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Workstream Collaboration: panoramica dei tool di comunicazione

Team Collaboration Tool per le aziende

Nella giungla di tool del settore aziendale quali sono le caratteristiche di ciascuna piattaforma?


Slack, Yammer, Microsoft Teams: quali sono i tool per la comunicazione aziendale e quanto valgono? La panoramica di Swisscom.


Adrienne Fichter, 28




Da mezzo di intrattenimento privato a strumento nel mondo del business: i nuovi social media per le aziende (chiamati Enterprise Social Networking) rappresentano un mercato in espansione. Sono stati ideati per incrementare la produttività, ridurre il numero di e-mail superflue e fare risparmiare tempo. Utilizzando queste reti interne alle aziende, i team possono comunicare in tutto il mondo e risolvere i problemi in tempo reale. Gli elementi di comunicazione e gestione dei progetti si fondono sempre più gli uni negli altri. Questa panoramica mostra quali sono al momento i tool di collaborazione più importanti:


Slack

Slack è stato lanciato sul mercato nel periodo d’oro dei servizi chat. La sua forte propensione alla messaggeria è evidente. Il tool è amato soprattutto dalle grandi aziende e dalle start-up. Questa popolarità è dovuta all’usabilità intuitiva e al vasto repertorio di emoticon. Elementi con i quali si è acquisita familiarità usando le app di messaggeria come WhatsApp per l’intrattenimento privato e che possono essere applicati anche nel contesto aziendale per una comunicazione divertente.

La comunicazione via Slack viene organizzata individualmente sotto forma di canali. Ciò significa che ogni utente vede un’interfaccia diversa. I canali si possono utilizzare per conversazioni private, bilaterali ma anche pubbliche. La comunicazione stessa funziona in modo simile a quanto accade in Twitter, con i riferimenti ai profili. Oltre alla possibilità di caricare file, è possibile anche archiviare appunti e post dei blog. Tuttavia non è possibile lavorare a documenti in contemporanea con altri utenti. La piattaforma è di norma «open for all» e utilizzabile su tutti i dispositivi, naturalmente anche come app. I diversi hub di argomenti Slack sono organizzati in subdomain, ad esempio aziendaxy.slack.com

Una caratteristica particolare sono gli Slackbot che si possono programmare per piccoli compiti. Se nella conversazione rientrano determinate parole chiave, lo Slackbot prende la parola offrendo il proprio aiuto. Slack è particolarmente adatto ai piccoli gruppi di progetto, ogni volta che è necessario uno scambio rapido e spontaneo. L’interfaccia utente personalizzabile e la funzione di ricerca molto efficiente sono caratteristiche apprezzate dalla community. La rete ha preso piede nelle start-up, nei gruppi indipendenti e nelle grandi aziende.

Da una certa grandezza in poi però Slack dimostra i sui limiti. Se un numero elevato di persone partecipa a un canale, il tutto diventa rapidamente confuso. I thread delle discussioni sono poco migliorabili. Chi è rimasto a lungo inattivo deve rivedersi l’intera cronologia della discussione. Inoltre la piattaforma coinvolge sì Skype, ma non è integrata in un ecosistema più grande. La riduzione delle funzioni centrali impedisce in Slack un’integrazione o un’espansione in un tool di gestione dei progetti come Yammer o Microsoft Teams. Quindi si può dire che Slack non sia un vero tool di collaborazione ma piuttosto una piattaforma di comunicazione. Si tratta di una social enterprise start-up relativamente giovane che si finanzia con capitale a rischio. La start-up guadagna denaro con abbonamenti a pagamento piuttosto cari. Al momento non ci sono garanzie sulla sostenibilità del tool.



Slack ricorda molto le app di messaggeria come WhatsApp.


Yammer

Yammer è una piattaforma di collaborazione interna ed esterna all’azienda che dispone di tutte le comuni funzionalità del mondo dei social media. Questo social network per le aziende è stato acquistato nel 2012 da Microsoft per 1,2 miliardi di dollari. La piattaforma Yammer è stata avviata nel 2008 ed è fortemente orientata al design news feed di Facebook e ad altri social network.

Chi ha dimestichezza con l’universo Facebook si orienterà rapidamente in Yammer. La rete aziendale si appoggia molto ai giganti social: Il social network è costituito da news feed e gruppi. In Yammer solo gli amministratori hanno i diritti di configurazione. Un contributo in Yammer viene taggato con determinati argomenti (qui ci si serve del linguaggio di Twitter). I post possono essere destinati a precisi gruppi o persone ed essere corredati di un file. Le aziende configurano le proprie reti mediante un URL come yammer.com/aziendanxy. Come in Slack gli utenti Yammer possono far parte di più reti di argomenti.

Yammer si adatta soprattutto alla comunicazione in gruppi piuttosto grandi, a progetti a lungo termine e all’integrazione professionale nell’infrastruttura esistente. Grazie a funzioni simili a quelle di Facebook, Yammer è accessibile anche all’utente meno esperto nel mondo digitale. Microsoft ha completamente integrato la rete nelle soluzioni Office 365.

Rispetto a Facebook in Yammer non è possibile modificare un post già pubblicato. Ciò significa che, qualora siano individuati degli errori, i post devono essere eliminati e scritti nuovamente. Anche Yammer da quest’anno non dovrebbe più essere disponibile come applicazione indipendente.



