Viele Sitzungen werden als reine Zeitverschwendung wahrgenommen. Doch mit guter Führung, Organisation und künstlicher Intelligenz lassen sich Sitzungen sinnvoll gestalten. Mit diesem Praxistipps gestalten Sie Meetings wieder effizient.
Praxispapier: Online-Meetings
Erfahren Sie in unserem Praxispapier, wie Sie Online-Meetings effizient und erfolgreich gestalten, ohne dass die Teilnehmenden «abhängen».
Sie sind einfach nicht auszurotten, die Sitzungen, an denen jeder am Smartphone herumnestelt oder E-Mails am Notebook beantwortet und sich fragt: Was mache ich hier eigentlich? Meetings gehören zwar zum Geschäftsalltag. Aber die meisten Menschen haben das Gefühl, damit ihre Zeit zu verschwenden. Hybride und Online-Meetings verstärken diese Tendenz, weil sich Multitasking hinter dem Bildschirm unbeobachtet betreiben lässt.
Ineffiziente Sitzungen sind gemäss der Microsoft-Studie «Work Trend Index» der Produktivitätskiller Nummer eins – dicht gefolgt von zu vielen Meetings. Unklare Ziele und Schwierigkeiten bei der Zusammenfassung der wichtigsten Themen bereiten dabei am meisten Mühe. Umgekehrt haben verschiedene Studien gezeigt, dass effiziente Sitzungen die Wahrnehmung, Aufmerksamkeit, das Verhalten und Wohlbefinden der Teilnehmenden positiv beeinflussen, wie es eine Metastudie des Chartered Institute of Personnel and Development (CIPD) zusammenfasst. Damit steigt auch die Chance, dass die Ziele des Austausches erreicht werden.
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Das zeigt die Bedeutung einer guten Organisation und Führung. Damit Meetings wieder zu dem werden, was sie eigentlich sein sollten, – die Grundlage für Teamgeist und Innovation –, gibt es einige Regeln zu beachten. Einige informelle Treffen können Sie damit gleich durch besser geeignete Kommunikationskanäle ersetzen.
«Diese Sitzung hätte ein E-Mail sein können»
Dieser in Bürokreisen verbreitete Spruch zeigt die Problematik sehr schön auf: Nicht in jedem Fall ist eine Sitzung der beste Ansatz, um ein Thema zu klären. Für viele Aufgaben gibt es sinnvolle Alternativen:
- Status-Updates, Weitergabe von Informationen: asynchron via Teams, E-Mail oder Videoaufzeichnung
- Feedback: Direkt im Dokument in Form von Kommentaren, Korrekturen und Ergänzungen
- Einfache Anfragen an mehrere Personen, etwa, um eine Aufgabe zu delegieren oder eine Information einzuholen: Gruppenchat
Meetings sind dagegen vor allem sinnvoll, wenn Menschen gemeinsam etwas erarbeiten, beispielsweise:
- Entscheidungsfindung und treffen von Entscheidungen
- Komplexe Probleme gemeinsam lösen
- Unterschiedliche Meinungen und Perspektiven zusammenbringen
- Workshops, Ideenfindung
Diesen Tätigkeiten ist gemeinsam, dass es sich um einen synchronen Austausch oder eine Diskussion zwischen mehreren Personen handelt.
7 Regeln für bessere Meetings
Regel 1: Ziel der Sitzung definieren
Eine Sitzung muss zwingend ein Ziel haben, zum Beispiel: Input einholen für die Lösung eines Problems oder die Bekanntgabe eines wichtigen Personalentscheids mit der Möglichkeit, Fragen zu stellen. Bereits in der Einladung sollten Sie erwähnen, welches Ergebnis Sie erwarten: Beispielsweise Unklarheiten beim Personalentscheid beseitigen oder die nächsten Schritte festlegen, damit alle Involvierten am Projekt weiterarbeiten können.
Definieren Sie zudem in der Einladung, welche Vorbereitung Sie von den Teilnehmenden erwarten.
Regel 2: Die richtigen Teilnehmenden einladen – und so wenige wie nötig
Bieten Sie nur die Mitarbeitenden auf, die auch wirklich von der Angelegenheit betroffen sind, etwas Wesentliches beitragen oder davon profitieren können. Halten Sie den Kreis möglichst klein – weniger ist mehr. Das ist auch eine Massnahme, um Mitarbeitende von der «Meeting-Flut» zu entlasten.
