Le PMI svizzere sono note per essere restie alla digitalizzazione. Tre esempi mostrano tuttavia che molte piccole aziende scelgono la digitalizzazione, ma solo quando è redditizio e davvero opportuno.
I giudizi sono duri a morire: le PMI svizzere sono restie alla digitalizzazione, e perdono pertanto il contatto con il futuro. Ma è proprio così? Non si tratterà di un pregiudizio? Swisscom ha voluto vederci chiaro e ha visitato tre PMI di tre settori molto diversi fra loro. Il risultato: la digitalizzazione è un argomento che desta grande preoccupazione, non da ultimo perché cambierà immensamente il modo di lavorare. Questo tema viene affrontato in modo molto pragmatico e un po’ in sordina, ma viene messo in atto tenendo conto della fattibilità.
Sì alla digitalizzazione, quando conviene: panificio Abderhalden
Il panificio Abderhalden è un’azienda tradizionale. Nel 1931 il nonno Ueli Abderhalden iniziò a costruire un piccolo panificio a Wattwil. Oggi, dopo tre generazioni di Abderhalden, sono cambiate molte cose, ad esempio le abitudini alimentari. «Una fetta importante delle nostre vendite è rappresentata dai sandwich», sottolinea Gregor Menzi, titolare del panificio Abderhalden AG. «Oggi il nostro negozio è quasi più un fast-food che un panificio classico». Nel tempo le abitudini della clientela sono cambiate, rendendo necessaria una nuova gestione del negozio, e qui la digitalizzazione svolge un ruolo di rilievo. Il marketing e il reclutamento avvengono esclusivamente online. Anche l’organizzazione dei 40 collaboratori avviene in modo digitale. «Pubblichiamo i turni di lavoro con sei settimane di anticipo. I nostri collaboratori si tengono informati attraverso un’apposita app», spiega Menzi. «Questo servizio è molto apprezzato e ci risparmia tantissime fotocopie; inoltre, tutti sono al posto giusto nel momento giusto».
Ovviamente Menzi ricorre ad ausili moderni anche nel resto dell’azienda: la banca dati degli articoli è completamente digitalizzata, in qualsiasi momento è possibile sapere cosa comprano i clienti. Il sistema ordini digitalizzato è direttamente collegato, e anche nella produzione stessa sono cambiate molte cose. «Il dosaggio dell’impasto viene eseguito mediante una bilancia digitale nella quale sono salvate le ricette. La bilancia indica quale quantità deve essere aggiunta», racconta Menzi. Se si verifica un errore, prima di poter procedere è necessario correggerlo. In tempi di mancanza di manodopera come questi, si tratta di un vantaggio non trascurabile. «Con i nostri orari di lavoro è difficile trovare sufficiente personale qualificato», spiega il titolare del panificio. Magari un giorno la tecnica e la digitalizzazione mitigheranno anche questo problema, o almeno così si spera. «Per noi sarebbe già un enorme vantaggio se non dovessimo iniziare più a lavorare alle tre, ma alle cinque di mattina». Solo un importante dettaglio è rimasto invariato da quando Ueli Abderhalden ha avviato l’azienda: l’impasto riposa ancora oggi 24 ore prima di essere lavorato. Per alcune cose la velocità non è un valore aggiunto.
Frenati dal settore: Renovation-Bern AG
La Renovation-Bern AG, una startup di Yannick Hediger e Jan Junker, esiste da 8 anni. I due fondatori, entrambi intorno ai trentacinque anni, si autodefiniscono «nativi digitali». Ovviamente mettono in atto la digitalizzazione anche nella loro impresa di costruzione, o almeno nel limite del possibile. «Volevamo ottimizzare rapidamente i processi, introdurre il lean management e utilizzare soluzioni basate sul cloud, sia per lavorare, sia per archiviare i dati» racconta Yannick Hediger. I due, però, non sono riusciti a trovare alcuna soluzione di settore che soddisfacesse le loro esigenze: registrazione delle offerte in tempo reale indipendentemente dal luogo (ad esempio sui tablet), pianificazione dei turni di lavoro e delle risorse attuali su tutti gli apparecchi, elaborazione delle fatture con collegamento alla contabilità, nonché rilevamento del tempo di lavoro mobile, il tutto in un unico sistema.
Microsoft Office 365 con l'assistenza firmata Swisscom
Utilizzate le applicazioni Office sicure quali Outlook, Word ed Excel in combinazione con servizi cloud quali OneDrive e Teams. E approfittate inoltre dell’assistenza di Swisscom per l’installazione, il trasferimento di dati e le domande degli utenti. In questo modo, in futuro la vostra azienda potrà lavorare in sinergia con flessibilità ed efficienza.
