Molte riunioni sono percepite come una pura perdita di tempo. Tuttavia, con una buona gestione, organizzazione e intelligenza artificiale, diventa possibile pianificarle in modo che siano veramente utili. Con questi consigli pratici riuscirete a strutturare i meeting in modo efficiente.
Documento pratico: Meeting online
Scoprite nel nostro documento pratico come organizzare riunioni online efficienti assicurando una partecipazione attiva delle persone presenti.
Non si riescono proprio a evitare le riunioni in cui tutti mettono mano allo smartphone ogni due secondi o rispondono alle mail dal laptop chiedendosi: che ci faccio qui? È vero che le riunioni fanno parte della quotidianità lavorativa, ma la maggior parte delle persone sente di sprecare il proprio tempo. Le riunioni ibride e online rafforzano questa tendenza, poiché dietro lo schermo è facile svolgere in parallelo altre attività senza che nessuno se ne accorga.
Secondo lo studio di Microsoft «Work Trend Index», le riunioni inefficienti sono il fattore killer numero uno della produttività, seguite subito dopo dal numero eccessivo di riunioni. Obiettivi poco chiari e difficoltà a sintetizzare i temi più importanti sono le maggiori difficoltà. Diversi studi hanno invece dimostrato che a rendere delle riunioni efficienti è la loro capacità di influire positivamente sulla percezione, l’attenzione, il comportamento e il benessere delle persone partecipanti, come riassume un meta-studio del Chartered Institute of Personnel and Development (CIPD). Al contempo, aumenta anche la possibilità di raggiungere gli obiettivi dell’incontro.
Questo dimostra l’importanza di una buona organizzazione e gestione. Affinché le riunioni tornino a essere ciò che dovrebbero essere, ovvero la base dello spirito di squadra e dell’innovazione, ci sono alcune regole da rispettare. Tanto per iniziare, è possibile sostituire facilmente alcuni incontri informali con canali di comunicazione più adatti.
«Questa riunione avrebbe potuto essere un’e-mail»
Questo detto, diffuso tra gli uffici, illustra molto bene la problematica: non sempre una riunione è l’approccio migliore per chiarire una questione. Per molte esistono alternative ragionevoli:
- Aggiornamenti di stato, trasmissione di informazioni: metodo asincrono tramite Teams, e-mail o videoregistrazione
- Feedback: direttamente nel documento sotto forma di commenti, correzioni e aggiunte
- Richieste semplici a più persone, ad esempio per delegare un compito o per richiedere informazioni: chat di gruppo
I meeting sono invece utili soprattutto quando le persone devono elaborare insieme qualcosa, ad esempio per:
- Prendere decisioni
- Risolvere insieme problemi complessi
- Raccogliere opinioni e prospettive diverse
- Workshop, brainstorming
Queste attività sono accomunate dal fatto che si tratta di uno scambio simultaneo o di una discussione tra più persone.
7 regole per riunioni migliori
Regola n. 1: definire l’obiettivo della riunione
Una riunione deve avere tassativamente un obiettivo, ad esempio: chiedere input per la risoluzione di un problema o comunicare una decisione importante riguardante il personale con la possibilità di porre domande. È opportuno menzionare i risultati che vi aspettate già nell’invito. Nel nostro esempio: chiarire i dubbi in merito alla decisione relativa al personale o definire le fasi successive in modo che tutte le persone coinvolte possano continuare a lavorare al progetto.
Nell’invito definite anche la preparazione che vi aspettate da chi partecipa.
Regola n. 2: invitare le persone giuste e ridurre il numero all’essenziale
Convocate solo le collaboratrici e i collaboratori realmente interessati dalla questione, che possono dare un contributo importante o beneficiarne. Riducete al minimo il gruppo di partecipanti invitati: meno siete, meglio è. Si tratta anche di una misura per alleggerire il personale dalla «valanga di riunioni».
Regola n. 3: preparare l’agenda della riunione
Stilate una lista dell’ordine del giorno indicando il contenuto e la tempistica e rispettatela. L’IA generativa come Microsoft Copilot 365 può aiutarvi a farlo e ridurre il lavoro manuale. Ad esempio, potete chiedere a Copilot di generare un ordine del giorno con i punti da discutere utilizzando e-mail, verbali e appunti, di riassumere le informazioni rilevanti per le persone partecipanti o di elencare le decisioni prese durante le riunioni precedenti.
Regola n. 4: dalla preparazione alla decisione, il passaggio da comunicazione asincrona a sincrona
Spostate la parte informale nella fase di preparazione. Condividete documenti e informazioni importanti in anticipo con chi vi prenderà parte e offrite la possibilità di porre domande. Nel corso della riunione stessa, avrete l’opportunità di concentrarvi sulla discussione per stabilire le priorità e prendere decisioni. In questo modo si risparmia tempo e si riduce al minimo la durata della riunione.
In linea di principio, una riunione dovrebbe durare al massimo un’ora. Uno strumento di gestione del tempo come un timer o un metodo come il timeboxing aiutano a moderare la lunghezza della discussione.
Regola n. 5: condurre in modo professionale le riunioni ibride
I tool come Microsoft Teams hanno eliminato i vincoli fisici. Oggi le riunioni online fanno parte della quotidianità, soprattutto in forma ibrida. Ma quando, ad esempio, solo il reparto vendite di un’altra regione linguistica prende parte online a una riunione in cui tutte e tutti i partecipanti sono presenti di persona, spesso si crea una dinamica scomoda: mentre le persone nella stanza conversano e discutono al meglio e regna un’atmosfera rilassata (in considerazione del linguaggio del corpo), il reparto vendite si sente escluso.
