Work Smart Coaching alla Privera

Work Smart: via alla trasformazione per il lavoro flessibile

Con il Work Smart Coaching di Swisscom, Privera è riuscita ad avviare il cambiamento culturale necessario per la trasformazione digitale – dall’interno verso l’esterno e con alta sostenibilità.

Testo: Jörg Rothweiler, 23 maggio 2018

La trasformazione digitale cambia il mondo del lavoro. Orario e posto di lavoro diventano più flessibili, team di progetto personalizzati vanno a sostituire gerarchie rigide. Tutto questo offre certo grandi opportunità, ma comporta anche un complesso processo di cambiamento. I collaboratori devono cambiare modo di pensare, rivedere i propri schemi, pensare in termini di futuro. L’introduzione di moderni strumenti di comunicazione da sola non è sufficiente. Quello che occorre è un cambio di vedute a lungo termine, ossia la volontà di «vivere» concretamente l’idea del lavoro smart nell’azienda. Che questo sia tutt’altro che facile è quanto ha potuto constatare, come tante altre aziende, anche Privera, fornitrice di servizi immobiliari indipendente, attiva con 12 filiali in tutta la Svizzera. Con Skype4Business, si avvaleva di uno strumento di comunicazione moderno, ma il suo impiego non soddisfaceva ancora tutte le aspettative. Privera voleva capire quali fossero le cause e che cosa avrebbe potuto fare al riguardo. L’azienda ha così ingaggiato il team Work Smart Coaching di Swisscom, affinché sviluppasse, forte delle proprie esperienze nel daily business, una soluzione che rispondesse alle esigenze individuali di Privera.

Il lead nel processo di trasformazione è stato affidato fin dall’inizio a giovani collaboratori della Privera. Con lo scopo di avviare un cambiamento «dall’interno», dall’azienda stessa.

Primo passo: analisi approfondita del problema

In questo primo passo è stato registrato il traffico di dati di comunicazione, che sono poi stati valutati nel dettaglio. Dall’analisi approfondita del comportamento di comunicazione dei collaboratori sono emerse due grandi limitazioni: da un lato esistevano lacune, talvolta anche notevoli, nella padronanza del tool, dall’altro lato sono state rilevate pure debolezze nelle competenze metodologiche individuali che non interessavano solo Skype.

Sulla base di questi rilevamenti sono state formulate delle prime ipotesi, che sono poi state verificate e confermate nel corso di un’indagine qualitativa sotto forma di brevi interviste. È stato così constatato che, più che nel tool stesso, il problema risiedeva nell’atteggiamento assunto da molti collaboratori nei confronti dell’uso di Skype4Business.

Co-creazione: il cambiamento più efficace è quello che avviene dall’interno verso l’esterno

Ma come può essere attuata la modifica necessaria dell’atteggiamento globale, quindi una trasformazione culturale a livello aziendale? L’esperienza dei coach di Swisscom, ma anche diversi studi, dimostrano che un «change of mind» a lungo termine non può essere imposto dall’esterno. Un cambiamento o rinnovamento del pensiero funziona solo quando viene avviato e promosso dall’interno, dall’azienda stessa, verso l’esterno.

«Per me è molto importante che «quelli in alto» prendano seriamente le proposte di noi membri della community e sono felice di poter contribuire attivamente, in prima persona, alla creazione del mio posto di lavoro del futuro.»

Membro della Work Smart Community

Pertanto, il team di Swisscom Work Smart Coaching non punta a una consulenza classica, ma all’elaborazione di nuove possibilità e opportunità direttamente dall’interno dell’azienda per mezzo della co-creazione, ossia attraverso una Work Smart Community, costituita dai collaboratori dell’azienda stessa. Questa viene accompagnata da vicino dai coach Work Smart di Swisscom, che la assistono e ne agevolano l’acquisizione dei metodi affinché possa agire da primo iniziatore, motivatore e promotore di un cambiamento al proprio interno.

Workshop 1: avvio del cambiamento con l’istituzione di una Work Smart Community

Il cambiamento ha preso il via con l’accertamento, nel corso di un workshop di avvio, di quali fossero le cose da cambiare e in quale direzione. Sulla base delle nozioni apprese nella fase di analisi del problema, è stata presentata la visione messa a punto con il team di progetto, «Usare meglio Skype», insieme alla roadmap annessa. In seguito, per favorire il processo di trasformazione intrinseca desiderato, è stata formata la community prevista per la sua realizzazione. Ciascun collaboratore coinvolto ha ricevuto un ruolo specifico all’interno del gruppo. Fin dall’inizio, l’intera gestione del progetto è stata affidata alla community di Privera. Gli specialisti del Work Smart Coaching di Swisscom sono rimasti «solo» al loro fianco, hanno appoggiato la community fornendo il know how e l’assistenza tecnica.

L’efficacia del concetto realizzato si è dimostrata alla fine del primo workshop: in una sola mezza giornata, la community aveva già formulato desideri ed esigenze concrete sulla collaborazione futura all’interno di Privera. E qui sono emersi i vantaggi e i potenziali che può offrire Skype4Business in questo senso. Alla fine della giornata si è cristallizzato un concetto mirato a intensificare l’uso del tool secondo le esigenze e gli obiettivi formulati insieme.

