Strumenti Team Collaboration
Quale piattaforma Collaboration per quale scopo?
Esistono molti strumenti per la collaborazione in azienda, ma a cosa sono adatti Slack, Unify Circuit, Microsoft Teams, Cisco Webex Teams e Beekeeper? Una panoramica.
Testo: Adrienne Fichter/Andreas Heer,, aggiornato al 29 maggio 2019
Chattare, mettere Mi piace, commentare: le forme di comunicazione nelle reti sociali e nella vita privata fanno il loro ingresso nel mondo degli affari. Le piattaforme di collaborazione per aziende rappresentano un mercato in grande crescita. Hanno l’obiettivo di aumentare la produttività, di limitare la quantità di e-mail inutili e quindi di risparmiare tempo. I team comunicano a livello mondiale tramite queste reti aziendali interne e risolvono i problemi in tempo reale. Gli elementi inerenti alla comunicazione e alla gestione dei progetti si fondono tra loro. Questa panoramica presenta le attuali migliori soluzioni per la collaborazione.
Slack
Il carattere di messaging di Slack è palese. Questo strumento è particolarmente apprezzato dalle grandi aziende e dalle startup. Questa popolarità si basa sull’usability intuitiva e l’ampio repertorio di emoji. Elementi noti dalle conversazioni private nelle app di messaggistica come Whatsapp possono essere utilizzati nell’ambito lavorativo per la comunicazione giocosa.
La comunicazione su Slack è organizzata individualmente nei canali. Ciò significa che ogni utente vede le altre comunicazioni a seconda dell’incarico. I canali possono essere utilizzati per conversazioni private, bilaterali o pubbliche. La stessa comunicazione funziona in modo simile a Twitter e Whatsapp. In questo modo, per esempio, si possono citare i colleghi di lavoro in un contributo. Oltre alla possibilità di caricare i dati, è possibile anche inserire link o post di blog. Tuttavia non si possono elaborare assieme i documenti.
Una caratteristica particolare è rappresentata dagli slackbot che possono essere programmati per piccoli compiti. Nel caso in cui determinate voci siano presenti nella conversazione, lo slackbot interviene offrendo supporto. Slack è particolarmente adatto per piccoli gruppi di progetto e per quando si desidera un intercambio veloce e non burocratico.
Tuttavia Slack è limitato a partire da determinate dimensioni. Se un gran numero di persone partecipa a una discussione in un canale, le cose diventano presto poco chiare. I thread sulle discussioni quasi non possono essere affinate. Coloro che rimangono inattivi per molto tempo, devono scorrere all’indietro tutta la cronologia della discussione. Inoltre la piattaforma integra Skype, però non si trova in un ecosistema superiore.
Nel caso dell’omonima azienda si tratta di una startup sociale relativamente giovane, finanziata con capitale di rischio. La startup guadagna denaro con degli abbonamenti a pagamento, più costosi. La sostenibilità di questo strumento non è garantita in queste condizioni. E nonostante tutti i progressi Slack non soddisfa completamente i requisiti del GDPR.
Slack si basa molto sulle app di messaggeria come Whatsapp.
Microsoft Teams
Per molto tempo sembrava che Microsoft si fosse persa il collegamento agli strumenti di comunicazione per le aziende. Ora il grande gruppo industriale oltre all’integrazione di Yammer con «Teams» crea anche una nuova soluzione all’interno della famiglia Microsoft 365. In questo modo Microsoft non desidera solo offrire uno strumento per la collaborazione, bensì anche una piattaforma per tutte le attività lavorative all’interno di un’azienda. Microsoft Teams è disponibile solo con un pacchetto completo di Microsoft 365.
Il nucleo di Microsoft Teams è composto dai cosiddetti workspace, in cui possono interagire fino a 999 persone. Questi ambiti di lavoro comprendono i propri archivi dei file, una chat di gruppo, uno strumento di pianificazione e un blocco degli appunti. Microsoft ha intenzione di trasferire le funzioni di Skype for Business su Teams. Lo strumento di collaborazione prevede le videoconferenze e lo screen sharing, rappresentando così tutte le forme di comunicazione attuali per le aziende.
Microsoft Teams è arrivato sul mercato dopo Yammer e Slack e così in base alle esperienze dei clienti ha potuto integrare immediatamente le caratteristiche migliori e più richieste. Le parti della discussione perse, sono facilmente richiamabili. Microsoft Teams riunisce molte caratteristiche di altre piattaforme e le perfeziona.
