Affiancare i collaboratori nel cambiamento culturale
In bilico tra curiosità e timore
I vantaggi di Microsoft 365 sono ben noti. Ma come fanno le aziende a sfruttare questo potenziale se i collaboratori hanno vedute completamente diverse? Nella quotidianità, infatti, si è visto che le sfide principali legate all'introduzione di nuove forme di comunicazione non sono di natura tecnica.
Andreas Heer, immagine da Adobe Stock, 16 Agosto 2021.
In ogni azienda esistono due tipi di persone: il primo non vede l’ora che le nuove funzioni previste siano disponibili sul computer aziendale e si precipita subito a elogiare con entusiasmo le «geniali opportunità» con i colleghi.L’altro, invece, non si trova per nulla a suo agio con le novità, è costantemente alla ricerca della strada giusta e prende nota di tutti i passaggi operativi. Se non riesce a venirne a capo chiede aiuto a un collega, cosa che ogni volta gli costa fatica.
La curiosità e lo spirito di scoperta incontrano la paura del cambiamento e dell’eccessivo sovraccarico. Ovviamente questi due tipi di persone rappresentano degli stereotipi, che però mostrano bene l’ampio spettro di collaboratori con cui i project manager si confrontano quando introducono nuovi strumenti di lavoro come Microsoft 365. Ciò dimostra inoltre come una tale impresa sia più una questione culturale che tecnica. Non è niente di meno che uno sconvolgimento della comunicazione aziendale: ecco perché un’attenta gestione del cambiamento è cruciale.
Gli strumenti da soli non servono a nulla
I vantaggi delle postazioni di lavoro basate su cloud con Microsoft 365 sono ben noti: gli archivi centrali di documenti facilitano la collaborazione e con e-mail, chat e meeting online si hanno a disposizione i canali di comunicazione più adatti per ogni contesto. Tuttavia, questi strumenti da soli portano ben pochi benefici se non sono accompagnati da un manuale di istruzioni. Le persone di cui sopra userebbero gli stessi tool in modo completamente diverso o non li userebbero affatto.
Se la procedura non viene comunicata ed esemplificata, accade quanto segue: il primo tipo di persona archivia i documenti online e invia i relativi link nella chat del team; il secondo tipo di persona, invece, risponde via e-mail con un documento allegato («Ho contrassegnato le modifiche in rosso»). Potrebbe sembrare uno stereotipo esagerato, ma succede quotidianamente, mettendo a repentaglio il potenziale di produttività ed efficienza di Microsoft 365. Per non parlare poi di temi più specifici come l’archiviazione dei dati e la classificazione dei documenti.
Le domande più importanti su una modalità di lavoro moderna
Per godere appieno dei benefici è necessario adottare una strategia per l'introduzione che includa delle linee guida per l’uso degli strumenti e un supporto per aiutare i dipendenti con diversi livelli di conoscenza a familiarizzare con le nuove opportunità. Ad esempio, affiancando un collaboratore curioso e intraprendente a uno più titubante. La strategia deve chiarire le seguenti domande in modo che il «New Way of Work», ossia il nuovo contesto lavorativo, possa essere introdotto e vissuto in tutta l’azienda:
- A che punto siamo? Come stiamo utilizzando Microsoft 365 ad oggi?
- Come capiamo a che punto sono i singoli collaboratori?
- In quali passaggi strutturiamo l’introduzione?
- Come comunichiamo le novità previste?
- Abbiamo bisogno di progetti pilota per singoli passaggi con un gruppo di «early adopters» volontari?
- Quali strumenti usiamo per affiancare i collaboratori?
- Dove possono trovare supporto i dipendenti se hanno delle domande?
- Quali obiettivi e traguardi vogliamo raggiungere?
Inoltre, se nel caso dei tipi illustrati all’inizio avete pensato automaticamente alla divisione tra dipendenti giovani («curiosità») e più anziani («eccessivo sovraccarico») potreste essere vittime di un preconcetto. È vero che i più giovani tendono ad avere minore paura di venire a contatto con la tecnologia perché sono cresciuti con smartphone e chat, ma alla fine, il modo in cui si affrontano le innovazioni tecnologiche dipende dal livello di maturità digitale dei collaboratori, anche questo un fattore da considerare nell’introduzione di Microsoft 365.
La digitalizzazione inizia dalla postazione di lavoro
New Work è sinonimo di un contesto lavorativo collegato in rete, nel quale possiamo lavorare indipendentemente da dove ci troviamo. Per affermare con successo la postazione di lavoro del futuro nelle imprese è necessario un cambiamento culturale. Infatti, per molti collaboratori le soluzioni per postazioni di lavoro flessibili comportano la rinuncia alle strutture della quotidianità lavorativa alle quali sono abituati.
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