Face à la concurrence et aux grandes entreprises, les PME bénéficient d’un coup de pouce inattendu: l’IA générative comme Microsoft 365 Copilot peut pallier le manque de connaissances techniques et jouer le rôle de différents experts. Découvrez ici comment en profiter à l’aide d’exemples concrets.
Ce qui vous attend dans l’article:
- Microsoft 365 Copilot aide les PME à travailler de manière plus professionnelle malgré des ressources limitées – non pas en remplaçant les collaborateurs, mais en agissant comme un assistant numérique qui centralise les connaissances, prépare les décisions et allège les tâches administratives.
- Grâce à son intégration dans Microsoft 365 et aux données de l’entreprise, Copilot devient un véritable atout pour le quotidien professionnel et les processus critiques.
- À travers des exemples concrets, l’article montre comment Copilot soutient déjà les PME aujourd’hui – des analyses de management à la cybersécurité, en passant par les processus, les RH et les réunions – ainsi que les points essentiels à considérer pour une introduction judicieuse.
Les PME font non seulement face à leurs concurrents locaux, mais aussi aux grandes entreprises et groupes internationaux. Une compétition inégale si l’on considère les ressources disponibles.
Il est donc évident que les PME envisagent l’intelligence artificielle pour optimiser les processus et accroître leur efficacité face aux nombreuses possibilités d’utilisation qui ne demandent qu’à être explorées.
La bonne nouvelle? Avec l’IA générative, souvent abrégée en GenAI, entre en jeu une technologie immédiatement disponible et opérationnelle, dont ChatGPT est le fier représentant. Et elle est faite pour les personnes qui travaillent sur un poste de travail numérique dans les PME, bien souvent des généralistes et des pragmatiques, qui bénéficient ainsi d’un renfort précieux: un assistant capable d’automatiser et d’accélérer les processus. Copilot ne remplace pas les humains, mais les accompagne dans l’exécution de tâches spécialisées. Et si chaque personne économise ne serait-ce qu’une demi-heure par mois grâce à l’IA générative, les coûts de licence sont déjà amortis.
Copilot Chat ou Copilot Business?
Microsoft propose son assistant IA sous deux formes. Microsoft 365 Copilot Chat est inclus dans l’abonnement et propose un chatbot en ligne capable de comprendre du texte et du code, ainsi que de générer des images.
Copilot Business nécessite une licence supplémentaire et s’intègre à l’écosystème Microsoft 365. Cette version ne se limite pas aux applications Office: elle peut également accéder aux informations de Microsoft 365, comme les conversations Teams, les e-mails et les documents stockés sur SharePoint et OneDrive for Business. Les fonctionnalités de Copilot Chat sont en outre incluses dans Copilot Business. Les exemples d’utilisation présentés dans cet article se réfèrent à Copilot Business.
Introduire judicieusement l’IA générative dans les PME
Mais même si l’«entretien d’embauche» peut être réalisé en quelques minutes avec l’IA générative, une planification minutieuse de son introduction est recommandée. Il s’agit avant tout de savoir comment l’IA générative traite les données de l’entreprise en toute sécurité et où se situent les scénarios d’utilisation. Et attention spoiler: avec Microsoft 365 Copilot, les PME disposent d’une offre qui accorde une attention particulière à la sécurité des données. Ainsi, les informations utilisées ne servent pas à entraîner les modèles, mais sont traitées conformément aux mécanismes de sécurité et de conformité de Microsoft 365. C’est en cela que l’offre Business se distingue de la plupart des abonnements d’IA générative destinés au grand public.
Autre atout: Copilot Business s’intègre étroitement à l’environnement Microsoft 365 et peut accéder à ces informations grâce aux autorisations existantes de chaque utilisateur, permettant ainsi d’automatiser des processus comme la collecte et la synthèse d’informations dispersées dans des e-mails, des chats et des documents. Il est par exemple possible de créer un procès-verbal de réunion d’un simple clic (si les conditions sont réunies). Mais nous y reviendrons plus en détail dans les exemples pratiques.
En pratique: 5 exemples d’utilisation de Microsoft 365 Copilot dans les PME
Les exemples suivants illustrent les vastes possibilités offertes aux PME par Microsoft 365 Copilot dans leur quotidien professionnel. Les prompts peuvent vous aider à vous lancer et être adaptés à vos propres besoins. Vous pouvez enrichir les exemples de manière simple et adaptée à la pratique à l’aide du Prompt Coach de Copilot, ou demander des suggestions d’amélioration à l’IA.
Aide à la lecture des prompts:
- Pour les textes entre crochets (<example>), utilisez les termes appropriés à votre branche et à votre entreprise.
- La référence aux informations de l’entreprise (documents, personnes, etc. dans Microsoft 365) doit être introduite par une barre oblique («/») dans le prompt.
Dans tous les cas, un humain doit vérifier la plausibilité des résultats: Copilot n’est pas parfait et fait parfois des erreurs.
