancanza di integrazione e ridondanze nei dati.

Rudiguer Marbé, Responsabile del reparto Acquisti dell'UBS: «Avevano circa 300'000 ordini di cancelleria all'anno. Un elevato numero di transazioni, che richiedeva un notevole impegno di risorse umane. Per questo cercavamo dei modi per aumentare l'efficienza».



Soluzione: acquisti integrati

Per incrementare ulteriormente l'efficienza dopo una prima fase di razionalizzazione, l'UBS ha puntato su una soluzione di E-Procurement con connessione alla piattaforma commerciale Conextrade della Swisscom. Il market place funziona da piattaforma per le transazioni e si basa sul principio «many-to-one-to-many»: tramite un'interfaccia, molti acquirenti scambiano i propri dati con molti fornitori e viceversa.

Il risultato è notevole: processi di acquisto snelli con una cerchia di fornitori definita, piena integrazione e sensibile riduzione dei costi. «Con la piattaforma commerciale Conextrade abbiamo fortemente ridotto il numero dei nostri fornitori», spiega Rudiguer Marbé, che aggiunge: «Nel campo della logistica prima avevamo 600 diversi fornitori di piccoli componenti come lampade o utensili. Dall'attivazione di Conextrade ne sono rimasti solo due. Abbiamo esternalizzato anche il magazzinaggio e la distribuzione. Così non abbiamo più bisogno di magazzinieri interni e ci bastano pochi addetti agli acquisti».



Vantaggi per il cliente: risparmi massicci

Oggi, circa 4000 responsabili degli acquisti di materiale dell'UBS accedono via Internet alla soluzione di E-Procurement interna «MyShop», dove possono scegliere da un catalogo e mettere nel carrello le merci e i servizi necessari, ad esempio cancelleria, hardware e lavori di pulizia. I processi d'ordine, di approvazione e di fatturazione sono completamente automatizzati. A occuparsi del Content Management del catalogo di prodotti è la Swisscom. Grazie alla riduzione delle interfacce (ora c'è un solo fornitore) e al supporto per il complesso Content Management dei dati relativi ai prodotti, i processi relativi agli acquisti sono diventati molto più snelli. «Per quanto concerne i processi in sé, abbiamo ridotto i costi del 25%, riguardo al personale addirittura del 30%», riassume Rudiguer Marbé. «Grazie al supporto e all'esecuzione elettronica dei processi d'ordine e di pagamento, oggi 70 persone gestiscono un volume di acquisti maggiore rispetto ai 190 collaboratori precedentemente coinvolti».

Attualmente il reparto Acquisti Svizzera dell'UBS effettua solo il 25% del proprio volume per via elettronica. La soluzione verrà costantemente ampliata finché non saranno stati automatizzati i processi d'ordine, di approvazione e di fatturazione nel maggior numero possibile di beni non destinati alla produzione. Al termine dell'ampliamento i costi di processo saranno quindi stati ulteriormente ridotti.

Ora l'azienda è focalizzata principalmente sull'ampliamento della cerchia di aziende aderenti, soprattutto dal lato dei fornitori. Per i market place neutrali come Conextrade, vale infatti la regola che: maggiore è il numero di aziende acquirenti e venditrici che vi partecipano e maggiori sono la liquidità e i vantaggi per le aziende affiliate.




L'essenziale in breve

I vantaggi in un colpo d’occhio

  • Processi relativi agli acquisti snelli ed efficienti
  • Processi privi di errori, ben definiti e quindi sicuri
  • Piena integrazione nei sistemi di gestione merci e finanziari degli acquirenti e dei fornitori
  • Facile ricerca degli articoli nel catalogo acquisti
  • Piena integrazione dei fornitori nel processo di acquisto elettronico
  • Riduzione del 25% dei costi di processo e del 30% di quelli del personale

Il progetto in breve

  • Piattaforma commerciale elettronica per gli acquisti e la vendita di una vasta gamma di merci e servizi.
  • Tramite un'unica interfaccia molti acquirenti possono scambiare i propri dati con molti fornitori.
  • Processi automatizzati riducono notevolmente gli oneri per gli acquisti.




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