Asga aumenta l’efficienza con Enterprise Search

Motore di ricerca interno all’azienda

«Non devo più capire dove cercare qualcosa nei nostri spazi di archiviazione.»


Con le informazioni in azienda succede spesso come con le chiavi di casa: si sa più o meno dove sono, ma non si riesce mai a trovarle. La cassa pensioni Asga ha risolto il problema.


Testo: Anton Neuenschwander, Immagini: Michael Meier,




Adrian Bruderer è System Engineer presso Asga. Perché la cassa pensioni possa offrire un servizio eccellente alle oltre 12 500 aziende affiliate, l’ICT deve funzionare bene. Spesso è la prontezza della reazione che conta. Bruderer ha bisogno all’istante di un determinato documento per la soluzione Jabber. «Prima avrei dovuto spulciare per un bel po’ i nostri sistemi di file e le e-mail», spiega mentre digita il termine «configurare cisco jabber» nella maschera di Enterprise Search. Subito il motore di ricerca fornisce l’elenco dei risultati. In una panoramica mostra i documenti rilevanti nel File Server e in altre e-mail specifiche. Tutti i risultati sono corredati da un’anteprima «fotografica» per consentire di orientarsi rapidamente.


«Potremmo anche gettare tutti i nostri file in un pentolone, li ritroveremmo tutti subito!»


Adrian Bruderer, System Engineer presso Asga


Bruderer vuole approfondire la ricerca. Clicca sulla visualizzazione sintetica. Ora il motore di ricerca presenta un Management Summary per ogni singolo documento. Trovato! Ecco il file con l’informazione necessaria, può essere aperto, elaborato e salvato direttamente. «Non c’è dubbio: la ricerca è molto più rapida di prima», constata Bruderer. E aggiunge, sorridendo: «Potremmo anche gettare tutti i nostri file in un pentolone, li ritroveremmo tutti subito!»


La «Generazione Google» lavora in modo più intuitivo

Beat Zuberbühler è il responsabile dei Servizi centrali di Asga e fornisce un contributo essenziale all’ottimizzazione dell’efficienza in azienda. La ricerca improduttiva di documenti è sempre stata difficile. Si spiega meglio: «La prima difficoltà consiste nel sapere dove cercare. In secondo luogo è una questione di tecniche di lavoro: i nostri collaboratori del reparto finanze, ad esempio, archiviano i loro dati secondo una struttura precisa che consente loro di ritrovarli in fretta. Altri collaboratori, invece, non li memorizzano sempre secondo criteri logici. È un’altra espressione del cambiamento in corso: tecniche nuove consentono nuove forme di lavoro, e a sposarle è soprattutto la generazione più giovane. Sono i ragazzi abituati a cercare qualcosa in modo intuitivo su Google. Le funzioni di ricerca limitate dei nostri sistemi non lo consentivano.» E il tempo richiesto per una ricerca era altrettanto grande, tanto più che magari si coinvolgevano anche altri colleghi, raddoppiando automaticamente il tempo speso per tutti.


Beat Zuberbühler spiega come il motore di ricerca interno ad Asga faciliti il lavoro.

Beat Zuberbühler spiega come il motore di ricerca interno ad Asga faciliti il lavoro.