Regel 3: Agenda fürs Meeting erstellen
Machen Sie eine Traktandenliste mit inhaltlichen und zeitlichen Angaben und halten Sie sich unbedingt daran. Generative KI wie Microsoft Copilot 365 kann Sie dabei unterstützen und den manuellen Aufwand reduzieren. Beispielsweise können Sie Copilot anweisen, aus E-Mails, Protokollen und Notizen eine Agenda mit offenen Punkten zu generieren, relevante Informationen für die Teilnehmenden zusammenzufassen oder Beschlüsse aus früheren Sitzungen aufzulisten.
Regel 4: Asynchron vorbereiten, synchron entscheiden
Verlagern Sie den informellen Teil in die Vorbereitung. Teilen Sie wichtige Informationen und Unterlagen frühzeitig im Voraus mit den Teilnehmenden und bieten Sie ihnen die Möglichkeit, Fragen zu stellen. An der Sitzung selbst können Sie sich auf den Austausch fokussieren, also diskutieren, priorisieren und entscheiden. Das spart Zeit und hilft, die Dauer so kurz wie möglich zu halten.
Generell gilt: Ein Meeting sollte höchstens eine Stunde dauern. Ein Zeitmanagement wie ein Timer oder Timeboxing hilft, dass die Diskussion nicht aus dem Ruder läuft.
Regel 5: Hybride Meetings professionell moderieren
Tools wie Microsoft Teams haben das Meeting aus dem Sitzungszimmer geholt und ortsunabhängig gestaltet. Online-Meetings gehören heute zum Alltag, insbesondere in hybrider Form. Doch wenn alle zusammen im Raum sitzen und nur der Sales aus einer anderen Sprachregion online zugeschaltet ist, entsteht oft eine ungesunde Dynamik: Während sich die Personen im Raum bestens unterhalten, diskutieren und eine gelöste Stimmung herrscht (Körpersprache!), fühlt sich der Sales abgehängt.
Achten Sie deshalb darauf, hybride Meetings zu strukturieren und zu moderieren:
- Binden Sie virtuelle Teilnehmende aktiv ein, indem Sie sie gezielt ansprechen und in die Diskussion einbinden
- Nutzen Sie gemeinsame digitale Tools wie Screensharing oder ein digitales Whiteboard
- Moderieren Sie die Sitzung und fassen Sie Beschlüsse und Entscheidungen zusammen – mündlich wie digital
Regel 6: Digitale Tools gezielt in Meetings einsetzen
Geräte wie Notebook oder Smartphone können in Sitzungen der Ablenkung dienen – oder sinnvoll genutzt werden. Selbstredend profitieren Meetings von Zweiterem. Einige Beispiele dazu:
- Dokumentation der wichtigen Entscheide «in Echtzeit» auf einem geteilten Dokument
- Kollaborative Whiteboards, beispielsweise mit digitalen Post-its, auf denen die Teilnehmenden ihre Gedanken zu einem Thema teilen können
- Strukturierte Entscheidungsfindung: digitale Priorisierungslisten, Abstimmungen und Kommentare
- Aufzeichnung eines Online- oder hybriden Meetings und Analyse mit Copilot, um ein Entscheidungsprotokoll zu erstellen und Aufgaben aufzulisten
Digitale Tools helfen auch, in hybriden Meetings die Online-Teilnehmenden besser einzubinden. Faustregel: Was nicht auf dem Bildschirm ist, existiert nicht.
Regel 7: Verbindlich bleiben und wichtigste Punkte protokollieren
Bei fünf Teilnehmenden entstehen am Schluss fünf Interpretationen des Gesagten. Um Missverständnisse auszuschliessen, müssen die wichtigsten Punkte in einem Memo oder Kurzprotokoll festgehalten werden – inklusive Massnahmen, Aufgaben und Ziele für jeden Mitarbeitenden.
KI kann bei diesen Aufgaben unterstützen, wie weiter oben bereits erwähnt. Wichtig ist aber, dass ein Mensch das KI-Ergebnis auf Korrektheit und Vollständigkeit überprüft.