Cercate quindi di strutturare e condurre le riunioni ibride:
- Coinvolgete attivamente coloro che partecipano virtualmente rivolgendovi a loro e includendoli nella discussione
- Utilizzate tool digitali come la condivisione dello schermo o una whiteboard digitale
- Conducete la riunione e riassumete le decisioni, sia verbalmente che in formato digitale
Regola n. 6: utilizzare tool digitali in modo mirato nelle riunioni
I dispositivi come notebook o smartphone possono essere fonte di distrazioni, ma anche molto utili. Ovviamente le riunioni traggono vantaggio da quest’ultimo aspetto. Ad esempio:
- Documentazione delle decisioni importanti «in tempo reale» su un documento condiviso
- Whiteboard collaborative, ad esempio con post-it digitali, su cui ognuno può condividere le proprie riflessioni su un argomento
- Processo decisionale strutturato: elenchi di priorità, accordi e commenti per via digitale
- Registrazione di una riunione online o ibrida e analisi con Copilot per redigere un verbale ed elencare le attività
I tool digitali aiutano anche a coinvolgere meglio chi partecipa online nelle riunioni ibride. La regola generale: ciò che non è sullo schermo non esiste.
Regola n. 7: rimanere focalizzati e verbalizzare i punti più importanti
Al termine della riunione, cinque partecipanti danno vita a cinque interpretazioni diverse di quanto detto. Per evitare malintesi, i punti più importanti devono essere annotati in un promemoria o in un breve verbale, indicando misure, compiti e obiettivi per ogni collaboratrice e collaboratore.
L’IA può essere d’aiuto in questi compiti, come già accennato in precedenza. Tuttavia, è importante che un essere umano verifichi l’output dell’IA per accertarne la correttezza e la completezza.
Checklist: partecipare alla riunione sì o no?
Non tutti i meeting sono organizzati in modo ottimale. Spesso le collaboratrici e i collaboratori vengono invitati senza sapere quale sia effettivamente il loro contributo alla riunione. La partecipazione o il rifiuto di un invito a una riunione dipendono anche da esperienze passate. La seguente checklist può aiutarvi a decidere:
- La riunione si sarebbe svolta tranquillamente anche senza di me, ho partecipato solo per correttezza: la prossima volta, rifiutate gentilmente l’invito fornendo questa motivazione.
- La riunione è stata organizzata male: comunicatelo alla persona responsabile sotto forma di feedback e proponete suggerimenti per migliorare.
- Non era chiaro in che modo potessi contribuire: chiarite prima della prossima riunione se la vostra competenza o le vostre proposte sono richieste. La risposta determinerà la vostra partecipazione o meno.
- Posso contribuire in modo asincrono? Magari potete fornire i vostri input in anticipo, senza dover partecipare alla riunione.
- Mi sono resa/o conto di non essere la persona giusta per l’argomento della riunione: se vi rendete conto di questo aspetto durante l’incontro, informate l’organizzatore e abbandonate la riunione. Cercate di arrivare a questa conclusione già prima dell’inizio della riunione: si veda il punto sopra.
- Non ho potuto contribuire granché dal momento che ero l’unica/o a partecipare solo virtualmente: utilizzate eventualmente la chat o di tanto in tanto richiamate l’attenzione delle altre e degli altri partecipanti sulla vostra presenza. Può essere utile che anche coloro che partecipano in presenza si colleghino alla riunione online e accendano la videocamera. In questo modo tutte e tutti i partecipanti potranno vedersi a vicenda.
Misurare (e migliorare) la cultura delle riunioni
Per migliorare la cultura delle riunioni e renderle efficienti, dovete prima valutare la situazione attuale. A tal fine sono utili alcuni semplici indicatori:
- Numero di riunioni a settimana
- Durata media delle riunioni
- Percentuale di riunioni con risultati evidenti
- Tempo di attuazione delle decisioni prese nelle riunioni
Con questi indicatori garantite trasparenza e individuate il potenziale di miglioramento.
5 fattori per le PMI
- Fissate le riunioni solo se sono davvero necessarie. Analizzate criticamente anche le riunioni già in programma e apportate se necessario modifiche
- Definite in anticipo obiettivo e risultato
- Riducete la cerchia di partecipanti con coerenza
- Utilizzate l’IA per la preparazione e le operazioni successive
- Definite sempre in modo chiaro i prossimi passi
Per i PMI: come procedere
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La strada verso riunioni più efficienti
I meeting rimangono un elemento centrale della collaborazione. Ma nell’era dell’IA vale più che mai la regola: meno riunioni, ma migliori.
Per le PMI ciò significa:
- Evitare riunioni non necessarie
- Rafforzare la collaborazione asincrona (chat e e-mail)
- Definire obiettivi e risultati chiari per le riunioni
- Utilizzare l’IA in modo mirato per la preparazione e le operazioni successive
L’applicazione di questi principi non solo consente di risparmiare tempo, ma migliora anche la qualità delle decisioni e la collaborazione all’interno del team. Per le PMI con risorse limitate, una cultura delle riunioni fondata sull’efficienza è un fattore fondamentale per la produttività.
