Microsoft Teams è la nuova centrale di comunicazione di Microsoft 365 per smartphone e computer. Nel dare i seguenti consigli, Christof Lutz, amministratore delegato della PMI svizzera Wilcowa AG, spiega come introdurre Microsoft Teams e condivide le sue esperienze.
Christof Lutz, amministratore delegato di Wilcowa AG Baumaschinen, ha introdotto Microsoft Teams nella sua azienda. I circa 30 collaboratori dell’azienda utilizzano Teams soprattutto per le comunicazioni interne. Christof Lutz in prima persona è entusiasta di questa soluzione: «Teams è proprio quello che ho sempre cercato.» L’aspetto più importante nella fase di introduzione è stato avvicinare i collaboratori alle nuove forme di comunicazione e mostrare loro il relativo valore aggiunto, come il risparmio in termini di tempo e la possibilità di un confronto più diretto.
Wilcowa usa la variante di Teams contenuta nella licenza Microsoft 365. Christof Lutz ha trasferito i documenti aziendali già esistenti dal server locale a SharePoint in modo da renderli accessibili tramite Teams: sul computer in ufficio così come sullo smartphone in cantiere o in home office. In questo articolo Christof Lutz condivide le sue esperienze personali e alcuni consigli per implementare Teams con successo.
Prima dell’introduzione: come si adatta Teams alla cultura aziendale?
Con chat, telefonia video e meeting online, Microsoft Teams offre forme di comunicazione che i collaboratori forse non sono soliti utilizzare nel contesto lavorativo. Per riuscire quindi a introdurre con successo questa soluzione, bisogna fare i compiti a casa e rispondere alle seguenti domande:
- Quale stile di comunicazione adottiamo in azienda e la forma di chat informale di Teams si adatta a tale stile?
- Quanto è aperta la nostra azienda al cambiamento, alle novità e quanto sono predisposti i collaboratori in tal senso?
- Qual è il vantaggio di Teams? In che modo intendiamo comunicare e quali processi si possono accelerare con questa soluzione? Risparmiamo «solo» tempo oppure possiamo anche migliorare la qualità della comunicazione?
Una volta chiariti questi quesiti e mostrati i vantaggi, si può procedere all’introduzione di Teams.
«Il confronto avviene in maniera molto più aperta se io, in quanto capo, me ne chiamo fuori.»
Christof Lutz, Wilcowa AG
La direzione deve dare un esempio concreto
Christof Lutz ha introdotto Teams di propria iniziativa, adottando quindi uno stile «top-down». Per fare in modo che funzioni, la direzione e le figure chiave («i riferimenti») in azienda devono utilizzare Teams e fungere da esempio. Per prima cosa, Wilcowa ha introdotto Teams per i membri della direzione e del consiglio di amministrazione e ne ha raccolto le esperienze prima di estendere la piattaforma di comunicazione in tutta l’azienda.
Alcuni video tutorial spiegano come utilizzare Teams
Per domande relative a determinate funzioni Christof Lutz ha realizzato un video di breve durata semplicemente registrando lo schermo (screen recording): «Si fa prima, è più semplice e più immediato che mettere le istruzioni per iscritto.» Poi ha condiviso questo filmato direttamente in Teams attraverso l’apposita piattaforma per video Microsoft Stream.
Utilizzare Microsoft Teams come una knowledge base
Christof Lutz, Wilcowa AG
Da due anni circa Christof Lutz, metalmeccanico qualificato, è a capo della Wilcowa AG che conta una trentina di collaboratori impiegati nelle tre sedi aziendali. L’azienda, la cui sede principale si trova a Regensdorf (ZH), si è specializzata nella manutenzione e distribuzione di macchine edili come le pompe per sottofondi e massetti e macchinari per intonacatura.
In Wilcowa, lo scambio interno di informazioni e nozioni avviene di persona o, quando si tratta di dati in formato digitale, principalmente mediante Teams. La piattaforma, infatti, non offre soltanto l’accesso ai documenti corrispondenti ma funge anche da punto di riferimento in caso di dubbi e domande. Siccome le istruzioni per gli interventi di manutenzione vengono salvate nei canali Teams, i collaboratori hanno anche la possibilità di cercare le risposte a domande già poste e risolte. Questo approccio presenta vantaggi evidenti rispetto al tradizionale metodo di risoluzione dei problemi via e-mail o telefono:
- chi rivolge la domanda raggiunge tutti i collaboratori e quindi non serve mettersi alla ricerca di uno specialista in particolare. In questo modo aumentano le probabilità di avere presto una risposta.
- Dal momento che la chat funziona anche tramite l’app per smartphone, i collaboratori possono rivolgere le loro domande non solo in ognuna delle tre sedi aziendali ma anche direttamente dal cantiere.
- È inoltre possibile consultare in qualsiasi momento le risposte già disponibili, indipendentemente dal fatto che lo specialista in questione sia presente o assente.
Questo tipo di scambio di informazioni e nozioni presuppone la partecipazione attiva di tutti i collaboratori. Solo così si generano esperienze positive che dissipano il timore di fare domande e al tempo stesso accelerano le procedure in caso di problemi. Christof Lutz però ha fatto ancora un’altra esperienza con questa forma di scambio di nozioni e informazioni: «Il confronto avviene in maniera molto più aperta e intensa se io, in quanto capo, me ne chiamo fuori.»
Agevolare uno scambio informale e proficuo
La comunicazione con i fornitori e i partner esterni continua ad avvenire via e-mail. Ma con l’introduzione di Teams, il numero delle e-mail scambiate internamente in Wilcowa è diminuito notevolmente. Con queste tipologie di comunicazione la chat Teams funge da perfetto sostituto della posta elettronica:
- scambio informale e informazioni concise.
- Scambio di informazioni: fare riferimento al consiglio relativo alla knowledge base.
- Scambio di informazioni aziendali confidenziali: queste informazioni con Teams rimangono nell’ambito controllato del canale della chat. In questo modo si previene l’invio involontario a destinatari sbagliati.
- Collaborazione a un documento: vedere il prossimo consiglio.
Lavorare insieme ai documenti
Con SharePoint impostato come archivio documenti in remoto è possibile elaborare contemporaneamente i documenti Office tramite Teams. Non è più necessario spedire i file via e-mail e al tempo stesso si impedisce che la comunicazione assuma dimensioni sproporzionate e che all’improvviso circolino più versioni. Attraverso il controllo delle versioni si può inoltre tenere traccia di chi ha apportato modifiche, quando le ha apportate e quali modifiche ha fatto.
«La direzione deve dare un esempio concreto nell’utilizzare Teams.»
Christof Lutz, Wilcowa AG
Organizzare online conferenze ad-hoc con Teams
Da quando Teams è stato introdotto in Wilcowa sempre più spesso i collaboratori organizzano brevi meeting online, detti anche stand-up meeting o riunioni in piedi, in cui scambiarsi informazioni. In questo modo si semplifica il confronto tra sedi e postazioni di lavoro diverse. «Da allora le procedure sono molto più snelle», riassume Christof Lutz.
Rafforzare la coesione con la telefonia video
È insito nella natura stessa della loro professione il fatto che i collaboratori del servizio esterno siano fisicamente presenti in ufficio solo di rado. «Ci confrontiamo molto più spesso usando la telefonia video», afferma Christof Lutz. «Questa soluzione stabilisce un contatto umano più solido rispetto a una semplice telefonata». La telefonia video consolida la coesione ma migliora anche la qualità del confronto.
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Quali sono le vostre esperienze con Microsoft Teams? Esprimete la vostra opinione con i commenti!