Così si organizzano con una soluzione di seconda scelta, cercando puntualmente delle alternative. La pianificazione dei turni di lavoro dei 50 collaboratori avviene in via esclusivamente digitale. Per ciascun reparto e team esiste un calendario outlook dedicato che viene sincronizzato costantemente con i cellulari. Finora la sincronizzazione è funzionata al meglio con Apple, per cui tutti i collaboratori posseggono degli iPhone messi a disposizione dall’impresa. Le foto e i dati vengono condivisi su Dropbox e ovviamente molte comunicazioni avvengono ancora per telefono. «Il software di elaborazione e la contabilità vengono gestiti purtroppo ancora in locale, attraverso il server», dice Hediger. I collaboratori arrivano in ufficio la mattina e sanno già come svolgere il lavoro giornaliero e settimanale, perché trovano tutti i dati necessari sul telefono. Questo, con tutti i dettagli e dati di contatto, viene pianificato meticolosamente la settimana precedente dal servizio interno. Inoltre esistono diverse chat di gruppo su WhatsApp che vengono usate molto, non solo per necessità aziendali, ma ogni tanto anche per farsi quattro risate.
«Nella nostra azienda le informazioni invecchiano abbastanza velocemente, perciò le informazioni digitalizzate e costantemente aggiornate costituiscono un vantaggio competitivo», sottolinea Hediger. Ma questa modalità funziona anche quando i collaboratori non sono esattamente dei nativi digitali? «Certamente», dice Jan Junker ridendo. «Al giorno d’oggi quasi tutti hanno uno smartphone nella vita privata, in caso contrario facciamo un piccolo corso di base. L’unico problema è la dimensione dei caratteri, che per alcuni collaboratori un po’ più avanti con l’età deve essere ingrandita».
Spinti dal settore: Garage Fischer AG
Che il settore funga da elemento frenante, come nell’esempio precedente, è impensabile per Peter Fischer, proprietario di Garage Fischer AG a Dietikon. Anzi: «Entrambi i marchi che rappresentiamo nella nostra impresa – Peugeot e Mitsubishi – sono già da tempo all’avanguardia in fatto di digitalizzazione». PMI di medie dimensioni come quella di Fischer con 10 collaboratori sentono fortemente la pressione di dover mettere in pratica i requisiti di settore. «Da un lato è una gran cosa, poiché la nostra azienda è costretta a stare al passo con i tempi», sottolinea Fischer. Il servizio clientela digitale, ad esempio, è eccellente nella gestione di marchi: i clienti vengono informati via SMS quando è prevista un’ispezione o è fissato un altro appuntamento; i dati dettagliati dei clienti consentono di rivolgersi a loro in modo mirato.
In tutta questa faccenda, però, c’è un ma: «Chi come noi rappresenta due grandi marchi deve seguire due sistemi, e questo è più impegnativo», spiega Fischer. Costi e ricavi sono un punto centrale delle considerazioni di Fischer riguardanti la digitalizzazione. «Lavoriamo già da tempo con il nostro software di settore, e i risultati sono stati positivi». Ora però dovremmo digitalizzare anche la nostra officina. Tutte le automobili sono ricche di componenti elettronici. «Nell’officina utilizziamo laptop moderni, ma basta osservarli da vicino per rendersi conto del problema di base», dice Fischer. Il laptop è sporco ed esposto senza alcuna protezione al lavoro meccanico. Se si mette in mano un tablet a un meccanico d’automobili per il rilevamento digitale del tempo di lavoro, per ragioni pratiche il funzionamento non è ancora ottimale. «Il dispositivo si danneggia rapidamente e la redditività ne risente», riassume Fischer. A volte è nei dettagli che si manifestano i problemi: «Se una persona ci contatta per cambiare le ruote mediante un modulo online e poi quando è qui vuole cambiare gli pneumatici, manda all’aria tutti i nostri programmi. I non addetti ai lavori tendono spesso a confondere la terminologia. In questi casi è meglio prendere appuntamento per telefono», dice Fischer.
Il valore aggiunto quadra? Conviene cambiare? Fischer si pone questa domanda per tutte le tematiche digitali. Sito web, social media, supporto online, manutenzione a distanza: in fin dei conti tutto questo significa un onere supplementare che in questo momento non dà frutti o ne dà molto pochi. «I fornitori sono altamente digitalizzati, ma nella nostra officina e nel negozio questi cambiamenti semplicemente non convengono».
Digitalizzazione: sì, se conviene
Tre esempi, tre approcci diversi. Una PMI profondamente legata alla tradizione passa alla digitalizzazione ottenendo ottimi risultati. Una start-up vorrebbe digitalizzarsi, ma non può, perché il settore non è al passo con i tempi. E infine, un’altra PMI non ha alternative alla digitalizzazione. Tutte e tre le aziende lavorano con grande successo. PMI svizzere virtuose che sono in grado di adattarsi perfettamente alla situazione. In questi casi la digitalizzazione è come un ulteriore tassello di un puzzle. Niente di più né di meno.
