Consigli per Outlook: inviare link invece di allegati
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Cinque consigli per utilizzare Outlook in modo più efficiente

Outlook 2019 di Office 365 è uno strumento di comunicazione molto potente ma al contempo un tantino pretenzioso. Con questi cinque consigli riuscirete non solo a tenere sotto controllo la vostra posta elettronica, ma potrete inviare anche e-mail in modo efficiente inserendo link anziché allegati.

Microsoft Outlook è la centrale di comunicazione di Office 365 per e-mail, appuntamenti e contatti. Ma le numerosissime funzioni a disposizione rendono il programma poco chiaro. Grazie a questi cinque consigli imparerete non solo a mantenere il controllo sulla posta in arrivo grazie ai diversi colori, ma anche a inviare allegati pesanti sotto forma di semplici link, senza intasare la posta in arrivo del destinatario.

Inviare allegati sotto forma di link tramite Outlook

L’e-mail è ancora oggi il mezzo più frequentemente utilizzato per inviare informazioni. In caso di allegati molto pesanti, però, si rischia di intasare la posta in arrivo del destinatario. Se utilizzate uno spazio di archiviazione online come Microsoft OneDrive o OneDrive for Business, invece di allegare un documento «pesante» potete inserire nel vostro messaggio un link per scaricarlo.

Su Outlook, potete ridurre sensibilmente la dimensione delle e-mail inviando i vostri file come link.

Il procedimento è lo stesso che effettuate per allegare direttamente un file: nella finestra dell’e-mail di Outlook selezionate la barra multifunzione «Messaggio» e quindi l’opzione «Allega file». Nel menu a tendina fate clic su «Cerca in spazio di archiviazione online» per selezionare il vostro spazio di archiviazione online e il documento desiderato. Adesso Outlook vi chiederà di allegare il file oppure di inviarlo inserendo solamente il link.

Con OneDrive, Outlook è in grado di inviare tramite link anche i file allegati localmente.

Viceversa, è possibile inviare un file locale allegato come link. Per farlo, basta cliccare sull’icona della freccia nella sezione allegati e selezionare il file dal menu «Carica».

Salvataggio automatico degli allegati nelle e-mail di Outlook

Salvare l’allegato di un’e-mail ricevuta nella cartella «Download», aprire Windows Explorer e spostare il file nella cartella giusta: trovate anche voi questo procedimento alquanto monotono particolarmente snervante? Sfortunatamente Outlook non offre più l’opzione di salvataggio automatico degli allegati e, per motivi di sicurezza, uno script VisualBasic non rappresenta una vera e propria alternativa.

Tuttavia, rendere automatico questo passaggio particolarmente ripetitivo è possibile, ma solo affidandosi a un software di un produttore terzo.

Creare un appuntamento da un’e-mail su Outlook

Outlook crea anche un appuntamento da un’e-mail.

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Quando ricevete un’e-mail che desiderate trasformare in un appuntamento è sufficiente trascinarla sull’icona del calendario situata nell’angolo inferiore sinistro della finestra di Outlook. Il programma trasforma automaticamente il messaggio di posta elettronica in un appuntamento. In questo caso, il contenuto dell’e-mail verrà usato per la descrizione dell’appuntamento, rendendo il tutto molto pratico. In termini di praticità, però, Outlook presenta anche delle pecche: il programma, infatti, non è in grado di rilevare automaticamente data e ora dell’appuntamento, operazione che dovrete effettuare manualmente.

Più chiarezza nella posta in arrivo

Outlook evidenzia di default le e-mail non lette con un colore diverso. Con l’aiuto della «Formattazione condizionale», che forse conoscerete già da Excel, potete personalizzare il modo in cui i messaggi vengono evidenziati. A tal fine, selezionate nella barra multifunzione «Visualizzazione > Impostazioni di visualizzazione» e, nella finestra di dialogo, «Formattazione condizionale». A questo punto non solo potete modificare la formattazione attuale, ma anche aggiungere le vostre regole personalizzate.

Utilizzando la formattazione condizionale è possibile evidenziare con vari colori le e-mail presenti nella casella di posta in arrivo di Outlook.

Ad esempio, i messaggi provenienti dalle collaboratrici e dai collaboratori possono essere visualizzati in un colore diverso. Se volete cambiare colore, cliccate su «Aggiungi» per creare una nuova regola che, per il momento, si chiama ancora «Senza nome». Quindi fate clic su «Condizione…» per inserire, in questo esempio, nel campo «Da…» il dominio della vostra azienda, ad es. «@swisscom.com».

Cliccate su «Ok» e rinominate la regola nel campo «Nome». Selezionate ora la formattazione desiderata con il pulsante «Carattere…». Combinando la formattazione condizionata con le regole posta elettronica, potete tenere sotto controllo la vostra posta più facilmente.

Visualizzare più fusi orari nel calendario di Outlook

Il calendario di Outlook può visualizzare diversi fusi orari.

Se viaggiate spesso in Paesi con un altro fuso orario o lavorate semplicemente con partner commerciali che risiedono in Paesi con un fuso orario diverso, nel calendario di Outlook potete visualizzare altri fusi orari. A tal fine, cliccate con il pulsante destro del mouse sulla colonna dell’ora nella visualizzazione per settimana (lavorativa). Dal menu a tendina che compare, selezionate l’opzione «Modifica fuso orario» per aprire la finestra di dialogo «Opzioni» con le impostazioni del calendario. Nella sezione «Fusi orari» potete aggiungere tutti i fusi orari desiderati alla vostra visualizzazione. E non dimenticate di aggiungere un’etichetta in modo che, dopo aver fatto clic su «Ok», nelle colonne dell’ora del calendario i vari fusi orari siano identificabili con più facilità.

Le opzioni di Outlook si trovano anche in «File > Opzioni».

Articolo aggiornato di febbraio 2018.

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