Neue Arbeitsumgebungen

Chi ha bisogno di una scrivania tutta sua?

Hugo Lombriser di Credit Suisse AG ha guidato oltre 5000 collaboratori nella riorganizzazione dei loro uffici secondo un nuovo concetto in cui le scrivanie personali non sono più previste. Karin Hilzinger sviluppa nuovi ambienti di lavoro per Swisscom. Un confronto.

Hansjörg Honegger

Hugo Lombriser, il suo lavoro è spiegare al personale di Credit Suisse AG perché all’improvviso non hanno più una postazione di lavoro fissa. Perché portate via le scrivanie?

Lombriser: Nessuno porta via le scrivanie. Il fatto è che i processi di lavoro sono cambiati e spesso la rigida infrastruttura esistente non è più sufficiente per soddisfare le esigenze odierne, che richiedono un ambiente di lavoro moderno e dinamico. I motivi principali sono lo sviluppo tecnologico e l’utilizzo crescente di smartphone, tablet o laptop, che ci rendono più flessibili. Sempre più spesso le persone lavorano in mobilità e anche a tempo parziale. Con Smart Working abbiamo ulteriormente sviluppato l’ufficio open space per offrire postazioni diverse a seconda delle esigenze del personale. Anche il potenziale di risparmio non è da sottovalutare.

Qual è il risparmio?

Lombriser: Molto alto. Se per ogni 100 collaboratori abbiamo solo più 80 postazioni di lavoro, qui a Zurigo risparmiamo 2000 postazioni di lavoro.

Karin Hilzinger

Karin Hilzinger, del reparto «Human Centered Design» di Swisscom Svizzera, è responsabile della creazione di ambienti di lavoro che consentono di vivere già oggi la cultura di domani.

Hugo Lombriser

Hugo Lombriser lavora in Credit Suisse AG dal 1980. Dal 2010 è responsabile del Change Management per l’adozione di nuovi concetti di postazioni di lavoro. A oggi ha guidato in totale 5000 collaboratori nel passaggio al nuovo sistema.

«Mit Smart Working entwickeln wir das Grossraumbüro weiter.»

Hugo Lombriser, Change Management Consultant

Ma le postazioni di lavoro sembrano molto pregiate e le diverse aree sono arredate in modo sofisticato. Così non si risparmia molto denaro.

Lombriser: Vero, le singole postazioni di lavoro costano di più, ma ne servono di meno. Il risparmio maggiore si ha quando si sposta qualcuno da A a B. Con un concetto di postazioni di lavoro convenzionale, il costo è di circa 1500 franchi per postazione. Con il nostro sistema, il costo è nullo e l’operazione è rapida. Questi risparmi sono estremamente importanti.

Quali sono i motivi che hanno spinto Swisscom a rinunciare alle postazioni di lavoro individuali?

Hilzinger: Swisscom fa parte dell’iniziativa Smart Work. Non si tratta tanto di eliminare postazioni di lavoro, quanto di offrire al personale nuove forme di lavoro. Il lavoro in team è molto importante, così come lo è la possibilità di lavorare ovunque.

«Die Mitarbeitenden sollen sich spontan und teamübergreifend treffen können.»

Karin Hilzinger, Verantwortliche für die Schaffung von Arbeitsumgebungen bei Swisscom

Il risparmio non viene considerato?

Hilzinger: Anche per noi contenere i costi è importante. Ma lo è anche l’efficacia. Per noi gli immobili oggi non sono più il male necessario per dare alla gente un tetto sopra la testa, ma uno strumento per aumentare la produttività.

Lombriser: In Credit Suisse andiamo ancora più in là. Offriamo al personale spazi mirati in base alle esigenze: comunicazione, concentrazione e collaborazione. Così i collaboratori possono scegliere la postazione di lavoro in base ai bisogni del momento.

Con il nuovo concetto i collaboratori devono rinunciare a qualcosa che magari per loro è importante. Come si effettua il passaggio?

Lombriser: Prepariamo molto bene i nostri team al passaggio, coinvolgendo fortemente gli interessati. Le riserve nascono soprattutto quando il personale non è a conoscenza di ciò che succederà.

Nessun conflitto, nessuna resistenza?

Lombriser: Naturalmente sì. Bisogna immedesimarsi nella situazione delle persone e tenere conto della forza dell’abitudine. Per molti un cambiamento di questo tipo è enormemente impegnativo. Noi del Change Management Team siamo sempre presenti per fornire supporto e aiuto per l’organizzazione in loco.

Decisione comune o soltanto lavoro di convincimento?

Hilzinger: La decisione comune nel senso di Jekami è molto pericolosa per questi progetti. Si suscitano speranze che spesso non possono essere mantenute. La partecipazione intesa come spiegazione dei bisogni è invece indispensabile nella fase di progettazione.

Lombriser: Esatto. È diverso ad esempio se si tratta di una regola che definisca se è consentito mangiare alla scrivania o meno. Per casi come questo si discute all’interno dei team e alla fine decide la maggioranza. Moderiamo e guidiamo, ma non decidiamo da soli.

I team continueranno a stare insieme.

Lombriser: Sì, nei cosiddetti Home Base, che sono necessari per far sedere insieme coloro che devono farlo o che lo desiderano. Chi invece preferisce un’altra zona di lavoro, può accomodarsi dove vuole.

Hilzinger: Questa soluzione è effettivamente geniale. Ma diciamolo onestamente: la maggior parte delle persone ogni giorno si siede al suo solito posto e si infastidisce se una mattina lo trova occupato.

