Tipps, um Freitage, Ferien und andere Abwesenheiten im Geschäft zu planen
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So planen Sie Abwesenheiten optimal

Festtage und Jahreswechsel. Für viele KMU der Moment, wo es im Geschäft ruhiger zugeht und Ferien oder wenigstens ein paar freie Tage anstehen. Sie können Ihre verdiente Abwesenheit besser geniessen, wenn Sie sich gut darauf vorbereiten. Diese Checkliste hilft Ihnen dabei.

Wenn Sie vor den Ferien oder den freien Tagen alles erledigen, was ansteht, bleibt auch der Kopf frei. Und Sie können die Tage besser geniessen. Wahrscheinlich haben Sie anstehende Aufgaben in Ihrer To-do-Liste notiert. Und vielleicht leeren Sie den Posteingang vor den Festtagen. Diese Checkliste hilft Ihnen bei der Abwesenheitsplanung.

Über die Abwesenheit informieren

  • Falls Ihr Geschäft, Laden, Restaurant etc. Betriebsferien macht oder Sie die Öffnungszeiten über die Festtage anpassen: Informieren Sie Kunden frühzeitig auf allen Kanälen. Das heisst, im Geschäft, auf Ihrer Webseite, im Newsletter, in Google My Business und local.ch, in der App, auf der Facebook-Seite, über Xing und LinkedIn etc.
  • Instruieren Sie den Büroservice (falls Sie einen nutzen), wohin Anrufe an Sie weitergeleitet werden sollen.
  • Informieren Sie Kunden, Lieferanten, Geschäftspartner und andere externe Stellen frühzeitig über Ihre eigene Abwesenheit, per E-Mail oder elegant mit einem Hinweis in Ihrer Signatur. Dort geben Sie auch bekannt, wer Ihre Stellvertretung übernimmt.
  • Richten Sie eine Abwesenheitsmeldung in Outlook (oder Ihrem bevorzugten Mailprogramm) ein.
  • Tragen Sie die freien Tage in Ihrem Kalender ein. Ein Online-Kalender wie beispielsweise in Microsoft 365 ist dazu ideal, weil Ihre Mitarbeitenden die Abwesenheiten in Ihrem Kalender sehen können – und umgekehrt.

Die freien Tage planen

  • Kommunizieren Sie Ihre Stellvertretung und vereinbaren Sie eine Übergabesitzung.
  • Organisieren Sie, wie, wann und für wen Sie erreichbar sind und an wen die anderen Anrufe weitergeleitet werden sollen. Am einfachsten gestaltet sich diese Planung via moderner Festnetztelefonie-App fürs Smartphone. So managen Sie einfach, für wen Sie auch bei Abwesenheit erreichbar sind und wen Sie lieber an Ihre Stellvertretung weiterleiten. Wenn Sie Swisscom Smart Business Connect nutzen, können Sie auch Microsoft Teams mit Ihrer Festnetztelefonie verbinden.
  • Je nach Branche bieten Sie vielleicht einen Pikett- oder Notfalldienst auch über die Feiertage. Planen Sie die Einteilung der Mitarbeitenden frühzeitig und informieren Sie auf Ihrer Webseite, wie Ihr Unternehmen in Notfällen erreichbar ist.
  • Blockieren Sie am letzten Tag Zeit für Last-Minute-Arbeiten.
  • Planen Sie die Themen für die Übergabesitzung mit Ihrem Stellvertreter.
  • Organisieren Sie, wer die Pflanzen im Geschäft giesst.

Aufgaben und Arbeiten delegieren

  • Erteilen Sie Ihrem Stellvertreter die notwendigen Berechtigungen, zum Beispiel fürs Online-Banking, den Zugriff auf digitale Dokumente im Online-Speicher, die Buchhaltung – oder physisch in Form des Postfach-Schlüssels.
  • Verteilen Sie die Aufgaben, die während Ihrer Abwesenheit erledigt werden müssen.
  • Leiten Sie allenfalls die Post um.

Aktualisierter Artikel vom Juni 2017.

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