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Gli ambasciatori introducono nuove forme di lavoro all’UFIT

Follow-up story: l’UFIT racconta

La Confederazione progetta il futuro del lavoro


L’Ufficio federale dell’informatica e della telecomunicazione (UFIT) promuove nuove forme di lavoro ricorrendo a Swisscom quale partner per il coaching.


Testo: Urs Binder, immagini: © Manuel Zingg, 10.07.2017




All’interno dell’amministrazione federale l’UFIT è un precursore del lavoro flessibile, delle piattaforme di collaborazione e delle comunità di conoscenze. Oltre al reverse mentoring, in cui sono i giovani ad aiutare gli anziani, assume grande importanza una gestione unitaria delle conoscenze. Abbiamo chiesto a cinque collaboratori come procede il progetto Work Smart all’UFIT.


Lo «smart worker»

È uno degli apprendisti che stanno ricevendo la formazione da ambasciatore di Work Smart e contribuiscono attivamente allo sviluppo di una cultura Work Smart all’UFIT: Nicolas Krebs è al terzo anno d’apprendistato in mediamatica e si definisce con entusiasmo uno «smart worker».

Racconta che nel primo workshop presso Swisscom si è parlato delle caratteristiche che rendono interessante un datore di lavoro e del valore aggiunto delle nuove forme di lavoro per un’impresa e i suoi collaboratori. «Poi abbiamo fatto lavori di gruppo, durante i quali abbiamo scritto su dei Post-it il nostro punto di vista e proposto nuove idee. Mi è piaciuto il workshop. Ci hanno spiegato come operano le altre imprese e Swisscom è sicuramente un precursore di Work Smart.»

Il secondo workshop si è tenuto direttamente presso l’UFIT. «Abbiamo creato delle Story, cioè dei casi concreti per capire come applicare Work Smart all’UFIT.» Nicolas Krebs descrive l’esempio di un collaboratore che si prende il giorno libero un giovedì di sole e lo recupera lavorando in un weekend di pioggia. «Questo esempio illustra l’approccio «any time», cioè in qualsiasi momento. Le Story create hanno mostrato le varie possibilità e i vantaggi, ma anche le sfide che pongono.»

In futuro Nicolas Krebs e gli altri ambasciatori metteranno a disposizione dei collaboratori dell’UFIT le proprie conoscenze in ambito Work Smart secondo il principio del reverse mentoring: i giovani insegnano agli anziani come lavorare in modo più smart. Tra di loro gli apprendisti applicano già ampiamente i principi di Work Smart. «Promuoviamo un approccio diverso agli strumenti tecnici e lo condividiamo costantemente con i nostri colleghi. Molte persone, ad esempio, lavorano ancora con un blocco per gli appunti, poi arriva qualcuno che usa OneNote e tutti si rendono conto che il lavoro è molto più facile.» Secondo Krebs questo genere di cambiamenti non richiede nemmeno grandi interventi perché si impongono da sé laddove ci sono dei giovani.


L’apprendista

Yannic Doutaz è al secondo anno d’apprendistato e quindi non può ancora lavorare in Home Office, ma Work Smart è comunque parte integrante della sua vita quotidiana. «Con il cellulare aziendale possiamo aprire le email da casa, accedere al calendario oppure dopo le lezioni rispondere rapidamente a una richiesta importante senza dover andare in ufficio.» Per Yannic non è una seccatura: «Così la persona che ha inviato la richiesta non deve aspettare tre giorni prima di ricevere una risposta. Certo è un po’ troppo quando si devono controllare le email il venerdì sera, ma nel complesso vedo più vantaggi che svantaggi.»



Gli apprendisti Nicolas Krebs (sinistra) e Yannic Doutaz (destra).


Il manager processi e qualità

Jochen Sommer sa il fatto suo all’UFIT, dove lavora da 11 anni. In questo arco di tempo ha saputo creare una vasta rete e sa dove trovare le informazioni di cui ha bisogno. Lo stesso non vale però per molti altri collaboratori e Sommer lo sa bene dal momento che la sua seconda carica all’UFIT è quella di presidente della commissione del personale: «L’incredibile flusso di informazioni 2.0 dà molto da fare ai collaboratori. Abbiamo una tale quantità di informazioni su talmente tanti canali differenti che spesso non si sa più dove trovare le informazioni di cui si ha bisogno.»



Jochen Sommer «sa il fatto suo» all’UFIT e sa esattamente dove si trovano le informazioni di cui ha bisogno. Ma non per tutti è così.


L’esigenza principale dei dipendenti è quindi riunire in un unico ambiente le varie piattaforme esistenti eliminando le informazioni obsolete e fuorvianti. La direzione dell’UFIT si è resa conto di questa esigenza e ha affidato un incarico per la creazione di una piattaforma di conoscenze unica.

È stata richiesta un’unica funzione di ricerca che includa tutti i contenuti, indipendentemente dal sistema in cui sono memorizzati. Dovrebbe inoltre scomparire la differenziazione tra Intranet e la vecchia piattaforma di conoscenze basata su SharePoint. La nuova piattaforma unica deve inoltre essere raggiungibile tramite il minor numero possibile di punti di accesso, ad esempio attraverso le schede «conoscenze statiche», «informazioni attuali» e «area personale».