In Yammer si possono taggare i post.


Microsoft Teams

Per molto tempo è sembrato che Microsoft si fosse persa il treno degli strumenti di comunicazione per le aziende. Adesso il grande gruppo, oltre all’integrazione di Yammer, ha creato una nuova soluzione nella famiglia Office 365. Microsoft desidera offrire così non solo un semplice tool di collaborazione bensì diventare la piattaforma per tutte le attività lavorative all’interno di un’azienda.

Il cuore di Microsoft Teams è costituito dai cosiddetti workspace ai quali possono partecipare fino a 999 persone. Queste aree di lavoro sono formate da archivi di file, dal tool di pianificazione e da un blocco note. Microsoft Team ora si acquista solo nel pacchetto completo Office 365.

Microsoft Teams è stato lanciato sul mercato dopo Yammer e Slack, per cui ha potuto integrare le migliori funzionalità in base alle esperienze dei clienti. Inoltre si fa apprezzare per il principio intuitivo di drag and drop. I contributi alle discussioni che si sono persi si possono richiamare facilmente. Microsoft Teams raggruppa molte caratteristiche note di altre piattaforme che sono state perfezionate. Tuttavia, alcuni spezzoni di discussione sono possibili solo in forma di sottolivello.



Microsoft Teams offre i cosiddetti «workspace» per la collaborazione.


Cisco Spark

Cisco Spark è un servizio di messaggeria dell’omonimo assortimento di prodotti del provider americano di servizi di telecomunicazione Cisco. Come per Slack i singoli thread delle chat sono articolati in canali, a prescindere che si tratti di corrispondenze a due o di conversazioni di gruppo.

Spark è studiato in modo da poter essere utilizzato da numerosi terminali e ubicazioni. Ciò si dimostra in parte nelle informazioni smart del tool: quando l’app è aperta su più dispositivi i messaggi vengono inviati solo dove è attiva. Inoltre Spark propone svariate funzionalità: oltre alla funzione delle chat si possono anche tenere videoconferenze o visualizzare schermi condivisi. Spark offre anche un tool di calendario con cui è possibile organizzare meeting. E grazie alla funzione Whiteboard è possibile abbozzare delle idee in tempo reale.

Cisco Spark gestisce le conversazioni 1-1 esattamente come le chat di gruppo. I file possono essere sì caricati e scambiati, ma non essere modificati contemporaneamente. Per questi motivi Spark è particolarmente adatto soprattutto come tool di conversazione per gruppi ben definiti. Anche la funzione Whiteboard rende Cisco Spark un tool pratico per i meeting. Proprio a questo scopo Cisco offre anche la Spark Board: la whiteboard digitale perfetta in particolare per le presentazioni e lo sviluppo di idee comuni su uno schermo. La Spark Board è integrata anche nella soluzione di messaggeria di Cisco e consente ai gruppi di sviluppare le idee nella sala conferenze, mentre gli assenti seguono gli avvenimenti dall’app di messaggeria del proprio terminale.



Cisco Spark è ideale per lavorare con più terminali.


Circuit

Circuit è un tool di collaborazione della software house tedesca Unify. Con Circuit l’azienda si è posta l’obiettivo di combinare tutti i mezzi di comunicazione e collaborazione comuni in un unico servizio: telefonia, video, screen sharing o messaggeria.

Circuit viene definito come cloud service e si basa sul cosiddetto WebRTC: la comunicazione e la collaborazione con i collaboratori avviene esclusivamente via browser, non si devono installare client sul computer. Per i dispositivi mobili Unify propone anche delle app.

Anche quando Circuit viene eseguito via browser, l’audio e le immagini sono sempre di buona qualità: il buffering e le interruzioni del collegamento appartengono ormai al passato. Inoltre si possono generare registrazioni audio dei meeting, caricare file e condividere gli schermi. Unify ha dato particolare importanza a un buon workflow: ogni funzione si può aprire direttamente da ogni altra. Il Circuit Enterprise Integrator permette di integrare perfettamente Circuit nelle infrastrutture esistenti come gli impianti telefonici PBX tradizionali. Consente anche di integrare servizi supplementari come box.com, Google Drive e Onedrive.



Grazie a WebRTC, Circuit funziona utilizzando l’interfaccia browser.


Beekeeper

Con Beekeper anche le aziende svizzere hanno portato sul mercato una soluzione per la collaborazione. L’app si rivolge ai collaboratori che non lavorano a una scrivania. In questo modo la comunicazione interna può avvenire anche nei grandi magazzini o negli hotel, ovvero dove i dipendenti lavorano in piani diversi. Inoltre i collaboratori possono essere integrati nella rete anche senza indirizzo e-mail.

L’interfaccia utente di Beekeper richiama fortemente le app di messaggeria come Facebook Messenger o WhatsApp. Il tool non offre solo la comunicazione in tempo reale bensì anche analisi in tempo reale: si possono creare e valutare i sondaggi sulla soddisfazione dei collaboratori. Beekeeper è quindi adatto anche come tool per la comunicazione top-down o bottom-up e rappresenta proprio per i responsabili del personale un mezzo efficiente di fidelizzazione dei collaboratori.


Beekeeper è adatto in particolare per la comunicazione tra i responsabili del personale e i collaboratori.



Panoramica dei tool di comunicazione




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