Digitalisieren mit Microsoft: Chancen, Erfolgsstrategien und die Sicherheit

Teams, SharePoint und über 200 weitere Microsoft-Cloud-Anwendungen unterstützen KMU bei der Digitalisierung, erhöhen deren Produktivität und ermöglichen flexible Arbeitsmodelle. Doch wie führen Unternehmen diese Services zielführend und sicher im Unternehmen ein? Und was sollten Geschäftsführer*innen dabei beachten, um das volle Potenzial auszuschöpfen?

Das Microsoft-Ökosystem bietet unzählige Hilfsmittel, um Geschäftsprozesse effizienter zu gestalten und neue Arbeitsweisen umzusetzen. Doch die Einführung muss sorgfältig geplant sein, um Datenschutz und Datensicherheit zu gewährleisten und das volle Potenzial dieser Lösungen auszuschöpfen. 

Mit Microsoft gewinnbringend digitalisieren  

Drei Beispiele aus der Praxis zeigen auf, welche Möglichkeiten im Microsoft-Ökosystem stecken:

• Vorbei sind die Zeiten, in denen Aussendienstmitarbeitende ordnerweise Papier mitschleppen und Termine im Büro nachbearbeiten mussten. Reparaturpläne, Verträge oder Handbücher sind dank der Microsoft Cloud jederzeit auf dem Smartphone, Tablet oder Notebook verfügbar. Und die Mitarbeitenden greifen direkt vor Ort auf Service- oder Reparatur-Tools zu.
• Viel Zeit sparen Unternehmen auch mit der Schicht- und Einsatzplanung via Teams. Mitarbeitende können ihren Dienstplan abrufen, Schichten tauschen oder Abwesenheiten melden.
• Kundenanfragen, Bewerbungen oder Bestellungen lassen sich über Formulare strukturiert erfassen und dank digitaler Listen und Projektplanung triagieren, zuweisen und abarbeiten.

Die Digitalisierungs-Möglichkeiten mit Microsoft sind nahezu grenzenlos. Lesen Sie den Artikel zu Digitalisierungs-Beispielen mit Microsoft als Inspiration und Denkanstoss, wie Sie Microsoft auch in Ihrem Unternehmen für mehr Effizienz im Arbeitsalltag einsetzen könnten.

Die Einführung des Microsoft-Ökosystems ist ein strategisches Projekt

Wer die Chancen von Microsoft nutzen möchte, sollte die Tools nicht überstürzt einführen. Die Einführung von Microsoft 365 ist primär kein technisches Vorhaben, sondern ein strategisches Projekt: Microsoft «ersetzt» nicht alte Tools, sondern ermöglicht komplett neue Arbeitsweisen und digitale Abläufe. Darum sollten Unternehmen zunächst überlegen, wie sie in Zukunft arbeiten wollen und in welchen Prozessen Automatisierungspotenzial liegt. Kompetente IT-Partner mit Microsoft-Expertise können helfen, um bewährte Praxisbeispiele aufzuzeigen und das Potenzial in Ihrem Unternehmen zu finden und zu nutzen. Erst wenn Ihre strategische Vision klar ist, folgt die technische Einführung.

Die Sicherheit der Microsoft-Cloud ist abhängig von der Konfiguration

Bei der Einführung von Microsoft-Cloud-Services ist besonderes Augenmerk auf die IT-Sicherheit zu legen. Diese besteht immer aus zwei Komponenten, ähnlich wie bei einer Burg. Einerseits braucht es dicke, unüberwindbare Burgmauern – das ist die technische Sicherheit der Lösung. Anderseits darf der Wächter nur Berechtigte einlassen und das Burgtor muss richtig verriegelt sein – das ist die sichere Konfiguration und Nutzung der Lösung.

Um die Sicherheit der Cloud-Infrastruktur (Burgmauer) kümmert sich Microsoft. Die sichere Konfiguration und Nutzung (Burgtor) ist Sache des Unternehmens, das die Lösungen einsetzt. Das umfasst unter anderem:

• Anpassung der Konfiguration mittels hunderter Parameter an die Anforderungen des Unternehmens
• Einrichten und Verwalten von Berechtigungen, Rollenmodellen und Geräten
• Sensibilisierung und Schulung der Mitarbeitenden

Ein gutes Beispiel, was bei einer unsorgfältigen Planung und Umsetzung von Berechtigungen schief gehen kann, liefert der KI-Assistent Microsoft Copilot für M365. Wenn Mitarbeitende weitreichende Zugriffsrechte haben, könnten sie beispielsweise mit Copilot die Unternehmensdaten noch einfacher nach dem Lohn des CEO durchsuchen oder an andere vertrauliche Informationen gelangen. Konfigurationen und Berechtigungseinstellungen erfordern viel Know-how und Microsoft-Expertise, die selbst IT-Fachleuten oft fehlt.

Zusätzliche Massnahmen erhöhen die Sicherheit

Durch die Integration von Microsoft Cloud-Lösungen in die IT des Unternehmens kann die IT-Sicherheit erhöht werden. Zu Microsoft 365 gehören diverse Sicherheitsfunktionen wie die Antiviren-Software Defender for Business oder Sicherheitsrichtlinien für die Geräte der Mitarbeitenden. Sie ergänzen bestehende Sicherheitsmassnahmen wie beispielsweise eine Firewall am Firmensitz.

Allerdings müssen Unternehmen Warnungen und Hinweise von Defender und der eigenen Firewall überwachen und bei Auffälligkeiten sofort Massnahmen einleiten. Ebenfalls wichtig ist ein Backup, da Microsoft 365 mit SharePoint und OneDrive for Business selbst kein Backup liefert, sondern lediglich eine Versionierung.

Die Befähigung der Mitarbeitenden führt zu mehr Effizienz

Nur die Einführung der Microsoft-Tools führt noch nicht zu mehr Effizienz im Unternehmen. Erst wenn die Mitarbeitenden die Chancen der Tools kennen und diese zielführend nutzen, entfaltet sich das immense Potential des Microsoft-Ökosystems. Entsprechende Schulungen sind die Voraussetzung, dass Mitarbeitende die notwendigen Fähigkeiten entwickeln, um die digitale Transformation erfolgreich zu gestalten.

Erfahrene Partner helfen, Komplexität zu meistern und Chancen zu nutzen

Microsoft bietet innovative Lösungen, die es Unternehmen jeder Grösse erlauben, die Produktivität im Arbeitsalltag zu steigern und Abläufe zu digitalisieren. Um erfolgreich und sicher mit diesen Lösungen zu arbeiten, brauchen Sie eine strategische Vision, eine sichere Konfiguration und Integration in Ihre IT, sowie die Befähigung der Mitarbeitenden. Für alle drei Aspekte ist umfassendes Fachwissen notwendig und Erfahrung hilfreich. Hinzu kommt, dass sich das Microsoft-Ökosystem ständig weiterentwickelt – beinahe täglich kommen Updates und neue Lösungen auf den Markt. Microsoft empfiehlt, dass Unternehmen sich einen erfahrenen Microsoft-Partner an die Seite holen, der ihnen die Chancen aufzeigt, technische Herausforderungen meistert und Sie im kulturellen Wandel unterstützt.