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La comunicazione aziendale

La comunicazione aziendale

Il ruolo del fattore umano nella comunicazione


L’introduzione di forme di comunicazione moderne quali la messaggistica e le conferenze online non è solo una mera questione tecnica. Richiede una svolta culturale nell’azienda, per far sì che tutti i collaboratori accettino e impieghino la soluzione di comunicazione e collaborazione unificate. Ma in che modo una PMI può conciliare tecnologia e fattore umano?


Andreas Heer, 21. luglio 2017




Le imprese svizzere guardano con interesse ai moderni strumenti di comunicazione come le chat e le conferenze online e alle modalità di lavoro flessibili, come dimostrano diverse ricerche. I vantaggi sono evidenti: la riunione mattutina tra le varie sedi per fare il punto della situazione si svolge comodamente in modalità online. Eventuali richieste di chiarimento possono essere sbrigate rapidamente in chat, con l’indicatore di stato che segnala immediatamente se il collega è disponibile per un breve colloquio. Una comunicazione efficiente non è l’unico vantaggio per l’impresa. Grazie a modelli di lavoro flessibili aumenta anche la soddisfazione dei collaboratori e quindi l’attrattività di un’azienda come datore di lavoro.


Una questione culturale più che tecnica

Forse per qualche PMI svizzera queste forme di lavoro sono ancora una chimera, perché un’organizzazione del lavoro sostanzialmente slegata dai vincoli spazio-temporali non è implementabile in egual misura in tutti i settori. Inoltre è anche una questione di cultura aziendale. Perché le nuove tecnologie cambiano radicalmente routine e modalità di collaborazione. Sorge quindi la domanda su come ciascuna azienda possa affrontare una svolta culturale di questa portata.

In una prima fase è importante determinare lo status quo: com’è posizionata l’azienda oggi e qual è un obiettivo realistico per implementare forme di lavoro flessibili? A questo riguardo può essere utile il Modello a fasi FlexWork, sviluppato dalla Scuola universitaria professionale della Svizzera nordoccidentale (FHNW) in collaborazione con l’iniziativa Work Smart. Il modello prevede un’autoverifica finalizzata a individuare il livello corrente di flessibilità di un’azienda mediante un approccio olistico articolato in quattro dimensioni.


Mostrare il senso dei cambiamenti

I moderni strumenti di comunicazione come la Unified Communications & Collaboration (UCC) sono imprescindibili per realizzare forme di lavoro flessibili e mobili. Eppure la mera introduzione della tecnologia non è automaticamente sinonimo di cambiamento, perché, affinché siano effettivamente utilizzati, è necessario innanzitutto che vengano accettati. «I collaboratori devono capire le ragioni di fondo di questo cambiamento e della sua utilità collettiva», afferma Petra Schmidhalter, Work Smart Coach presso Swisscom. Un primo passo consiste quindi in una riflessione da parte del team di progetto sull’utilità della nuova tecnologia. Essa deve rispondere a un’esigenza o risolvere un problema. Idealmente il team di progetto avrà un’impostazione interdisciplinare, con collaboratori di diversi divisioni operative.

In questo modo se ne potrà evidenziare l’utilità per le singole divisioni. Secondo Petra Schmidhalter, i dirigenti hanno un ruolo cruciale: «Devono dare l’esempio e stimolare attivamente il cambiamento culturale». Prendiamo l’esempio dell’indicatore di stato offerto normalmente dalle soluzioni UCC che segnala se un collaboratore è disponibile, al telefono o assente. A prima vista può essere interpretato come uno strumento di controllo: il capo può vedere quando lavoro e quando no.

Per Petra Schmidhalter questi timori vanno assolutamente tematizzati: «L’impiego di nuovi strumenti di comunicazione nel lavoro quotidiano ne presuppone l’apprendimento. Idealmente si concorda insieme un codice di comportamento, ad esempio se è ammissibile contattare un collega in chat, anche se è al telefono. Oppure se sono tenuto a occuparmi di una mail del superiore anche di sabato».


Svolta culturale dal «basso»

Spesso sono gli stessi collaboratori a introdurre un nuovo strumento di comunicazione per risolvere un problema concreto. Ne sono un classico esempio le memorie online o i servizi di messaggistica come Slack, che collega persone e informazioni tramite canali chat. In questi casi, Petra Schmidhalter consiglia al Consiglio di amministrazione di prendere sul serio le esigenze dei collaboratori e di utilizzarle: «L’organizzazione deve valutare se l’implementazione di uno strumento di comunicazione del genere risponde alle esigenze dell’intera azienda e se offre un valore aggiunto». Sempre secondo Petra Schmidhalter, buoni risultati offre anche la creazione di una community di collaboratori con una certa affinità tecnica che contribuiscano attivamente a portare avanti il cambiamento all’interno dell’organizzazione. È così che si promuove in azienda la capacità di gestire il cambiamento.

A questo riguardo, è auspicabile coinvolgere la competenza mediatica di giovani collaboratori e apprendisti. Un cambiamento culturale di successo, in grado di garantire un uso vantaggioso di nuovi strumenti, presuppone un approccio olistico. Ne è convinta Petra Schmidhalter alla luce della sua esperienza. Ciò vuol dire che, oltre alla tecnologia vera e propria, è necessario considerare – ed eventualmente modificare – la situazione del posto di lavoro, i modelli di lavoro e la struttura organizzativa dell’azienda.



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