Il CEO di Privera, Dieter Sommer, è rimasto colpito dai risultati ottenuti dai coach e dalla community e intende continuare a costruire anche in futuro sulla capacità di imprimere cambiamenti dimostrata dalla sua community «Pri2morrow».

Workshop 2: individuazione delle problematiche, sviluppo delle soluzioni

Dopo l’elaborazione del concetto, in un secondo workshop la community si è dedicata alla questione «come arriviamo all’obiettivo desiderato?». È emerso subito che i problemi interessavano senz’altro aspetti tecnici e amministrativi, ma anche quelli umani. Infatti, per entusiasmare gli altri delle proprie idee, deve essere innanzitutto chiaro come si lavora oggi e come desideriamo che si lavori in futuro. Per comprendere il «lato umano» del processo di trasformazione, sono state analizzate le modalità di lavoro degli utenti alla Privera, sono state individuate determinate sfide e da qui si sono tratte mansioni concrete per la community. In questo modo la community era pienamente consapevole di che cosa aveva bisogno per poter incoraggiare i collaboratori di Privera a un uso più assiduo di Skype4Business. Per esempio, la creazione di brevi guide all’uso, chiare e sintetiche, ma anche l’introduzione di client mobili.

«Le idee e i cambiamenti che nascono dalla partecipazione attiva di ciascuno sono sostenuti e implementati con maggiore efficacia rispetto agli obblighi e alle misure imposte da fuori.»

Coach di Swisscom Work Smart

L’altro obiettivo, ossia compattare la variopinta community formata spontaneamente in un’unità forte e convincente, si è materializzato da solo. Il gruppo si è dato un proprio nome, «Pri2morrow», e ha stilato un manifesto in cui illustrava che cosa sia la community, quali obiettivi persegue e quale valore rappresenta per l’azienda.

Uno degli aspetti che ha stupito i coach di Swisscom è stato che i membri della community Privera, in parte provenienti dalla Svizzera tedesca e in parte dalla Romandia, annotavano le idee e i progetti fianco a fianco in tedesco e in francese. «Da questo progetto abbiamo tratto un importante insegnamento: è possibile condurre workshop anche in due lingue!», afferma un coach Work Smart di Swisscom.

Workshop 3: misure concrete e lavoro di persuasione

Nel terzo e ultimo workshop si è trattata la questione: «I piani alti parteciperanno?» A scopo di chiarifica sono state presentate all’amministrazione aziendale le misure programmate, quali la redazione di istruzioni in formato video e una grande campagna d’informazione interna. Si sono inoltre esposte idee concrete su come comunicare gli obiettivi della community in modo trasparente a tutti i collaboratori e su quali misure di supporto questi possano ricevere dalla community relativamente all’uso di Skype4Business.

«Già San Benedetto aveva fissato nelle sua Regola (540 d.C.) che quando non si trova una soluzione a un problema occorre rivolgersi ai più giovani. La Work Smart Community ha avviato svariate modifiche dal riscontro positivo e in tal modo ha dimostrato che aveva ragione.»

Dieter Sommer, CEO Privera

L’amministrazione aziendale ne è rimasta colpita e ha deciso di implementare tutte le misure proposte. Inoltre, e questo è stato motivo di particolare orgoglio per tutti i membri, il CEO Dieter Sommer ha riconosciuto il valore della community per la sua azienda: anche per futuri processi di trasformazione sulla scia di Work Smart desidera continuare a costruire sulla forza della community.

«Abbiamo imparato molte cose utili per il futuro»

Adrian Blum, responsabile IT di Privera, sul processo di co-creazione e il Work Smart Coaching di Swisscom

Questo processo ha dato molto a Privera

Perché Privera ha scelto il Work Smart Coaching di Swisscom?

Siamo rimasti persuasi del valore di Work Smart Coaching grazie all’esperienza che i coach di Swisscom avevano già maturato con questa iniziativa sia internamente sia presso altre aziende. Inoltre, siamo stati contagiati e ispirati dalla passione dimostrata in modo tangibile dai responsabili di Swisscom per questa tematica.

Che cosa è cambiato dall’esperienza di coaching?

Continuiamo a sviluppare la community. Riuscire a includere le nuove generazioni e a coinvolgerle attivamente nel processo di digitalizzazione è un aspetto molto positivo, con effetti già evidenti.

Oggi pensa che sia valsa la pena impegnarsi in questo progetto?

Nonostante sia ancora presto per una valutazione definitiva, oggi considero l’iniziativa già positiva. I membri della community hanno potuto fare tesoro e applicare quanto appreso nei workshop sulla tecnica di presentazione.

Come si pongono Privera e la sua community oggi nei confronti delle difficoltà annesse?

Esistono difficoltà, in particolare nel rafforzamento della community, che si evolve velocemente cambiando anche al suo interno. Per questo la nostra responsabile di progetto è una figura importante, che s’impegna con passione affinché l’intera community rimanga coesa. Fondamentale è anche l’appoggio dell’amministrazione e dell’intera direzione.

Quali saranno i frutti che l’amministrazione trarrà per il futuro da questo progetto?

Lo spirito, la motivazione e l’impegno dei giovani offrono preziosi potenziali all’azienda e una grande energia positiva che può contagiare gli altri.