Argomento principale: Work Smart
Dallʼufficio allʼambiente dʼufficio
Modelli di lavoro flessibili, lavoro in mobilità e la prevalenza del lavoro in comune su progetti richiedono nuove forme per gli uffici. Nei cosiddetti «ambienti dʼufficio» i collaboratori, tra un gran numero di differenti scenari relativi alla postazione di lavoro, possono scegliere con precisione quello più adatto alla loro attuale attività. Non vanno però perse di vista lʼergonomia e le esigenze dei lavoratori più anziani.
Claudia Bardola
Business as usual? È acqua passata! Il mantra del nuovo mondo del lavoro si chiama cambiamento. Grazie a terminali mobili, Cloud Computing e modelli e orari di lavoro flessibili, oggi sempre più impiegati lavorano come e dove vogliono. Non cʼè quindi da meravigliarsi che il tempo dedicato alle attività manuali di routine alla scrivania si sia ridotto al minimo. I «topi dʼufficio» si sono da tempo trasformati in lavoratori del sapere, che lavorano prevalentemente su progetti nellʼambito di team la cui composizione cambia costantemente.
Risulta così evidente che le comuni forme di ufficio – primi fra tutti i freddi uffici open space e gli uffici-cella a compartimenti stagni – non sono più adeguate alle esigenze del nuovo mondo del lavoro. Ormai sempre più aziende anche svizzere, come ad es. FFS, Credit Suisse, UBS, Microsoft o la Basilese, puntano, nellʼambito di un grande progetto pilota, sui cosiddetti ambienti dʼufficio. «Alla base cʼè il concetto di Activity Based Working, secondo il quale i collaboratori devono trovare sempre il luogo di lavoro ideale per il loro attuale compito», spiega Sybille Lembcke, architetto dʼinterni dello studio Kleibrink. Smart in Space, che si è specializzato nei concetti di ufficio innovativi.
Informalità per lʼinnovazione
Con gli ambienti dʼufficio, la superficie adibita a uffici viene suddivisa in diversi luoghi di lavoro e soggiorno: chi vuole lavorare o telefonare concentrandosi va in un locale che favorisce la focalizzazione, i team si incontrano in locali progettuali, il lavoro di routine si sbriga semplicemente a una qualsiasi delle scrivanie libere, mentre le riunioni si tengono tramite diversi moduli di comunicazione, in lounge informali o in apposite zone. Le postazioni di lavoro fisse in realtà non esistono più, anche perché statisticamente sono comunque occupate solo per il 40-60% del tempo. In compenso, comodi divani invitano ad abbandonarsi a fantasie creative, stanze del silenzio a fare un pisolino rigeneratore (power nap) e punti ristoro a scambiarsi opinioni in modo informale.
Proprio questʼultimo è anche un obiettivo dichiarato di queste cosiddette strategie di utilizzo non territoriali. In uno studio, il Massachusetts Institute of Technology ha infatti scoperto che quattro quinti di tutte le idee veramente innovative non nascono nel reparto sviluppo o nellʼufficio personale, bensì tramite la comunicazione non pianificata. Una circostanza di cui va tenuto conto, dal momento che forza innovativa e creatività sono fattori decisivi nella competizione a livello globale.
1/16 Ufficio o salotto? Entrambi! Nel cosiddetto BrainGym, nellʼex androne degli sportelli postali presso il Bollwerk di Berna, Swisscom ha realizzato un ambiente dʼufficio creativo nel quale il personale dovrebbe pensare al di fuori dei soliti schemi ...
2/16 ... e potersi confrontare in modo informale. Nel BrainGym si può percepire la filosofia dello Human Centered Design (HCD) per tutti i collaboratori. Si tratta di modi di pensare e metodi che pongono al centro dellʼattenzione lʼessere umano e le sue esigenze, senza compromessi, al fine di liberare il suo potenziale di creatività.
3/16 Christina Taylor, responsabile HCD di Swisscom, ha messo in piedi il BrainGym, dopo essere stata per cinque anni un avamposto di Swisscom nella Silicon Valley. Al suo ritorno aveva lʼobiettivo dichiarato di affermare lʼHCD in Swisscom, creando una cultura dellʼinnovazione ben funzionante e motivante.
4/16 Né le direttive in materia di branding, né i tagli al budget sono riusciti a frenare Taylor: «Una soluzione tecnica per i problemi di acustica nel grande androne sarebbe troppo cara e problematica anche dal punto di vista della tutela dei monumenti. Così cʼè un rivestimento composto da 20 000 palline da tennis che funge da insonorizzazione».
5/16 Gran parte dei mobili del BrainGym hanno un passato, come ad esempio il tavolo di assi di legno provenienti da un fienile dismesso nellʼOberland bernese. Lʼidea è riutilizzare cose valide in un nuovo contesto. «Il concetto non vale solo per i nostri mobili, ma anche per le idee e i progetti», spiega Taylor.
7/16 ... o raccogliere le idee abbandonandosi su un sofà, cʼè il posto perfetto per qualsiasi compito. Il fatto che qui non sia stata data troppa importanza allʼergonomia ha un motivo, come spiega Taylor: «Il BrainGym è pensato per un utilizzo saltuario, mentre per il lavoro stazionario ci sono postazioni di lavoro standard strutturate secondo criteri ergonomici».
8/16 Quasi come logica integrazione del BrainGym è stato installato anche il ProjectGym: i team interdisciplinari di Swisscom possono insediarsi in uno dei numerosi locali per realizzare progetti in modo più rapido e creativo. Dopo 12-18 mesi devono però far posto ai nuovi occupanti.