1. Développer une analyse SWOT
L’analyse SWOT (Strengths/Weaknesses, Opportunities/Threats; en français forces/faiblesses, opportunités/menaces) est un outil efficace pour analyser et perfectionner un modèle commercial. Copilot vous permet de combiner de manière habile des informations internes avec les «connaissances» génériques de l’IA générative. L’interprétation des résultats et la prise de décisions stratégiques restent toutefois du ressort de la direction.
Nous sommes une entreprise de <branche> et devons relever le défi <X>. Voici nos deux derniers comptes annuels: <nom du fichier01> <nom du fichier02>. Utilise le feed-back des clients provenant de la boîte de réception «Feed-back des clients». Décris le problème en détail, y compris son impact sur les activités et les objectifs de l’entreprise. Propose ensuite une solution qui permette de relever ce défi. Explique le fonctionnement de la solution, montre ses caractéristiques uniques et son utilité pour l’entreprise. Résume les résultats sous la forme d’une analyse SWOT dans un tableau.
2. Résumer les documents et en déduire des recommandations d’action
La plupart des membres de la direction d’une PME ne sont pas des professionnels de l’informatique et de la cybersécurité, même si ces sujets relèvent de leur responsabilité. L’IA générative est particulièrement efficace pour traduire des contenus spécialisés, tels que des rapports informatiques techniques, dans un langage de gestion compréhensible afin de faciliter la prise de décisions éclairées.
Cet exemple utilise le PDF «Norme minimale pour les TIC 2023» de la Confédération, qui résume les principales mesures de cybersécurité. Dans le prompt, le document est archivé dans l’environnement SharePoint de l’entreprise ou dans OneDrive.
Merci de résumer le document <nom du fichier>. Décris les principaux aspects sous forme de liste. Écris de manière à ce qu’un directeur sans connaissances approfondies de l’informatique le comprenne.
Nous sommes une PME sans spécialistes en informatique. Quelles sont les recommandations qui nous concernent et comment pouvons-nous les mettre en œuvre? Tu peux également poser des questions pour savoir quelles mesures de protection nous avons déjà prises.
3. RH et recrutement de personnel
Ce prompt montre à titre d’exemple le processus de recrutement basé sur l’IA pour un collaborateur de la vente. «Monique Exemplaire» est la directrice des ventes. Il s’agit d’un dialogue, les prompts individuels suivent la réponse de Copilot.
- Aide-moi à formuler des arguments pour justifier l’embauche d’un nouveau collaborateur de la vente pour notre <project X>.
- Peux-tu m’écrire un e-mail à envoyer à notre chef qui explique pourquoi nous devrions embaucher cette personne?
- Qu’ai-je dit à ce sujet à ma collègue Monique Exemplaire la semaine dernière via Teams? Complète l’e-mail avec ces points.
- Peux-tu créer une description de poste pour un nouveau collaborateur de la vente qui se consacrera au lancement de notre nouveau produit <description du produit> par notre PME?
4. Décrire les processus pour les domaines spécialisés
Dans les PME, de nombreux processus se construisent au fil de la pratique et ne sont consignés explicitement nulle part. Copilot peut vous aider à décrire ces processus à partir d’e-mails, de chats et de documents, et soumettre des propositions d’amélioration. Un bon moyen de contribuer à l’amélioration de l’efficacité et, le cas échéant, de créer les bases pour l’automatisation ultérieure des processus.
L’exemple de prompt ci-dessous est une version abrégée:
Tu agis en tant que consultant en processus pragmatique pour une PME. Analyse mes e-mails, mes chats et mes documents afin d’identifier les processus de travail typiques d’une PME. Décris les principaux processus de manière claire, crée des check-lists et propose des améliorations simples qui seront immédiatement utiles au quotidien.
5. Rédiger un procès-verbal de réunion
Dans les PME aussi, les réunions font partie des tâches administratives chronophages, notamment en raison de la préparation et du suivi qu’ils impliquent. Copilot peut considérablement réduire la charge de travail associée en générant une première ébauche du procès-verbal comprenant les décisions et tâches importantes, qui devra ensuite être vérifiée par une personne. Cela suppose toutefois que les éléments correspondants soient disponibles au format numérique, par exemple sous la forme d’un enregistrement d’une réunion sur Teams et de documents liés.
Dans ce cas, la version abrégée du prompt peut se présenter comme suit:
Résume cette réunion en ligne: <nom de la réunion>. Crée un procès-verbal structuré avec les décisions, les tâches à accomplir et les prochaines étapes.
L’introduction de Copilot n’est pas un projet informatique, mais un enjeu d’organisation et de productivité. Les PME qui acquièrent rapidement de l’expérience et définissent des règles claires bénéficient d’un avantage durable grâce à une meilleure utilisation de leurs connaissances.
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Au passage, nous espérons bien sûr que le temps consacré à la lecture de cet article sera rapidement compensé grâce à nos conseils pratiques.
