Nella competizione con la concorrenza e con le grandi aziende, le PMI hanno ricevuto un sostegno inaspettato: l’IA generativa come Copilot di Microsoft 365 può sopperire alla mancanza di conoscenze tecniche e calarsi nel ruolo di diversi esperti. Scoprite qui come approfittarne (con tanto di esempi concreti).
Ecco cosa troverete nell’articolo:
- Microsoft 365 Copilot aiuta le PMI che dispongono di risorse limitate a lavorare in modo più professionale, non come sostituto dei collaboratori, ma come assistente digitale che riunisce le conoscenze, prepara le decisioni e riduce i compiti amministrativi.
- L’integrazione in Microsoft 365 e nei dati aziendali rende Copilot un supporto davvero prezioso per l’attività quotidiana e per i processi critici per l’azienda.
- Sulla base di esempi pratici concreti, l’articolo mostra come Copilot sostiene già oggi le PMI – dalle analisi gestionali alla sicurezza informatica fino ai processi, alle risorse umane e alle riunioni – e a cosa occorre prestare attenzione per introdurre questa soluzione in modo efficace.
Le PMI sono in competizione non solo con i loro concorrenti locali, ma anche con grandi imprese e gruppi internazionali. Una competizione impari, se si considerano le risorse disponibili.
Va da sé quindi che le PMI prendano in considerazione l’utilizzo dell’intelligenza artificiale per ottimizzare i processi e aumentare l’efficienza. Le possibilità di impiego da scoprire e sperimentare sono ancora tante.
La buona notizia è che con l’IA generativa, spesso abbreviata in GenAI, entra in gioco una tecnologia immediatamente disponibile e pronta all’uso, come ChatGPT. Questa tecnologia sembra fatta su misura per le persone che lavorano nel digital workplace delle PMI, che spesso sono generaliste e pragmatiche. Per loro è in arrivo il supporto prezioso di un assistente in grado di automatizzare e velocizzare i processi. Copilot non sostituisce le persone, ma fornisce supporto nell’esecuzione di incarichi tecnici. E se grazie alla GenAI ogni persona a riesce risparmiare anche solo mezz’ora al mese, si ammortizzano anche i costi di licenza.
Copilot Chat o Copilot Business?
Microsoft offre due versioni del suo assistente IA. Microsoft 365 Copilot Chat è incluso nell’abbonamento e offre un chatbot basato sul web in grado di comprendere testi e codici e di generare immagini.
Copilot Business richiede una licenza aggiuntiva e si integra nell’universo di Microsoft 365. Questa variante non è disponibile solo direttamente nelle applicazioni Office. Può anche accedere a informazioni in Microsoft 365, ovvero a conversazioni su Teams, a e-mail e documenti su SharePoint e OneDrive for Business. Copilot Business include anche le funzioni di Copilot Chat. Gli esempi di utilizzo riportati in questo articolo si riferiscono a Copilot Business.
Introdurre in modo efficace l’IA generativa nelle PMI
Anche se il «colloquio di lavoro» con la GenAI può durare solo pochi minuti, è consigliabile pianificare la sua introduzione in modo accurato. Si tratta soprattutto di capire come la GenAI può gestire i dati aziendali in modo sicuro e quali sono gli scenari di utilizzo. E, spoiler alert, con Microsoft 365 Copilot è disponibile per le PMI un’offerta che presta particolare attenzione alla sicurezza dei dati. Le informazioni acquisite non vengono utilizzate per addestrare i modelli, bensì elaborate secondo i meccanismi di sicurezza e compliance di Microsoft 365. È in questo che l’offerta business si distingue dalla maggior parte degli abbonamenti GenAI per privati.
Un ulteriore vantaggio: Copilot Business si integra perfettamente in un ambiente Microsoft 365 e può accedere a tali informazioni con le autorizzazioni esistenti della rispettiva persona. Ciò consente di automatizzare i processi, come ad esempio la raccolta e il raggruppamento di informazioni sparse da mail, chat e documenti. In questo modo, è sufficiente premere un pulsante per redigere il verbale di una riunione, se le condizioni lo consentono. Ma di questo parleremo negli esempi pratici.
Nella pratica: 5 esempi di applicazione per Microsoft 365 Copilot nelle PMI
I seguenti esempi illustrano le ampie possibilità offerte da Microsoft 365 Copilot per supportare le PMI nella loro attività quotidiana. I prompt possono servire come punto di partenza e possono essere adattati alle proprie esigenze. Potete ampliare gli esempi in modo semplice e pratico con il Prompt Coach di Copilot o chiedere all’IA eventuali proposte di miglioramento.
Aiuto alla lettura dei prompt:
- Per i testi inseriti tra i simboli minore e maggiore (<esempio>), utilizzate i termini più adatti al vostro settore e alla vostra azienda.
- I riferimenti alle informazioni aziendali (documenti, persone ecc. di Microsoft 365) possono essere inseriti nel prompt con una barra obliqua («/»).
In ogni caso, è necessario verificare la plausibilità dei risultati con l’intelligenza umana: Copilot non è perfetto e a volte commette errori.
