«Rivisitazione della gestione ospedaliera»

L’introduzione della Robotic Process Automation (RPA) è un elemento centrale per l’efficientamento del lavoro in ospedale. Con RPA si intendono i robot software (bot) che svolgono funzioni ripetitive e basate su regole, ad esempio l’estrazione e il trasferimento di dati tra sistemi IT. Il vantaggio è che la RPA accede alle interfacce utente, ai software e ai sistemi esistenti come farebbe un utente umano, ma senza la necessità di interfacce complesse. Ciò riduce il lavoro di implementazione e consente di ottenere risultati celeri. 
Grazie al suo know-how tecnico e alla sua competenza nel settore sanitario, Swisscom ha supportato il KSGR nella realizzazione del progetto. Non solo per quanto riguarda lo sviluppo tecnico, ma anche la metodologia, ad esempio con workshop sull’analisi dei processi, modelli per la valutazione del potenziale di automazione e raccomandazioni concrete per l’attuazione. Sono stati i dipartimenti specialistici interni a selezionare i processi e a definirne la priorità, al fine di rispecchiare la realtà operativa. Infine, l’RPA doveva essere impiegata in via preliminare per processi amministrativi: «La sfida più grande nell’area infermieristica e medica è l’elevata complessità dei processi, ad esempio al momento della dimissione, che viene gestita in modo diverso a seconda della diagnosi e del trattamento,» afferma Müntener. «Per questo motivo abbiamo deciso di adottare processi ammi­nistrativi standardizzati, che ci consentono di automatizzare la RPA in modo affidabile e senza rischi.» 

Un’area di applicazione dell’RPA è il controllo e l’aggiornamento automatizzati dei dati di base dei pazienti. Mentre prima le informazioni dovevano essere trasmesse manualmente da un sistema all’altro, oggi il bot RPA cerca i dati attuali e li aggiorna automaticamente. In questo modo si evitano conteggi errati e si risparmia tempo per l’elaborazione successiva. 

Come ulteriore caso d’uso, Müntener cita la garanzia d’assunzione dei costi per pazienti extracantonali. In passato il personale ogni giorno doveva inserire manualmente i dati, oggi invece lo fa un bot in modo completamente automatico. Anche l’archiviazione dei rapporti di laboratorio di fornitori esterni è stata automatizzata: anziché impiegare mezza giornata per un’assegnazione manuale, il sistema riconosce il numero d’ordine grazie al riconoscimento ottico dei caratteri e assegna il rapporto in modo autonomo e corretto. 
Inoltre, il KSGR sta già testando modi per supportare il personale medico con l’intelligenza artificiale. Un progetto particolarmente pionieristico è stato il cosiddetto Patient Summary, che si serve di un modello LLM (Large Language Model) per riassumere informazioni mediche rilevanti tratte da decine di documenti. «La storia clinica di una o un paziente può risalire ad anni addietro e contenere fino a 100 documenti, dagli esami di laboratorio ai questionari di anamnesi fino ai rapporti di ricovero e dimissione,» spiega Müntener. «Il nostro Patient Summary riassume in pochi secondi intere cartelle cliniche in modo automatizzato.»

Le prime automazioni vengono implementate anche nella divisione infermieristica, ad esempio con una trasmissione automatica dei parametri vitali quando i pazienti passano ad altri reparti specialistici.

Per un’automazione mirata dei processi nel settore dei sistemi sanitari è necessaria una preparazione accurata. Secondo Markus Müntener la sfida più grande è scegliere il processo giusto. Ciò richiede vicinanza alla quotidianità lavorativa e una profonda comprensione dei processi. Importante è anche la stretta collaborazione con i dipartimenti specialistici. I processi non devono essere considerati come unità isolate, ma devono rimanere coerenti nel contesto generale. Soprattutto in ambito medico, l’accettazione delle nuove soluzioni riveste un’importanza fondamentale. «Il nostro personale medico deve potersi fidare delle informazioni automatizzate. In questo scenario l’affidabilità è tutto.» 

Consigli su RPA per fornitori di servizi:  

• Considerare i processi da un punto di vista olistico: l’automazione deve rientrare nel contesto generale dei processi. Solo chi conosce l’intera procedura può effettuare una digitalizzazione sensata.
  
• Dare priorità a processi adeguati: fattibilità tecnica, beneficio potenziale e implementabilità organizzativa devono essere in equilibrio. 
  
• Prendere sul serio chi ha riserve: soprattutto in ambito medico, l’accettazione è decisiva. Una comunicazione trasparente crea fiducia. 
  
• Sviluppare competenze interne: la gestione e l’ulteriore perfezionamento di soluzioni RPA richiedono un know-how interno sul posto: la consulenza esterna da sola non è sufficiente per continuare ad automatizzare con successo i processi a lungo termine. 
  

Attualmente, oltre a numerosi bot ICT «interni,» sono in uso anche sette bot nel KSGR. Con un successo misurabile: «Ogni anno automatizziamo oltre 5000 ore di lavoro manuale,» afferma soddisfatto Markus Müntener. Il tempo guadagnato va a beneficio della sicurezza dei ricavi, della qualità dell’assistenza e della soddisfazione sul lavoro. Inoltre, le automatizzazioni ottimizzerebbero nettamente i processi operativi dell’ospedale, con una migliore qualità dei dati e meno fonti di errore. 

Il KSGR non beneficia solo internamente dei suoi progressi, ma funge anche da apripista nel Cantone. Il sostegno cantonale alla digitalizzazione offre la possibilità di rendere accessibili anche ad altri ospedali le soluzioni sviluppate. L’obiettivo è mettere a frutto insieme le esperienze, sfruttare sistematicamente il potenziale esistente e rafforzare così in modo duraturo l’assistenza sanitaria in tutto il Cantone dei Grigioni. 

L’esempio KSGR dimostra che l’automazione dei processi non è fine a se stessa, bensì uno strumento strategico per rendere un ospedale pronto ad affrontare il futuro anche in condizioni quadro difficili. Essa non solo offre efficienza, ma crea anche spazio per ciò che conta davvero: un’assistenza sicura e di elevata qualità e una riduzione del carico di lavoro per il personale specializzato.