Checkliste: an der Sitzung teilnehmen oder nicht?
Nicht alle Meetings sind optimal zusammengesetzt. Oftmals werden Mitarbeitende eingeladen, ohne das klar ist, was sie wirklich beitragen können. Ob Sie die Einladung zu einer Sitzung annehmen oder ablehnen, kann auch von früheren Erfahrungen abhängen. Diese Checkliste kann bei der Entscheidung helfen:
- Es hätte gut ohne mich funktioniert, ich habe nur aus Rücksicht teilgenommen: Sagen Sie das nächste Mal höflich und mit dieser Begründung ab.
- Das Meeting war schlecht organisiert: Melden Sie dies der verantwortlichen Person als Feedback und mit Verbesserungsvorschlägen zurück.
- Es war nicht klar, was ich beitragen konnte: Klären Sie vor dem nächsten Meeting, ob Ihre Expertise oder Ihre Vorschläge gefragt sind. Das Ergebnis bestimmt, ob Sie teilnehmen oder nicht.
- Kann ich asynchron etwas beitragen? Vielleicht können Sie Ihre Inputs vorgängig anbringen, ohne an der Sitzung teilnehmen zu müssen.
- Ich habe gemerkt, dass ich die falsche Person für das Sitzungsthema war: Wenn Ihnen das während des Meetings bewusst wird, machen Sie den Veranstalter darauf aufmerksam und verlassen Sie die Sitzung. Kommen Sie vor einem Meeting zu diesem Schluss: Siehe obenstehender Punkt.
- Ich konnte kaum etwas beitragen, weil ich als Einziger nur virtuell teilnahm: Nutzen Sie allenfalls den Chat, oder machen Sie die anderen Teilnehmenden ab und zu auf Ihre Präsenz aufmerksam. Allenfalls ist es hilfreich, wenn sich auch die Teilnehmenden vor Ort ins Online-Meeting einklinken und die Kamera einschalten. Damit sind alle für alle Teilnehmenden sichtbar.
Die Meeting-Kultur messen (und verbessern)
Um die Meeting-Kultur zu verbessern und effizient zu gestalten, müssen Sie zuerst die aktuelle Situation kennen. Dabei helfen einfache Kennzahlen:
- Anzahl Sitzungen pro Woche
- Durchschnittliche Sitzungsdauer
- Anteil an Sitzungen mit klaren Ergebnissen
- Zeit bis zur Umsetzung der Sitzungsbeschlüsse
Mit diesen Kennzahlen schaffen Sie Transparenz und erkennen Verbesserungspotenziale.
Die 5 wichtigsten Hebel für KMU
- Nur Meetings ansetzen, wenn sie wirklich nötig sind. Hinterfragen Sie auch bestehende Sitzungen und nehmen Sie allenfalls Anpassungen vor.
- Ziel und Ergebnis im Voraus definieren
- Teilnehmerkreis konsequent reduzieren
- KI zur Vorbereitung und Nachbearbeitung nutzen
- Immer klare nächste Schritte festhalten
Für KMU: Ihre nächsten Schritte
Swisscom unterstützt Ihr KMU mit Angeboten und Dienstleistungen rund um modernes Arbeiten.
➔ Erfahren Sie mehr über unsere modernen Arbeitsplatzlösungen mit Microsoft 365 und Copilot
➔ Lesen Sie, wie Sie ein Digitalisierungsprojekt mit Microsoft-Technologien strategisch angehen können
Der Weg zu effizienteren Sitzungen
Meetings bleiben ein zentraler Bestandteil der Zusammenarbeit. Doch im KI‑Zeitalter gilt mehr denn je: Weniger Sitzungen, dafür bessere.
Für KMU bedeutet das:
- unnötige Meetings vermeiden
- asynchrone Zusammenarbeit stärken (Chat und E-Mail)
- klare Ziele und Ergebnisse für Sitzungen definieren
- KI gezielt einsetzen für die Vor- und Nachbereitung
Wer diese Prinzipien umsetzt, spart nicht nur Zeit, sondern verbessert auch die Qualität von Entscheidungen und die Zusammenarbeit im Team. Für KMU mit knappen Ressourcen ist eine effiziente Meeting-Kultur ein zentraler Produktivitätshebel.