Inoltre Microsoft integra direttamente Teams nella whiteboard digitale Surface Hub 2s. I gruppi di progetto possono così approfittare di possibilità creative aggiuntive e possono collaborare in modo più produttivo. Microsoft amplia costantemente le funzioni di Teams e integra i diversi strumenti di lavoro come Planner. L’obiettivo dichiarato è quello di potenziare lo strumento per trasformarlo in un hub per la collaborazione, grazie al quale i collaboratori possono concentrarsi e lavorare in modo efficiente. Inoltre con Enterprise Connect for Teams Microsoft Teams può essere integrato nella telefonia.
Microsoft Teams offre i cosiddetti workspace per la collaborazione.
Cisco Webex Teams
Nel caso di Webex Teams si tratta di un servizio di messaggeria dell’omonimo assortimento di prodotti del fornitore di servizi di telecomunicazione statunitense Cisco. Come nel caso di Slack le singole chat, corrispondenze bilaterali o conversazione di gruppo, sono strutturate in canali.
Webex Teams è stato concepito in modo che gli utenti possano lavorare con più dispositivi finali in sedi diverse. Ciò è evidente per esempio con i messaggi intelligenti: se l’app è aperta su più dispositivi, i messaggi vengono inviati solo laddove l’app è attiva. Webex Teams ha in serbo una vasta gamma di funzioni per la collaborazione. Gli utenti possono conversare in videoconferenza oppure mettere il proprio schermo a disposizione degli altri. I meeting possono essere organizzati tramite il calendario e grazie alla funzione whiteboard è possibile delineare in tempo reale le idee nei team distribuiti.
Webex Teams tratta le conversazioni 1:1 proprio come le chat di gruppo. I file possono essere caricati e scambiati, ma non possono essere elaborati assieme. Per questi motivi questo strumento è adatto soprattutto come soluzione per conferenze per gruppi ben definiti. Proprio la funzione whiteboard rende Webex Teams un comodo strumento per i meeting. Inoltre Cisco offre l’hardware whiteboard Webex Board. È particolarmente adatto per le presentazioni per lo sviluppo comune delle idee. Webex Board è anche integrato nella soluzione di messaggeria di Cisco: in questo modo i gruppi possono sviluppare le idee nella sala conferenze, mentre gli assenti possono seguire il tutto tramite l’app di messaggeria dal loro dispositivo finale.
Cisco Webex Teams è adatto per il lavoro di più dispositivi finali e supporta la whiteboard digitale Webex Board.
Unify Circuit
Il fornitore tedesceo Unify assieme a Unify Circuit si è prefissato l’obiettivo di riunire tutti i mezzi di comunicazione e di collaborazione in un unico strumento. Quindi integra le community, la telefonia, le videoconferenze, le chat, lo screen sharing, la messaggeria e addirittura le piattaforme IoT come per esempio Siemens Mindsphere. Unify Circuit viene riferito come servizio cloud e funziona nel browser o in un’app per dispositivi mobili.
Nei meeting si possono effettuare registrazioni audio ad hoc, caricare file e condividere gli schermi. Unify Circuit ripone valore sul buon workflow: ogni funzione può essere aperta direttamente da ognuno. Lo strumento si integra in modo impeccabile con l’infrastruttura esistente come un tradizionale impianto telefonico e funziona con le memorie cloud di altri fornitori.
Circuit supporta tutti i browser comuni e funziona anche all’interno di desktop virtuali.
Beekeeper
Con Beekeeper anche un’azienda svizzera entra nel mercato delle soluzione per la collaborazione. Tramite l’app Beekeeper si rivolge soprattutto ai collaboratori che non lavorano in ufficio. In questo modo si rende possibile la comunicazione interna, per esempio nel settore delle vendita, negli hotel o nei servizi esterni. Inoltre anche i collaboratori senza indirizzo e-mail possono essere integrati in rete.
La superficie utente ricorda molto alle app di messaggeria come Facebook Messenger o Whatsapp.
Tuttavia Beekeeper non offre solo la comunicazione in tempo reale, bensì anche le analisi in tempo reale tramite sondaggi dei collaboratori. In questo modo Beekeeper è adatto anche come strumento per la comunicazione top-down o bottom-up e rappresenta un mezzo efficiente per la fidelizzazione dei collaboratori proprio per i responsabili del personale.
Tramite le API (interfacce di programmazione) Beekeeper consente l’integrazione di sistemi di fabbricanti terzi, come per esempio Swisscom eAlarm.
L’approccio Beekeeper comprende anche il «digital Signage», per esempio per la visualizzazione di notizie intranet all’interno dell’azienda.
Panoramica dei tool di comunicazione
Swisscom offre svariati prodotti e servizi che rendono possibili nuove forme di smart work. I nostri Work Smart Coach saranno lieti di consigliarvi gli strumenti più adatti per la vostra azienda.
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