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Il portale Collaboration: uno solo per tutto e per tutti


Una collaborazione senza intoppi tra i collaboratori è un importante fattore di successo per le aziende. La chiave è rappresentata da un tool per le informazioni, i documenti e l’interazione, ma l’apriporta è soprattutto la svolta culturale.


Pedro Brägger, ottobre 2016




Oggi le aziende puntano sui team piuttosto che sui guerrieri solitari. Lo sapete bene anche voi che quando si uniscono collaboratori di diverse discipline si ottengono risultati migliori. Da diversi studi è emerso che le imprese collaborative hanno più successo, come dimostrano bene i pluricitati enfant prodige della Sylicon Valley come Uber e Spotify. Ma con quale sistema i dipendenti possono collaborare in modo efficiente? Proprio nei team virtuali, nei quali collaboratori di diversi settori lavorano allo stesso progetto da luoghi diversi, spesso manca la visione d’insieme, e la collaborazione non è produttiva. Le informazioni non raggiungono tutte le persone coinvolte, le conoscenze elaborate si disperdono e le esperienze dei progetti precedenti non vengono sfruttate. Tutto questo a discapito dell’agilità, della forza d’innovazione e del denaro di un’azienda.


Strumenti insufficienti o eccessivi

Un aiuto può essere fornito dalle soluzioni di comunicazione che organizzano le informazioni e lo scambio. In assenza di esse, un collaboratore motivato sa porre rimedio da sé, ricorrendo ad applicazioni e strumenti a misura d’utente, come Dropbox o WhatsApp. Tuttavia, immancabilmente presto o tardi l’utilizzo aziendale di questi strumenti dà vita a un sistema IT ombra in azienda, con i conseguenti rischi relativi alla sicurezza e alla perdita di conoscenze. Si aggiungono poi i rischi giuridici, ad esempio per quanto riguarda i dati bancari e assicurativi, che devono restare in Svizzera.


Un altro problema è che ciascun team utilizza un tool per le sue attività. Per quanto comprensibile (si scelgono le applicazioni adatte in base allo scopo), questa dispersione è estremamente inefficiente: i membri del team perdono la visione d’insieme e l’accesso alle informazioni è faticoso, perché occorre registrarsi singolarmente ai vari portali. Inoltre, spesso il potenziale delle singole applicazioni non viene sfruttato, come dimostra uno studio di Pierre Audoin Consultants sugli ambienti di lavoro nell’industria svizzera (2016): la maggior parte dei decision maker dell’informatica e del business intervistati ha riferito che la mancata interazione tra le applicazioni comporta lavoro in più.


Un altro inconveniente di avere tool diversi è che gli utenti non riescono a seguire l’avanzamento delle informazioni; non sanno chi è stato l’ultimo ad apportare modifiche e a cosa, oppure devono sempre cercare l’ultima versione valida. Inoltre, il salvataggio di svariate versioni occupa parecchio spazio sui server, con il conseguente aumento dei costi e delle difficoltà di eseguire il backup e il ripristino del sistema.


Trovare una soluzione a 360°

Le aziende, al fine di risolvere questa situazione, cercano un tool che copra le diverse esigenze. Allora perché non iniziare dal piccolo ed evolvere insieme all’azienda, alle esigenze e ai progetti? Per cominciare serve soltanto una base con le funzioni principali quali news publishing, community, stanze di lavoro virtuali, social feature (ad es. commenti, «mi piace» e feed) e scambio di dati con terzi semplice e sicuro. Su questa base vengono poi integrati altri tool quali video, voice, chat ed email, senza che l’utente debba effettuare l’accesso ogni volta e copiare i dati.


Dunque è decisivo il social software, che va bene come base, ma che deve ancora essere adattato alle diverse esigenze. Secondo Gartner (2015) i tool di Microsoft sono molto promettenti. Si tratta di una notevole gamma di soluzioni utilizzabili sia nel cloud sia presso i clienti (on premise). Integrate in un ecosistema, possono unire funzioni quali voice, archiviazione dati, collaborazione interna ed esterna, chat ed email, il tutto in modo migliore rispetto alle altre soluzioni.


In realtà Sharepoint non è così facile e veloce da implementare come ad esempio Skype for Business. Tuttavia, sviluppando la soluzione per far interagire le diverse funzioni, si ottiene un’interfaccia intuitiva che può essere adattata alle svariate esigenze aziendali. Idealmente ne nasce un portale che coniuga Intranet e Collaboration, e nel quale la comunicazione, la conoscenza e le informazioni sono organizzate gerarchicamente. I team, virtuali o meno, possono comunicare perfettamente all’interno degli spazi di lavoro tramite i feed e all’esterno della loro community tramite gli articoli. Su richiesta, i collaboratori possono ricevere notifiche automatiche quando nei progetti e nei documenti vengono apportate modifiche. Un sistema di gestione dei documenti gestisce le versioni di un documento e permette a più persone di lavorare contemporaneamente sullo stesso documento. I documenti vengono inviati all’archivio dati comune solo più sotto forma di link, evitando di intasare la casella di posta. Le nuove funzioni Sharepoint garantiscono che i link inviati continuino a funzionare anche quando il documento viene spostato in un’altra posizione dell’archivio. I dati rimangono in un unico luogo, preferibilmente cifrati e protetti, e grazie al Responsive Design possono essere richiamati con un browser da ciascun dispositivo. Grazie ai dashboard, gli utenti conservano sempre la visione d’insieme. Un portale di questo tipo consente ai collaboratori di essere più produttivi, di aumentare la qualità del lavoro di progetto e di rendere più efficiente lo scambio di informazioni: un guadagno sia per i lavoratori sia per il datore di lavoro.



La soluzione di Collaboration richiede una svolta culturale

La scelta del tool giusto per un eventuale portale è essenziale, ma da sola non produce ancora i vantaggi indicati. Per quanto una soluzione sia intuitiva e facile da usare, i collaboratori devono saperla utilizzare e devono modificare le loro abitudini. Anche se nel tempo libero pubblicano contenuti senza problemi (che si tratti di video di gatti su Facebook, foto di cene su Instagram o sefie sulla spiaggia con Snapchat), nella maggior parte dei casi all’interno dell’azienda hanno ancora difficoltà a condividere le conoscenze importanti acquisite per un progetto, un link su uno studio pertinente o success story della quotidianità aziendale; men che meno riescono a rispondere a una domanda di un collega del team in modo che anche gli altri possano approfittarne.


Se un’azienda desidera introdurre un portale che faciliti e promuova la comunicazione e la collaborazione tra il personale, deve essere consapevole che anche il modo di lavorare cambierà, in quanto comporta un taglio netto delle abitudini e in parte anche una svolta culturale.


Commitment

La Vision del nuovo modo di lavorare deve essere ancorata strategicamente e deve avere il supporto del Management.


Pianificazione

Il progetto, che deve essere ben studiato e pianificato nel tempo.


Guida

Il nuovo modo di lavorare deve essere presentato ai collaboratori, che in caso di necessità devono anche ricevere supporto.


Consolidamento

Il portale di comunicazione deve essere vivo, cosa che soprattutto all’inizio richiede un maggiore impegno (ad es. un Community Management dedicato, utilizzo di contributi newsfeed, istruzioni video ed eventi live).


Indubbiamente Collaboration può aiutare un’azienda ad aumentare l’innovazione e la qualità, ma serve l’approccio giusto. Vale la pena cercare su Google «Why intranets fail». Chi intende fare meglio, si rivolge a degli esperti per usufruire della loro esperienza.




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