L’intelligenza artificiale ricerca nei contratti

AI per i reparti legali 

Niente più atti fra cui rovistare


L’intelligenza artificiale aiuta non soltanto gli avvocati a cercare i precedenti, ma è utile anche ai diversi reparti delle aziende. Presto i collaboratori non dovranno più rovistare fra migliaia di contratti per trovare un’informazione: i documenti desiderati verranno visualizzati sulla dashboard in pochi secondi. Chi possiede le competenze tecniche o giuristiche potrà analizzarli approfonditamente. Tutto questo sembra forse uno scenario futuristico? Non lo è affatto: in buona parte è già realtà.


Testo: Ladina Camenisch, Immagini: ©Keystone, 14 dicembre 2017




Patricia ha da poco superato l’esame di stato e lavora presso un famoso studio legale. Ma il suo lavoro non è proprio come se l’era immaginato. Anziché presentarsi in tribunale, trascorre la maggior parte del tempo a studiare documenti, cercare precedenti o confrontare vecchi contratti. Patricia non è la sola: lo studio legale impiega diversi avvocati junior la cui principale occupazione è quella di rovistare fra atti e contratti. Si tratta di un’attività importante, ma lenta e laboriosa.

 

Alcuni studi legali negli USA hanno iniziato a utilizzare degli algoritmi per svolgere il lavoro di ricerca di Patricia. L’intelligenza artificiale (dall’inglese: Artificial Intelligence, «AI») è in grado di registrare, analizzare e riassumere infinitamente più dati di un essere umano. I primi riscontri sono positivi: l’AI sembra molto accurata, gli studi legali risparmiano tantissimo tempo e gli avvocati junior possono occuparsi di altri compiti più importanti.


Analizzare 70’000 contratti

Nonostante non sia uno studio legale, anche Swisscom deve affrontare dei problemi simili: negli anni in tutto il gruppo è stata accumulata un’enorme quantità di documenti. Il fatto che si aggiungano sempre nuove società non semplifica di certo le cose. I documenti firmati sono tutti archiviati e disponibili in formato PDF; ma cosa contengono? La risposta a questa domanda è complessa, in quanto molti uffici dell’azienda necessitano di informazioni diverse, ma allo stesso tempo dettagliate: nel contratto è indicato davvero ciò che afferma il cliente? Sono state stipulate condizioni speciali? Quando scade un determinato contratto e deve essere sostituito? Soddisfa ancora i requisiti normativi? Vi sono delle interdipendenze con altri contratti?


L’ago nel pagliaio

Oggi in Swisscom sono archiviati oltre 70’000 documenti contrattuali, ai quali ogni anno se ne aggiungono circa 6’000 di nuovi. René Gamma, responsabile di progetto del Swisscom Group Steering, descrive la situazione in questo modo: «Dobbiamo analizzare questo archivio in modo strutturato. Soltanto individuando i modelli di rischi e di ricerca possiamo avviare le misure necessarie.»



René Gamma, responsabile di progetto del Swisscom Group Steering



Ma c’è un’altra difficoltà: i documenti firmati sono spesso archiviati in sistemi diversi, in parte sotto forma di immagini scansionate, a volte senza metadati e spesso in differenti versioni. Cercare le informazioni vincolanti è quindi come cercare un ago in un pagliaio. In passato i collaboratori impiegavano diversi giorni per trovare le informazioni corrette in quell’enorme quantità di file. Fortunatamente, oggi l’intelligenza artificiale e il machine learning aiutano nella ricerca, riconoscendo autonomamente i modelli e apprendendo sulla base dei risultati di ricerca.


Oltre la semplice ricerca testuale

Andreea Hossmann, Head of Data Science di Swisscom Enterprise Customers, ha partecipato alla programmazione degli algoritmi. «Per prima cosa abbiamo parlato con i colleghi interessati per comprendere i processi esistenti e individuare le difficoltà. Dopodiché abbiamo posto questa domanda: quale potrebbe essere un modo intelligente per farvi aiutare dalla tecnologia?



Andreea Hossmann, Head of Data Science di Swisscom Enterprise Customers



In base alle risposte abbiamo definito diversi obiettivi per lo studio di fattibilità:

La soluzione deve essere in grado di…

  • digitalizzare tutti i documenti storici e consentire di visualizzarli sulla dashboard con un semplice clic;
  • indicizzare i documenti, filtrare le informazioni in base ai metadati disponibili ed eseguire ricerche per parole chiave;
  • trovare automaticamente i documenti pertinenti, identificare la lingua e determinati paragrafi di contratti;
  • configurare automaticamente le categorie e le relative gerarchie;
  • classificare automaticamente i documenti in base ai temi;
  • utilizzare ulteriori funzionalità intelligenti basate sull’AI;
  • assicurare la riservatezza dei dati.


La parte di apprendimento dell’AI si basa sui cosiddetti «document embedding». Si tratta di metodo piuttosto generico, ma il software è stato creato appositamente per l’analisi dei contratti. «Il metodo potrebbe essere utilizzato anche per la documentazione tecnica o simile», spiega Andreea Hossmann. «Dobbiamo tuttavia configurare il software definitivo per ogni singolo tipo di utilizzo, sulla base di una libreria Java per il deep learning.»


Il risultato è convincente

Lo studio di fattibilità è stato un successo; la ricerca di determinati documenti ed elementi è risultata estremamente efficiente. «Grazie alla Automatic Contract Analysis, ora possiamo effettuare analisi complete dei contratti in un tempo ragionevole. Prima era quasi impensabile, oppure possibile soltanto con un lavoro enorme» spiega René Gamma. «La ricerca è molto intuitiva; già nella fase di test abbiamo raggiunto ottimi risultati.» Un ulteriore vantaggio è che più si utilizza l’Automatic Contract Analysis, più il sistema migliora: impara continuamente.



Automatic Contract Analysis di Swisscom all’opera



I primi clienti si stanno già interessando a questa soluzione, che consente da un lato di avere i documenti a portata di mano e dall’altro di lavorare in modo più veloce, preciso ed efficiente della concorrenza. Inoltre, per via dei requisiti normativi sempre più stringenti, tutti i contratti devono essere monitorati costantemente, cosa che non è quasi più gestibile con il lavoro umano.

E cosa ne pensa Patricia? Sarà felice se l’AI entrerà anche negli studi legali svizzeri, perché allora potrà mettere da parte il lavoro meccanico e dedicare più tempo alle cose per cui serve un avvocato e non una macchina.




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