Detto fatto: un motore di ricerca sicuro, Swiss Made

Sul mercato ci sono diversi fornitori di motori di ricerca aziendali. Ma prima di affidare i propri dati sensibili a qualcuno, bisogna pensarci bene, è questa l’opinione di Beat Zuberbühler. Per questo già due anni fa ha cominciato a guardarsi attorno in cerca di una soluzione svizzera. «Enterprise Search – sviluppato in Svizzera – mi sembrava adatto a soddisfare le nostre esigenze. Al tempo in realtà la soluzione non era ancora adatta alla nostra strategia IT: acquistiamo le nostre risorse IT dallo Swisscom Cloud, e all’epoca il produttore non offriva un modello adatto.» Nel frattempo le cose sono cambiate. Il motore di ricerca svizzero ora funziona anche nello Swisscom Cloud. Così Beat Zuberbühler ha dato il via libera a un Proof of Concept. E ben presto si è convinto dell’utilità pratica: «Non devo più capire dove cercare qualcosa nei nostri spazi di archiviazione. Enterprise Search perlustra automaticamente diverse fonti: gli archivi dei file, le e-mail, l’intranet e persino il nostro sito web. E i risultati sono immediatamente visibili.» Il motore di ricerca può vantare una tale velocità grazie all’indicizzazione sistematica dei file: dopo l’installazione, Enterprise Search ha indicizzato automaticamente 1,1 milioni di documenti. Anche i nuovi file vengono registrati automaticamente, e i collaboratori Asga di solito li trovano al primo colpo.


«Il motore di ricerca offre un accesso intuitivo, per cui non c’è niente da “imparare”.»


Beat Zuberbühler, responsabile Servizi centrali pressi Asga


Una maschera di ricerca centrale con filtri utili

Il motore di ricerca interno di Asga aiuta quindi a ritrovare in fretta il proverbiale ago nel pagliaio. Aghi che si trasformano in tronchi d’albero se si precisa la ricerca immettendo dei filtri. «Possiamo impostare dei filtri per la ricerca, una parola chiave, la fonte dei dati, il formato del file, la rilevanza, la data di creazione o di modifica e la lingua», spiega Beat Zuberbühler. Ma non si corre il pericolo che i collaboratori vedano, nell’elenco dei risultati, file che non dovrebbero vedere, ad esempio elenchi dei salari o e-mail con contenuto privato? Zuberbühler fa cenno di no: «Il problema non esiste. La soluzione rileva automaticamente le autorizzazioni di accesso dalla nostra Active Directory. Per questo non occorre effettuare il login al motore di ricerca; si avvia automaticamente dopo il “login normale” all’inizio della giornata.»


I termini di ricerca più comuni sono spesso raffigurati in caselle.

Dritto al punto: i termini di ricerca più comuni sono spesso raffigurati in caselle.


Il fattore umano è decisivo

I risultati delle ricerche oggi sono più veloci in Asga. Ma non basta certo la tecnica, di questo Beat Zuberbühler è convinto. «Il comportamento dei collaboratori è un fattore importante per il successo. Possiamo infatti conseguire un risparmio notevole di tempo solo se quanti più collaboratori lavorano il più spesso possibile con il sistema di ricerca interno. Il motore di ricerca offre un accesso intuitivo, per cui non c’è niente da “imparare”. I termini impiegati spesso per la ricerca, ad esempio, sono raffigurati in caselle.» Zuberbühler è fiducioso: i collaboratori cambieranno mentalità. E sta già pensando ai prossimi passi. vuole rendere accessibile al motore di ricerca anche CRM, l’archivio elettronico con l’archivio delle e-mail e 14 milioni di documenti, e infine la piattaforma nozionale Asga-Brain. «A quel punto sì che avremmo una vera e propria Rolls Royce», sorride divertito.


Swisscom Enterprise Search


Swisscom è il partner di distribuzione esclusivo per il motore di ricerca aziendale Enterprise Search – in Svizzera, nell’UE e negli Stati Uniti. Il semplice setup e la configurazione avvengono su hardware dedicato o su macchine virtuali con l’assistenza di esperti Swisscom. Ora Swisscom Enterprise Search offre anche un Cloud Service.

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Cassa pensioni Asga


Cassa pensioni Asga

Asga è una cooperativa di oltre 12 500 imprese piccole e medio-grandi con un numero complessivo di 106 000 assicurati. Dal 1962 si contraddistingue per la consulenza individuale, una reale vicinanza alla clientela e un portafoglio di investimenti con rischi chiaramente definiti.




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