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Work Smart all’Ufficio federale dell’informatica

L’Ufficio federale dell’informatica è un modello per nuove modalità di lavoro

Come funziona Work Smart


L’Ufficio federale dell’informatica e della telecomunicazione indica all’Amministrazione federale la strada per nuove forme di lavoro. Work Smart Coaching supporta questo percorso.


Testo: Urs Binder, immagini: © Manuel Zingg, 





Per Carlo Dietiker, «Work Smart» fa parte della quotidianità. Il responsabile della gestione Clienti e offerte dell’Ufficio federale dell’informatica e della telecomunicazione (UFIT) non ha un ufficio proprio: «Il mio ufficio consiste in uno zaino, un laptop, uno smartphone e un mouse senza cavo», afferma Dietiker, che lavora presso l’UFIT in veste di vicedirettore. È entusiasta del lavoro flessibile e promuove attivamente la trasformazione dell’Amministrazione federale verso nuove forme di lavoro. Tutto questo in linea con la sub-strategia «Lavoro flessibile» della Federazione: mentre l’Ufficio federale del personale (UFPER) si occupa delle condizioni generali giuridiche in materia di personale, l’UFIT, in qualità di fornitore ICT interno, mette a disposizione all’intera Amministrazione federale gli strumenti informatici, iniziando da se stesso.


Coaching per Skype for Business

Un elemento portante per le nuove forme di lavoro è una piattaforma di comunicazione omogenea e, a questo proposito, l’UFIT punta su Skype for Business. La soluzione viene già utilizzata a pieno ritmo. Secondo Dietiker, nell’Amministrazione federale hanno luogo settimanalmente centinaia di migliaia di sessioni, la cui risonanza positiva è riconducibile in parte al Work Smart Coaching di Swisscom: secondo il principio del reverse-mentoring, gli apprendisti Swisscom, in qualità di «Work Smart Specialists», hanno mostrato ai collaboratori dell’UFIT sul loro posto di lavoro in che modo Skype for Business può essere utilizzato proficuamente nelle attività quotidiane.


Il cambio generazionale è imminente

«L’età media da UFIT è di circa 45 anni e non rappresenta esattamente la generazione che accetta spontaneamente le nuove forme di lavoro», sottolinea Dietiker. Di tutt’altro tipo sono i collaboratori più giovani, soprattutto gli apprendisti della generazione Y: «I giovani di oggi comunicano in chat di gruppo, trovano soluzioni su YouTube, sono abituati a lavorare in gruppo e utilizzano generalmente metodi e strumenti completamente diversi».



È stato quindi del tutto naturale utilizzare Reverse Mentoring anche per la propria organizzazione. «Swisscom ha giovani specialisti di Work Smart e anche per l’UFIT volevo esattamente la stessa cosa». Circa una mezza dozzina di apprendisti dell’UFIT hanno potuto conoscere in occasione di due workshop la cultura del lavoro di Swisscom e contemporaneamente sviluppare progetti concreti per l’UFIT. «È scoccata la scintilla», afferma Dietiker, «i partecipanti hanno valutato gli workshop molto positivamente e hanno dichiarato di aver assimilato lo spirito di Work Smart». In futuro essi dovranno presentare e far conoscere l’essenza del nuovo mondo del lavoro ai collaboratori più anziani e formare all’interno dell’azienda altri ambasciatori di queste nuove forme di lavoro. Carlo Dietiker si augura di ottenere da tutto questo una maggiore efficienza, che consentirà all’UFIT di posizionarsi come datore di lavoro più interessante anche per i giovani talenti.

UFIT

L’Ufficio federale dell’informatica e della telecomunicazione è il fornitore ICT per l’intera Amministrazione federale. Nel 2016 il volume di ordini è stato pari a 430 milioni di Franchi. Le due sedi di Berna e Zollikkofen danno lavoro a circa 1200 collaboratori, circa i quattro quinti di questi sono informatici e tecnici. L’UFIT garantisce ai suoi clienti servizi ITC su tutta la catena del valore, dall’analisi commerciale fino alla gestione delle soluzioni.


