L’esperto di comunicazione

Nuove vie per collaborare

I collaboratori lavorano sempre più spesso quando e dove possono. Specifiche soluzioni ICT garantiscono una comunicazione fluida e la condivisione di informazioni.

Pubblicato aprile 2017 nella Ticino Management – www.ticinomanagement.ch

Soluzioni di «Unified Communications & Collaboration» (UCC) riuniscono modalità di comunicazione come telefonia, e-mail, instant messaging e video. Esse permettono ai collaboratori, in qualsiasi momento e indipendentemente dal luogo, di comunicare da applicazioni aziendali su differenti terminali e anche di collaborare virtualmente in team. I collaboratori possono condividere, a coppie o in gruppi, il desktop, per discutere e lavorare a un documento da varie sedi. Per uno scambio con persone che ad esempio si trovano nella Svizzera tedesca o in Italia, una conferenza telefonica o video sostituisce facilmente un incontro personale sul posto. Ciò permette di risparmiare sulle spese di viaggio, salvaguardando l'ambiente, nonché un'immediatezza a tutto vantaggio della produttività. UCC è quindi una soluzione ideale per le aziende che dispongono di varie sedi o che sono attive a livello internazionale. I tempi e le spese di viaggio possono essere ridotte considerevolmente e i collaboratori conciliano meglio la vita lavorativa con quella privata, migliorando anche la loro produttività.


Di una tale forma di scambio approfittano anche i clienti: il consulente può contattare direttamente il cliente, anche tramite video o chat, e condividere semplicemente i contenuti allo schermo. Il cliente apprezza la possibilità di ricevere più rapidamente ciò di cui ha bisogno e l’azienda si aggiudica così un vantaggio decisivo sul mercato.

Il punto dolente della trasformazione

Mentre molte aziende più grandi utilizzano già UCC, quelle più piccole non sono ancora all’avanguardia, come anche rilevato da MSM Research l’anno scorso. Secondo le indagini, le aziende temevano di dover spendere troppo tempo e denaro con l’introduzione di UCC. Questi timori sono ingiustificati: le aziende possono utilizzare UCC in due modelli differenti – acquistato o gestito – e scegliere quello più conveniente per loro.


Un ulteriore ostacolo è rappresentato dall'enorme varietà di soluzioni: le aziende vengono sommerse dalle tantissime offerte UCC presenti sul mercato. Per scegliere il prodotto adatto, spesso mancano il know-how e la visione d’insieme, e ciò impedisce a molte aziende di digitalizzare la comunicazione e la collaborazione.

Vari modelli di riferimento per una comunicazione di successo

Le soluzioni UCC possono essere acquistate e gestite autonomamente con l’assistenza di un partner, per esempio nella manutenzione. Per alcune aziende, per introdurre e gestire UCC, questa è un’ottima opzione. Un’altra possibilità è ricevere UCC come servizio. L’azienda elabora con il suo partner vari profili d'utente che, indipendentemente dalla tecnologia, funzionano e soddisfano le diverse esigenze. L’azienda riceve i singoli profili a un prezzo fisso mensile, senza dover fare investimenti. Un ulteriore vantaggio: l’azienda è sempre all’avanguardia dal punto di vista tecnico e può reagire più velocemente alle mutevoli esigenze degli utenti e alle tendenze del mercato.

Abbinati a un tool potente, il nuovo metodo di lavoro e l’assistenza fornita garantiscono il successo della collaborazione.

L’azienda può ricevere l’hardware e il software necessari sotto forma di servizio globale dal datacenter del partner (Cloud Service). Può tuttavia anche fornirsi della necessaria infrastruttura totalmente o in parte dal proprio datacenter (Hybrid Service). Per ragioni tecniche o di compliance, questa soluzione è per alcune aziende la preferita.

Daniele Menotti, Head Sales & Services Ticino – Swisscom Enterprise.

La scelta del partner è decisiva

Che un’azienda gestisca una simile soluzione internamente o che la possa esternalizzare in parte o totalmente, dipende da diversi fattori. Un partner competente e affidabile consiglia le aziende anche in questo ambito in modo appropriato.
Le aziende che esternalizzano la gestione o anche l’infrastruttura a un partner, dovrebbero in ogni caso appurare che i dati rimangano in Svizzera, e che siano quindi soggetti alle disposizioni sulla protezione dei dati e agli standard di sicurezza locali.
Le aziende che utilizzano UCC non introducono solo una nuova tecnologia, ma anche un nuovo modo di lavorare. I collaboratori dovrebbero saperla sfruttare al meglio e ampliare eventualmente le loro abitudini. È importante considerare i seguenti punti:

 

  • Il Management deve sostenere la nuova modalità di lavoro con UCC in modo strategico;
  • Si tratta di un progetto da sviluppare e pianificare accuratamente. UCC rende flessibile la collaborazione, ma ciò richiede l'accettazione ed il corretto uso da parte degli utenti;
  • I collaboratori devono essere introdotti nella nuova modalità di lavoro. Devono comprendere quando utilizzare e come trarre vantaggio da una determinata soluzione;
  • I superiori devono promuovere ed essere i primi ad utilizzare proattivamente le nuove modalità di lavoro di UCC. Deve essere disponibile la modalità ‘remote – home office’ e, in caso di riunioni, non tutti i collaboratori devono sempre trovarsi sul posto.


UCC può senza ombra di dubbio aiutare un’azienda a conseguire maggiore produttività, efficienza e risparmio sui costi. Spesso è tuttavia raccomandabile l’affiancamento di un coaching. Con esso i collaboratori possono utilizzare correttamente i nuovi strumenti e assimilare un efficace stile di lavoro. Un partner qualificato può offrire un’adeguata consulenza sia per la soluzione tecnologica che per il suo migliore uso.

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