La consulente per i progetti interdisciplinari

Lucia Wagner, consulente per i progetti interdisciplinari, afferma che il lavoro a tempo parziale e l’Home Office sono all’ordine del giorno all’UFIT. «Non è niente di nuovo. La cosa più importante, invece, è un’interazione ancora più efficiente tra i collaboratori. Per questo motivo stiamo lavorando anzitutto alla piattaforma di conoscenze», spiega confermando le argomentazioni di Jochen Sommer. «E per farlo abbiamo bisogno e avremo bisogno dei nostri apprendisti, perché ci sono di grande aiuto non solo con i moderni strumenti della tecnologia, ma anche negli aspetti della cultura del lavoro.» Con l’aiuto degli ambasciatori i collaboratori devono toccare con mano che è molto più pratico lavorare usando una moderna piattaforma di collaborazione, dal momento che rende più indipendenti dagli orari e da un luogo fisico e riduce inoltre il traffico delle ore di punta.



Lucia Wagner, consulente per i progetti interdisciplinari presso l’UFIT.


Di tanto in tanto Lucia Wagner lavora in Home Office, ma per lo più lavora alternativamente nella sede dell’UFIT a Berna e in quella di Zollikofen. «Per quanto riguarda gli orari, lavoro quando anche i miei colleghi sono raggiungibili, altrimenti lavorerei anche di notte a volte.» Le piacerebbe inoltre se ci fosse una open book policy: «Al momento non posso aprire tutti i documenti di cui avrei bisogno. Devo quindi farmi mandare i link per email e lo stesso faccio io con i miei colleghi.»



L’ambasciatore

Come Nicolas Krebs anche Sven Piek è un apprendista e ha partecipato al workshop di Swisscom per diventare ambasciatore. «Siamo stati nell’ufficio del team Work Smart e anche solo l’ambiente di lavoro mi ha colpito molto. Il team ha allestito l’ufficio da solo e alcune delle pareti erano persino disegnate con le bombolette spray.» Piek spiega che ai partecipanti al workshop è stato affidato il compito di rivedere i processi interni dell’UFIT. «Finora facevamo tutto tramite email, mentre ora stiamo testando Slack.» Tutti gli ambasciatori del suo team hanno dato un proprio contributo. «Durante i meeting tutti i partecipanti scrivono ora nello stesso documento OneNote invece di prendere appunti separatamente su fogli di carta.»



Sven Piek, apprendista in mediamatica e l’ambasciatore work smart.


Sven si considera una persona «dall’approccio smart.» Fa largo uso delle possibilità di comunicazione e collaborazione tramite smartphone e prende appunti solo in OneNote. «Quando si devono scambiare informazioni o conoscenze con gli altri si usa ancora spesso l’email. Non a tutti piace che un documento venga caricato su SharePoint o su un drive in rete, ma sarebbe molto più semplice se si potesse lavorare sui documenti in collaborazione, ad esempio una tabella Excel in cui 150 persone devono inserire qualcosa, piuttosto che inviarli continuamente avanti e indietro per email.»



Intervista breve


Charlotte Schlegel, Community Manager & Work Smart Coach presso Swisscom, ha preso parte attivamente all’introduzione della Community all’UFIT.


Che cos’è il Work Smart Coaching?

Le nuove forme di lavoro producono un mutamento culturale all’interno di un’organizzazione, cosicché i collaboratori si trovano di fronte a tecnologie Workplace e Collaboration che cambiano il loro lavoro quotidiano. Il Work Smart Coaching di Swisscom accompagna questo cambiamento e coinvolge attivamente l’impresa nel processo. In questa fase vengono poste al centro del processo le persone e non la tecnologia. Dal 2014 abbiamo aiutato già 45 clienti con la nostra offerta di Work Smart Coaching.


Quali sono i vantaggi per un’impresa?

Le imprese usufruiscono dell’esperienza e delle conoscenze che abbiamo acquisito internamente. L’idea è «Use what you sell». Per raggiungere questo obiettivo ci affidiamo alle generazioni più giovani secondo il principio del reverse mentoring. La nuova generazione è cresciuta con la digitalizzazione e accoglie i cambiamenti con una naturalezza che può trasmettere in modo piacevole all’impresa.


Qual è l’importanza del progetto UFIT per Swisscom?

Per noi l’UFIT è un cliente importante e di grande valore che accompagniamo da oltre due anni in questo processo di trasformazione, a partire dall’introduzione di Skype for Business fino alla consulenza su misure durature finalizzate all’integrazione e alla scalabilità. In questo senso abbiamo contribuito alla creazione di una Community fisica e digitale, abbiamo elaborato insieme agli ambasciatori un modello di scalabilità e abbiamo fornito conoscenze in materia di Community Management all’interno di varie organizzazioni.


Qual è il vantaggio di una Community interna a un’impresa?

La postazione di lavoro virtuale «Work Smart Community» è nata dall’esigenza di offrire ai collaboratori un punto di riferimento durante l’introduzione di nuove forme di lavoro. Con la piattaforma virtuale abbiamo creato un luogo che consente ai collaboratori di informarsi, scambiare conoscenze e perfezionarsi. L’obiettivo della Community era ed è ancora la possibilità per i collaboratori di aiutarsi tra loro e scambiarsi consigli e suggerimenti in ambito «Work Smart» e non semplicemente di consumare informazioni. In questo modo abbiamo potuto ridurre il carico di lavoro del Service Desk e integrare il tema all’interno dell’impresa.


Che cosa significa «Work Smart» per te?

Per me l’approccio di lavoro smart ha molte sfaccettature. L’idea del lavoro «9 to 5» è superata. Ora posso organizzarmi la giornata lavorativa in modo smart, ad esempio per evitare i treni di pendolari troppo affollati e partecipare a determinati meeting online. Grazie alla nostra piattaforma «Ask the Brain» posso usufruire delle conoscenze di 20 000 collaboratori. La collaborazione nel team è ora più facile perché possiamo lavorare insieme sui documenti. Lo slogan «Work anywhere, anytime, on any device» è diventato il mio principio. Per me “smart” non significa però «always on». È importante mantenere anche un work-life balance.






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