«I giovani di oggi comunicano in chat di gruppo, trovano soluzioni su YouTube e sono abituati a lavorare in gruppo»


Carlo Dietiker, responsabile di gestione Clienti e offerte, UFIT


Gli ambasciatori svolgono un ruolo importante anche nello sviluppo della Work Smart Community interna. Insieme agli Work Smart Coach, hanno chiarito e indicato i vantaggi di una Community digitale e fisica – un punto di riferimento per i collaboratori, che trasmette know-how e supporto per le nuove forme di lavoro. Tutto questo prevede inoltre consulenza diretta da parte di esperti di Work Smart mediante il mero utilizzo di Skype, SharePoint & Co., nonché l’utilizzo di una piattaforma online, ad esempio uno spazio di lavoro SharePoint con utili informazioni sui tipici Use Case dei collaboratori.


«i partecipanti hanno valutato gli workshop molto positivamente e hanno dichiarato di aver assimilato lo spirito di Work Smart»


Carlo Dietiker, responsabile di gestione Clienti e offerte, UFIT


L’UFIT è soggetto inoltre, come molte altre organizzazioni, ad un flusso di informazioni eccessivo. «Esistono molti strumenti diversi e spesso non si sa dove trovare l’informazione desiderata». Carlo Dietiker ha ricevuto pertanto dalla Direzione aziendale l’incarico di sviluppare una nuova piattaforma di know-how nonché di collaborazione e desidera coinvolgere fortemente la nuova generazione in questo progetto.


Punto cruciale: cultura organizzativa

Considerando il modello fasico FlexWork della Fachhochschule Nordwestschweiz (Scuola universitaria professionale Svizzera Nord-Occidentale), l’UFIT ricopre una buona posizione in termini di ambiente di lavoro e strumenti ICT. Nel nuovo edificio dell’UFIT «Black Pearl» a Zollikofen, è stata messa in pratica in modo coerente una concezione di spazio con uffici aperti, project room e «Think Tanks» utilizzabili a ore. I timori iniziali riguardanti sfera privata, rumorosità o cattivi odori non hanno avuto ragion d’essere e la soddisfazione sul posto di lavoro, misurata con regolari controlli del polso, è aumentata.



«Tuttavia, tecnica e infrastruttura si sviluppano molto più rapidamente della cultura e la messa a disposizione di strumenti informatici e spazi è tutt’altro che sufficiente», questo è quanto emerge dai dati finora analizzati relativi al processo di trasformazione Work Smart. È necessario un dibattito basilare sui valori, ad esempio in merito al fatto che il lavoro flessibile è equivalente a quello con orari di lavoro soggetti a obbligo di timbratura, e questo a prescindere da orario e giorno settimanale. In tal senso l’Amministrazione federale si trova ancora agli inizi, afferma Dietiker.

 

Per il futuro, il vicedirettore spera di conseguire una cultura Work Smart ampiamente supportata, un accesso al know-how privo di ostacoli, secondo il principio Open Book, nonché un’impronta gerarchica meno pronunciata. Ciò comporta uno spirito collettivo più accentuato e alla fin fine una migliore qualità, nonché prezzi più convenienti per i clienti dell’UFIT. Lo Work Smart Coaching e gli ambasciatori interni di Work Smart rappresentano la base dell’intero processo di trasformazione.



Work Smart Coaching presso l’UFIT da parte di Swisscom


  • Consulenza Co-Creation con dirigenti
  • Corso di Skype for Business con Floorwalking da parte di apprendisti di Swisscom
  • Formazione di apprendisti dell’UFIT per diventare ambasciatori di Work Smart
  • Approntamento di nuove possibilità di lavoro, tenendo in considerazione non solo gli aspetti puramente tecnici





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