«Der Mensch ist ein Gewohnheitstier, viele suchen immer wieder den gleichen Platz auf.»

Hugo Lombriser, Change Management Consultant

Lombriser: Esatto. L’uomo è abitudinario e molti cercano sempre lo stesso posto.

Hilzinger: Bene, allora perché semplicemente non glielo diamo?

Lombriser: Perché in questo modo molte postazioni di lavoro resterebbero vuote, cosa che a sua volta è molto costosa. Le persone sono spesso fuori ufficio, in ferie, malate o lavorano solo a tempo parziale o da casa. Dalle nostre indagini è emerso che il personale presente nello stesso momento non supera mai il 78 % del totale. A Üetlihof, il nostro edificio più grande, ci sarebbero sempre circa 700 postazioni di lavoro vuote: un fattore di costo enorme.

Hilzinger: A parte il costo, vedere tante scrivanie vuote è triste, non stimola la creatività.

Lombriser: Vero. Oggi abbiamo dei reparti che ci chiedono aiuto proprio per questo motivo. Mentre prima era impensabile, oggi il desk sharing è sempre più richiesto, perché le aree vuote nei grandi uffici hanno un effetto deprimente. Internamente si è sparsa la voce sui vantaggi. Lo Smart Working è stato sviluppato a seguito di un sondaggio per il personale e in collaborazione con istituti universitari; dopodiché è stato adattato ai metodi di lavoro mondiali della banca. Tra l'altro il nostro sistema è particolarmente apprezzato dai giovani che cercano lavoro, che danno molta importanza all’individualità e alla flessibilità.

Lo Smart Working è quindi un'argomentazione per attirare giovani talenti?

Lombriser: Assolutamente sì. Anche questo è sempre stato uno dei nostri obiettivi.

Hilzinger: Nonostante l’aumento della digitalizzazione, l’ambiente di lavoro rimane importante anche per i giovani. Prima bisognava stare nell’ufficio perché lì si trovava l’infrastruttura: PC, telefono, eccetera. Oggi questo viene a mancare per molti collaboratori, che possono lavorare ovunque. Ma per noi è importante che i team si riuniscano e, ancora più importante, che i collaboratori si incontrino anche in modo spontaneo e a prescindere dai team. Parlo dei Collision Space, dove nasce l’innovazione, alla quale nessuna azienda può rinunciare.

Lombriser: Questo tipo di collaborazione dipende fortemente dalla personalità. Ma è chiaro che il concetto di lavoro favorisce la collaborazione, semplicemente per il motivo che spesso si incontrano nuove persone con cui scambiarsi idee e dalle quali acquisire maggiori informazioni.

Hilzinger: A Berna, Swisscom offre la cosiddetta Brain Gym, una grande sala in un palazzo uffici con tavoli, sedie e prese elettriche, dove possono lavorare tutti i collaboratori di Swisscom. La Brain Gym è molto utilizzata e molte persone si incontrano per puro caso. Spesso sento dire che nella Brain Gym determinate cose si fanno più velocemente, senza email e senza la fatica di organizzare una riunione.

Quali sono le riserve espresse dai collaboratori in merito al nuovo concetto?

Lombriser: Principalmente riguardano la sfera privata, l’igiene, la consumazione di cibo presso la postazione di lavoro e la correttezza. Per quanto riguarda l’ultimo punto, è importante soprattutto che il superiore partecipi al cambiamento e si separi dal suo ufficio personale. Un tema importante è sempre quello della documentazione cartacea. Il gruppo pilota, formato da circa 200 persone, con il passaggio al nuovo concetto ha eliminato circa 20 tonnellate di documenti, di cui nessuno ha più sentito la mancanza. Oggi non lavoriamo senza carta, ma la situazione va molto meglio di prima, perché ora possiamo anche lavorare con un archivio elettronico.

Parliamo molto di comunicazione e scambio. Con questo sistema non vi è il pericolo che le persone parlino troppo fra di loro, a discapito del rendimento?

Lombriser: Questo è un punto molto importante! Prima a volte il rendimento veniva equiparato alle ore di presenza. Questo sistema è ormai obsoleto, e se ne sono accorti soprattutto i dirigenti, che praticamente non vedono più i loro collaboratori. Definiscono obiettivi chiari per i loro sottoposti, esigono che vengano raggiunti e monitorano continuamente la qualità del lavoro.

Quali sono i limiti di questo sistema?

Lombriser: Per meno di 80 postazioni di lavoro non vale la pena di ricorrere a questo sistema. Le postazioni di lavoro sarebbero troppo costose e non si avrebbe la rotazione desiderata.

Hilzinger: In linea di principio, tuttavia, non ci sono scuse per gli uffici brutti e poco pratici. Anche le piccole aziende dovrebbero fornire il miglior supporto possibile al loro personale.

«Die Arbeitsumgebung bleibt trotz zunehmender Digitalisierung auch für junge Leute wichtig.»

Karin Hilzinger, Verantwortliche für die Schaffung von Arbeitsumgebungen bei Swisscom

Ma di nuovo si generano costi.

Hilzinger: I costi si hanno al momento di attrezzare le postazioni di lavoro. Anche i collaboratori non motivati, che sono ostacolati nello svolgere le attività in modo produttivo, costano denaro. Noi del reparto Human Centered Design di Swisscom mostriamo alle aziende come è possibile creare un ambiente di lavoro creativo e positivo.