Come le aziende beneficiano di Microsoft 365 Copilot

Con Microsoft 365 Copilot, Microsoft integra l’intelligenza artificiale direttamente nell’ambiente Microsoft 365. Ma a chi è adatto Copilot e a cosa invece devono prestare attenzione le aziende? Ecco una panoramica delle possibilità e dei primi passi.

Con Microsoft 365 Copilot, l’intelligenza artificiale generativa (GenAI) viene integrata nel ambiente familiare di Microsoft per aziende di tutte le dimensioni. L’assistente IA si integra nelle applicazioni Office come Word, Excel, PowerPoint, Outlook e Teams. È inoltre disponibile nel browser e ha accesso ai documenti. In questo modo, Microsoft 365 Copilot semplifica nelle aziende numerose attività di routine, il che promette un guadagno in termini di efficienza. Tra queste rientrano ad esempio il rapido riassunto di un testo, la creazione di una to-do-list sulla base di una riunione online registrata su Microsoft Teams o il supporto per la scrittura di e-mail, anche in diverse lingue.

Per le aziende esistono diverse varianti di Copilot:

• Microsoft 365 Copilot Chat è utilizzabile gratuitamente e offre un chatbot nel browser.
• Microsoft 365 Copilot Business, soggetto a licenza, è integrato nelle applicazioni Office e può accedere ai documenti archiviati in SharePoint e OneDrive for Business.
• Copilot Studio è un ambiente di sviluppo low‑code che consente di creare agenti IA, automatizzare i processi e sviluppare chatbot tematici.

I vantaggi di Microsoft 365 Copilot nelle aziende

Secondo un’indagine globale condotta da Microsoft e LinkedIn, tre quarti dei lavoratori della conoscenza utilizzano già l’intelligenza artificiale nel loro lavoro quotidiano. Gli intervistati vedono i seguenti vantaggi:

• Risparmio di tempo (90%)
• Concentrarsi sulle attività più importanti (85%)
• essere più creativi (84%)
• godersi di più il proprio lavoro (83%).

In poche parole, l’intelligenza artificiale di Microsoft consente di guadagnare tempo ed efficienza, ad esempio riassumendo e riformulando testi ed e-mail, aiutando a gestire le caselle di posta (piene) o agendo come sparring partner nello sviluppo di nuove idee commerciali, annunci di lavoro, offerte o comunicazioni ai clienti. L’intelligenza artificiale può essere utilizzata come esperto digitale che integra le competenze esistenti e mancanti. In questo articolo troverete esempi concreti di applicazioni Copilot.

Tuttavia, è necessario verificare sempre il risultato di tali compiti, perché gli assistenti AI possono di tanto in tanto inventare fatti (che sembrano essere frutto di «allucinazioni») e il risultato può essere errato.

Dove Copilot (per ora) non offre un valore aggiunto significativo

Per quanto elevato sia il potenziale di Microsoft 365 Copilot, non ogni scenario ne giustifica l’impiego. Il beneficio dipende fortemente dalle condizioni di base:

• Processi fortemente standardizzati: in presenza di flussi di lavoro chiaramente definiti (ad es. contabilità o moduli di inserimento dati), Copilot apporta poco valore.
• Dati non strutturati o mal gestiti: se i documenti sono difficili da reperire o distribuiti tra archivi locali e cloud, Copilot non può esprimere appieno il proprio potenziale.
• Diritti di accesso poco chiari: autorizzazioni eccessivamente ampie o non definite riducono l’utilità o aumentano i rischi.
• Mancanza di formazione e competenze d’uso: senza casi d’uso concreti e conoscenze di base sull’IA, Copilot rimane spesso inutilizzato. Formazione e change management sono fondamentali.

Copilot e protezione dei dati

Una differenza sostanziale tra Microsoft 365 Copilot e le offerte per i privati risiede nell’accesso ai dati da parte di Microsoft. Nelle offerte per privati, Microsoft può utilizzare le informazioni inserite per allenare i modelli linguistici. Microsoft 365 Copilot mantiene i dati all’interno dell’ambiente aziendale (tenant) e non li utilizza per l’addestramento dei sistemi di IA.

Poiché Microsoft 365 Copilot può accedere ai documenti aziendali in SharePoint con i diritti del rispettivo dipendente, per motivi di sicurezza e protezione dei dati, è necessario regolare i diritti di accesso. In questo modo, si può anche evitare che l’assistente AI «sveli» informazioni riservate, come ad esempio il salario del direttore, da una tabella Excel. Swisscom supporta le aziende nel corretto utilizzo dl Copilot.

Non offrire uno strumento GenAI ufficiale è generalmente controproducente anche dal punto di vista della protezione dei dati: i collaboratori utilizzeranno comunque soluzioni private. Questa «Shadow AI» aumenta il rischio che dati sensibili vengano utilizzati per l’addestramento di modelli esterni e possano essere successivamente estratti.

Primi passi con Microsoft 365 Copilot

Una volta completati le attività di protezione dei dati, si tratta di individuare i casi di applicazione specifici per Copilot. I seguenti passaggi si sono rivelati utili. Questi vengono elaborati nell’ambito dei workshop Swisscom:

• Progetto pilota in piccoli gruppi/team con applicazioni Office e Microsoft Teams.
  Obiettivo: Elaborare casi d’applicazione.
• Scambio di conoscenze e utilizzo di Copilot per tutti i collaboratori, anche sulla base dei casi di applicazione elaborati.
  Obiettivo: Raccogliere esperienze, primi risultati in termini di efficienza.
• Approfittare dei vantaggi dell’archiviazione dei documenti aziendale tramite Copilot.
  Obiettivo: Impiego di Copilot per analisi, nuovi progetti, idee innovative, ecc.

Con un approccio mirato, aumenterete notevolmente le probabilità che anche la sua azienda benefici dei vantaggi di Microsoft 365 Copilot.