1. Sviluppare un’analisi SWOT
Un’analisi SWOT (Strengths/Weaknesses, Opportunities/Threats; in italiano punti di forza/punti deboli, opportunità/minacce) è uno strumento efficace per l’analisi e l’ulteriore sviluppo del modello di business. Copilot consente di combinare in modo elegante le informazioni interne con le «conoscenze» generiche della GenAI. La valutazione dei risultati e l’adozione di decisioni strategiche restano pertanto di competenza della Direzione generale.
Siamo un’azienda del <settore> e abbiamo la sfida <X>. Ecco gli ultimi due bilanci d’esercizio: <documento01> <documento02>. Utilizza il feedback della clientela contenuto nella casella di posta «Feedback della clientela». Descrivi il problema nel dettaglio, includendo l’impatto sull’attività aziendale e sugli obiettivi. Proponi poi una soluzione per affrontare questa sfida. Spiega come funziona la soluzione, illustrane i suoi punti di forza e i vantaggi per la tua azienda. Riassumi i risultati in una tabella sotto forma di analisi SWOT.
2. Riassumere il contenuto di documenti e ricavarne indicazioni operative
La maggior parte dei membri della Direzione di una PMI non è formata da professionisti dell’IT e della cibersicurezza. Ciononostante, la sicurezza informatica rimane sotto la loro responsabilità. La GenAI è ideale per tradurre contenuti specialistici, come report tecnici IT, in un linguaggio gestionale comprensibile, favorendo così decisioni informate.
Questo esempio utilizza il PDF «Standard minimo ICT 2023» della Confederazione, che riassume le principali misure di cibersicurezza. Nel prompt il documento è salvato nell’ambiente SharePoint dell’azienda o in OneDrive.
Riassumi il documento <documento>. Descrivi gli aspetti più importanti sotto forma di elenco. Scrivi in modo che un amministratore delegato possa capirlo anche senza avere conoscenze informatiche approfondite.
Siamo una PMI senza specialisti IT interni. Quali raccomandazioni ci riguardano e come possiamo implementarle? Puoi anche fare domande per scoprire quali misure di protezione abbiamo già adottato.
3. HR e reclutamento del personale
Questo prompt mostra un esempio del processo di reclutamento di un collaboratore addetto alle vendite supportato dall’IA. «Petra Esempio» è la responsabile vendite. Si tratta in questo caso di un dialogo, dove a ogni risposta data da Copilot segue un determinato prompt.
- Aiutami a formulare argomentazioni sui motivi per cui dovremmo assumere un nuovo addetto alle vendite per il <progetto X>.
- Potresti scrivermi un’e-mail per il nostro capo dove spieghi perché dovremmo assumere questa persona?
- Che cosa era stato detto a riguardo la scorsa settimana, durante la chiamata Teams con la mia collega Petra Esempio? Aggiungi questi punti all’e-mail.
- Puoi creare una descrizione completa delle mansioni per un nuovo addetto alle vendite che si occuperà nella nostra PMI del lancio del nostro nuovo prodotto <descrizione su SharePoint>?
4. Descrivere i processi per i settori specialistici
Molti processi nelle PMI sono nati sulla base dell’esperienza e non sono stati definiti in modo più esplicito. Copilot può aiutare a descrivere i processi utilizzando e-mail, chat e documenti e a formulare proposte di miglioramento. In questo modo, Copilot può contribuire ad aumentare l’efficienza ed eventualmente gettare le basi per la successiva automatizzazione dei processi.
Di seguito riportiamo la versione più breve del prompt:
Lavori come consulente di processo pragmatico per una PMI. Analizza le mie e-mail, le mie chat e i miei documenti per riconoscere i processi di lavoro tipici delle PMI. Descrivi i processi più importanti in modo comprensibile, prepara liste di controllo e proponi semplici miglioramenti che forniscano un aiuto immediato nelle attività quotidiane.
5. Mettere a verbale le riunioni
Anche nelle PMI le riunioni sono tra le attività amministrative più dispendiose in termini di tempo, soprattutto se si tiene conto delle fasi di preparazione e del follow-up. In quest’ultimo compito, Copilot può ridurre notevolmente il lavoro, poiché l’IA scrive una prima bozza del verbale, che deve essere poi verificata da una persona, includendo decisioni e compiti importanti. Tuttavia, è necessario che la relativa documentazione sia disponibile in formato digitale, ad esempio sotto forma di registrazione di una riunione di Teams e di documenti collegati tramite link.
In questo caso, la versione breve del prompt può essere la seguente:
Fai un riepilogo di questa riunione online <nome della riunione>: Crea un verbale strutturato con decisioni, cose da fare e fasi successive.
L’introduzione di Copilot non è un progetto informatico, ma una questione che riguarda produttività e organizzazione. Le PMI che maturano precocemente esperienze e definiscono regole chiare, ottengono vantaggi duraturi utilizzando meglio le loro conoscenze.
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Naturalmente speriamo che, grazie ai nostri consigli pratici, abbiate recuperato in un batter d’occhio il tempo che avete dedicato alla lettura di questo articolo.
