Gli archivi cloud e le riunioni online ne sono la prova: in azienda il recente passaggio alla collaborazione digitale è stato un successo. Ma come si fa a comunicare in modo efficiente con i fornitori, la clientela e i partner? Questi esempi pratici mostrano come si può beneficiare della digitalizzazione nei rapporti con l’esterno.
La collaborazione digitale moderna sta vivendo un boom. Secondo l’attuale Work Trend Index di Microsoft, i collaboratori trascorrono il doppio del tempo con le chat su Teams e le riunioni online rispetto alle «datate» e-mail. In molti luoghi la collaborazione virtuale è all’ordine del giorno o è in procinto di esserlo. Benvenuti nel mondo del lavoro ibrido con home office e comunicazione e ufficio mobili!
E ciò che funziona bene all’interno dell’azienda può essere sfruttato anche nella collaborazione con esterni, ovvero con fornitori, partner e clientela. La posta in palio è alta in termini di efficienza, tempo e denaro. Diamo dunque uno sguardo ai dettagli e ad esempi concreti di applicazione. Data la grande diffusione, nell’articolo useremo Microsoft 365 come esempio.
Ottenere i contatti anziché perderli: una comunicazione digitale efficiente
L’efficienza lavorativa può portare alla riduzione del numero di passi verso un obiettivo o evitare sempre nuove domande. Questi esempi specifici illustrano il punto:
- integrando la telefonia fissa con Microsoft Teams, si è disponibili ovunque. Con l’applicazione Teams sullo smartphone o sul notebook, è possibile utilizzare il proprio numero di telefono fisso anche in viaggio e aumentare la propria reperibilità. E chi non vuole essere disturbato, imposta l’inoltro automatico.
- L’integrazione telefonica permette di accedere alla rubrica centrale della propria azienda in Microsoft 365 dall’interno di Teams e chiamare le persone con un semplice clic. Occorre solo conservare gli indirizzi in un unico posto, invece che in elenchi separati per la telefonia e Office.
- Collaborate in modo ibrido con i vostri fornitori e partner: tenete riunioni online anche solo quando si tratta di scambiare informazioni. Così, voi e il vostro interlocutore risparmiate tempo e costi di viaggio.
- Condividete anziché inviare e-mail: utilizzate un archivio di dati cloud condiviso per progetti comuni con aziende esterne. Così, oltre a memorizzare tutte le informazioni rilevanti in un unico posto, vi risparmiate la fatica di spedire i documenti e avete la garanzia che siano tutti sempre aggiornati.
- Impostate chat di gruppo interaziendali e riunioni online per accelerare la condivisione con tutti gli interessati.
Success Story
SWISSCOFEL, l’Associazione svizzera del commercio di frutta, verdura e patate, utilizza la telefonia di Teams di Swisscom per la comunicazione interna ed esterna. Scoprite nella Success Story come l’associazione riduce così i costi per la telefonia e le spese per le riunioni.
Eliminare le perdite di tempo: utilizzo della comunicazione online
Lavorare in modo efficiente fa anche risparmiare tempo. Con le soluzioni di comunicazione digitale si possono eliminare molti piccoli sprechi di tempo, come mostrano questi esempi:
- se anche i vostri fornitori e partner usano Teams, vedrete la loro disponibilità nell’indicatore di stato. Così potrete ridurre il numero di chiamate a vuoto: se la persona desiderata è occupata o assente, è possibile inviare un messaggio in chat per inoltrare comunque la propria richiesta. Questo aiuta a velocizzare la comunicazione.
- I sistemi online per appuntamenti e prenotazioni evitano che i collaboratori debbano interrompere il loro lavoro per occuparsi delle richieste telefoniche. Inoltre, la clientela può prenotare appuntamenti anche al di fuori degli orari d’apertura, il che potrebbe procurarvi qualche nuovo cliente.
Esistono diverse soluzioni per appuntamenti e prenotazioni, come MyCOCKPIT di localsearch o Microsoft Bookings nelle versioni business di Microsoft 365.
Ridurre le spese: risparmiare con i processi digitalizzati
La digitalizzazione di certi processi vi farà risparmiare non solo tempo, ma anche denaro, grazie all’eliminazione di molte spese, come nelle situazioni seguenti:
- Se inviate fatture elettroniche, risparmiate su forniture per ufficio, toner e affrancatura. Alcune soluzioni di contabilità consentono di effettuare l’invio direttamente nel software.
- In caso di riparazioni, problemi in cantiere o altre incertezze, è possibile inviare foto alle persone responsabili della sede o mostrare la situazione in una video conferenza, permettendo al servizio di assistenza di fornire all’istante il materiale necessario ed eliminando le costose corse a vuoto.
- Un altro classico per completezza: utilizzate calendari basati su cloud sincronizzabili in viaggio su smartphone, tablet e notebook. In questo modo, ad esempio, il reparto addetto o la disposizione può pianificare gli appuntamenti in ufficio mentre le persone sul posto sono sempre aggiornate. Ciò può far risparmiare tempo e ridurre i costi.
L’aspetto migliore della collaborazione digitale con gli esterni: indipendentemente dal fatto che svolgiate personalmente il vostro lavoro in loco, in home office o in viaggio, potrete approfittare dei vantaggi offerti dalla collaborazione online. Investire in soluzioni adeguate conviene quindi a breve e lungo termine.
La telefonia di Microsoft Teams di Swisscom
Microsoft Teams diventa un impianto telefonico: con la telefonia di Microsoft Teams è possibile effettuare e ricevere chiamate in tutto il mondo direttamente dall’app del desktop e mobile con il proprio numero di rete fissa e con la consueta qualità Swisscom. Così i vostri collaboratori oltre a comunicare in modo più efficiente, collaborano in modo più semplice attraverso le app integrate di Microsoft 365.
Versione aggiornata e integrata di un articolo del mese di febbraio 2021.
