homeoffice: Sette consigli
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Sette consigli per lavorare in home office

I collaboratori e le collaboratrici sono più produttivi quando lavorano in home office, ma affinché tutto funzioni, è necessario definire con chiarezza condizioni quadro e lavori adatti a essere svolti da casa.

Circa un quarto delle collaboratrici e dei collaboratori in azienda lavorano regolarmente da casa o in trasferta fino a un giorno a settimana. Due terzi tuttavia desierebbero lavorare in modo flessibile. Secondo Hartmut Schulze, professore presso la Scuola superiore di psicologia applicata FHNW e direttore dell’Istituto di ricerca della cooperazione e dello sviluppo è anche una questione di cultura. Durante le sue attività di ricerca, analizza i vantaggi, nonché i rischi e i limiti del lavoro flessibile.

La conclusione: sia collaboratori che aziende traggono beneficio dal lavoro in home office e flessibile. Occorre tuttavia definire chiaramente le condizione quadro. Eccovi alcuni consigli per lavorare in modo efficiente anche fuori dal vostro ufficio.

1. Pianificate il lavoro

Pianificate in anticipo il lavoro che volete fare da casa. L’home office si presta particolarmente bene a tutte quelle attività che richiedono molta concentrazione e creatività come ad esempio la preparazione di una presentazione o la creazione di un’offerta complessa o di una documentazione contrattuale.

In home office potete sbrigare soprattutto quei compiti che richiedono molto tempo e che volete svolgere in blocco. Infatti, a casa vostra avete il tempo per riflettere con calma e indisturbati. Dall’altro canto i compiti di routine come fare brevi telefonate o rispondere alle e-mail sono più adatti per il lavoro in ufficio. Per queste attività potrebbe essere utile che siano presenti i vostri collaboratori. Se gli altri attorno a voi lavorano in modo concentrato, rischiate meno distrazioni.

Se durante il lavoro in home office svolgete delle attività di routine, può esservi d’aiuto pianificare dei blocchi di tempo ben definiti. Ad esempio, potete rispondere alle e-mail nelle ore direttamente successive al pranzo.

2. Organizzate il lavoro

Il vantaggio maggiore dell’home office sta nel fatto di poter scegliere liberamente gli orari di lavoro. Potete ad esempio svolgere una prima tranche nelle prime ore del mattino e avere quindi il tempo di occuparvi del pranzo dei vostri figli. È tuttavia importante pianificare delle pause durante le quali avete un po’ di tempo per rilassarvi, senza occuparvi delle faccende di casa!

In base all’intensità con cui interagite con il team, dovreste comunicare alle vostre collaboratrici e ai vostri collaboratori il vostro luogo di lavoro e la vostra disponibilità. Per farlo potete utilizzare dei mezzi di comunicazione come WhatsApp o il calendario.

3. Sistemate la vostra postazione di lavoro

Anche a casa vostra è importante disporre di una postazione di lavoro ben equipaggiata. Potreste avere bisogno di uno schermo grande o di una connessione internet veloce. Fate in modo che l’infrastruttura sia di sostegno e non d’impedimento al vostro lavoro.

4. Mantenete i vostri rituali

Prima di iniziare a lavorare in home office, svolgete tutte le azioni che effettuereste qualora doveste recarvi in ufficio: bevete il caffè, lavatevi i denti e vestitevi. Questo vi aiuterà ad attivare a livello mentale la «modalità lavorativa».

5. Organizzate il lavoro di squadra

L’home office vi porta inevitabilmente a incontrare meno spesso i vostri colleghi ,ma lo scambio informale è fondamentale per il benessere personale. Ecco perché anche i “lavoratori a domicilio” esperti non lavorano fuori dall’ufficio per più di due giorni a settimana.

Tuttavia, qualora lavoriate in home office per periodi più lunghi, organizzate degli incontri virtuali, tra cui, ad esempio, un «caffettino» virtuale a orari prestabiliti per farvi una chiacchierata: preparatevi un caffè (o un’altra bibita) e scambiate quattro chiacchiere con i vostri colleghi tramite conferenza online.

6. Curate la cultura

Gli studi mostrano che chi lavora in home office solitamente lavora più di quanto deve. Questo può portare a un sovraccarico con conseguenze che possono sfociare in un burn out. Ecco perché dovreste discutere dell’organizzazione del vostro lavoro in home office sia con il vostro superiore che con le collaboratrici e i collaboratori del vostro team. Loro non vedono quanto lavoro svolgete effettivamente da casa. Eccovi due consigli per trovare il giusto equilibrio:

  • annotate le ore di lavoro che svolgete in home office e parlatene con il vostro superiore.
  • Stabilite un «periodo di prova» dell’home office di tre mesi. Successivamente discutete con il vostro superiore se proseguire con la modalità e la quantità che avete adottato o se è necessario apportare delle modifiche.

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7. Infine: due parole al capo

Il lavoro flessibile richiede una certa cultura manageriale che si basa sulla fiducia e non sul controllo. Se nella vostra azienda avete introdotto da poco il modello di home office, soprattutto all’inizio potrebbe rivelarsi utile inviare dei feedback su base regolare per essere sempre aggiornati sulla situazione. Per fare questo potete sfruttare gli strumenti di comunicazione e collaborazione attuali come una cartella condivisa o una chat che vi consentono di confrontarvi sull’avanzamento dei lavori. Infine, vale la pena provare il modello home office anche in qualità di capo.

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Il Prof. Dr. Hartmut Schulze gestisce l’Istituto di ricerca della cooperazione e dello sviluppo presso la Scuola superiore di psicologia applicata della Scuola specializzata superiore della Svizzera nord-occidentale (FHNW). L’istituto si occupa dell’analisi e dell’organizzazione della collaborazione in team, organizzazioni e reti.
Hatmut Schulze ha studiato psicologia specializzandosi in psicologia del lavoro e dell’organizzazione a Marburg e Amburgo. Tra l’altro ha lavorato presso l’università di Amburgo e DaimlerChrysler e partecipa a diversi progetti di ricerca. Questi consigli sono stati elaborati in collaborazione con Hartmut Schulze.


Articolo aggiornato di 2018.

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