9/16 ProjectGym: Tra i team ha luogo unʼamichevole competizione e un vivace scambio di idee. Qui si realizza la Open Innovation.Taylor: «Nel mondo interconnesso diventa sempre più importante esporsi a volte con un prototipo non finito e ottenere feedback da cui imparare per migliorarsi. Elaborare la soluzione perfetta nella propria cameretta oggi non funziona più».
10/16 Secondo Taylor, i collaboratori di Swisscom dovrebbero ampliare il proprio orizzonte e creare esperienze per i clienti: «La nostra principale innovazione non sono singoli prodotti, ma il modo in cui collaboriamo per analizzare ciò che cʼè già e inventare qualcosa di nuovo».
11/16 Nel cosiddetto StoryGym invece non ci sono tavoli, ma solo comode poltrone. Lʼobiettivo: discussioni più vivaci e concentrate. Lʼinput al riguardo è arrivato dalla direzione del gruppo che era infastidita dal fatto che molti partecipanti alle riunioni si nascondessero sistematicamente dietro i propri laptop.
12/16 Try walking in my shoes: lʼinstallazione è un simbolo dellʼapplicazione dello Human Centered Design. Per realizzarla sono state veramente inchiodate alla parete delle scarpe dei clienti.
13/16 Anche le linee sul pavimento esprimono lʼidea dello Human Centered Design: i progetti non hanno sempre un andamento lineare, deviazioni ed errori sono assolutamente ammessi.
14/16 Lʼambiente lavorativo bello e colorato deve stimolare la curiosità e la giocosità tipicamente infantili, ma anche favorire la spavalderia. Tuttavia: «Sono comunque necessarie chiare regole del gioco. Creatività e disciplina vanno immancabilmente di pari passo, ma solo attraverso lʼinterazione dispiegano il proprio potenziale», spiega Taylor.
15/16 «Un locale che favorisce lʼispirazione è utile, ma senza i relativi contenuti e metodi non cʼè alcuna innovazione». Nello Human Centered Design lo sviluppo del progetto avviene in tre fasi: Hear – Create – Deliver.
16/16 Il fattore decisivo per molte innovazioni è stata ed è una fortunata coincidenza, spiega Taylor: «Noi cerchiamo di favorirla attraverso il modo in cui sono organizzati i nostri spazi, i metodi che applichiamo e, in ultima analisi, la cultura che in questo modo affermiamo. Più fortunate coincidenze si traducono in un maggior numero di innovazioni di migliore qualità».
Meglio non esagerare
Secondo Lembcke, gli ambienti dʼufficio servono anche a creare un contesto che esprima la stima dellʼazienda nei confronti dei propri collaboratori, offrendo unʼelevata qualità del soggiorno. «In tal modo non solo si aumentano la motivazione e la produttività ma, in considerazione della guerra dei talenti in atto, si dispone anche di un importante argomento per il reclutamento. In fondo, sono proprio le risorse specializzate giovani a mettere fortemente in discussione le vecchie strutture, auspicando sempre più un ambiente di lavoro flessibile», spiega Lembcke.
Lo psicologo del lavoro Peter Gugger mette in guardia però da una focalizzazione unilaterale sulla generazione Y: «Sarebbe fatale perché, considerando lʼevoluzione demografica sarà sempre più importante mantenere i collaboratori più anziani allʼinterno del processo lavorativo. Invece, negli ambienti dʼufficio, vengono considerati ancora in modo insufficiente.» A creare problemi ai più anziani negli open space sono soprattutto lʼergonomia, ancora troppo spesso trascurata, e il fatto che tutti i collaboratori diventano quasi dei nomadi: «I continui spostamenti e le stimolazioni sempre nuove possono effettivamente avere effetti positivi, ma sovraccaricano il cervello a livello neurofisiologico e neuropsicologico, riducendo lʼenergia disponibile per il compito vero e proprio.»
«Spesso la trasformazione degli spazi fa scattare un processo di evoluzione che riguarda lʼintera cultura aziendale e del lavoro.»
Sybille Lembcke
Gugger consiglia: «Di meno è di più. Invece di creare mondi esperienziali esagerati e unʼofferta troppo vasta, le aziende dovrebbero limitarsi a poche zone veramente flessibili, nelle quali sia possibile fare molte cose, siano presenti arredi ergonomici differenziati e venga dato uno spazio importante anche allʼinterazione sociale.»
Il «copia-incolla» non funziona
Un modello fisso per il layout ideale degli ambienti dʼufficio non esiste comunque, come spiega Lembcke: «In linea di principio è importante pianificare un mix ben equilibrato di zone differenziate, così da mappare in modo ottimale le diverse attività, che vanno dal lavoro individuale in piena concentrazione, al lavoro in team su progetti. In tale contesto vanno considerate anche le esigenze specifiche delle singole aziende. Per questo allʼinizio della progettazione cʼè sempre la domanda: dove siamo ora e dove vogliamo andare?».
Particolarmente importante è coinvolgere il personale fin dallʼinizio: «Si tratta di trasformare gli interessati in persone coinvolte nel processo, aumentando le probabilità di successo della progettazione attraverso il coinvolgimento degli utenti. Solo con un processo di change management costante è infatti possibile garantire che lʼaccettazione da parte degli utenti sia elevata e questi ultimi sappiano come utilizzare le nuove possibilità.»
Infine, Lembcke ritiene che gli ambienti dʼufficio non debbano essere ridotti a un layout intelligente, un arredamento innovativo e unʼatmosfera accogliente: «Spesso la trasformazione degli spazi fa scattare un processo di evoluzione che riguarda lʼintera cultura aziendale e del lavoro e può contribuire ad aumentare notevolmente lʼidentificazione, la motivazione e la creazione di valore.»
Maggiori informazioni