Condurre un colloquio con i collaboratori aperto e di successo

Preparazione del colloquio

Preparare bene i partecipanti vuol dire fare la metà del lavoro

Informate i vostri collaboratori dell’imminente colloquio con alcuni giorni di anticipo attraverso un invito personale e chiedete loro di prepararsi. Di seguito alcune indicazioni che potrete fornire ai collaboratori:

Valutazione personale: quali sono stati i vostri successi personali dall’ultimo colloquio? Quali incarichi o i progetti vi hanno motivato maggiormente? Quali vi hanno motivato meno?

Quali capacità vorreste migliorare e in che ambito vorreste applicarvi (ancora di più)?

Che feedback avete nei miei confronti?

Come preparare sé stessi al meglio a un colloquio? Quali domande porsi?

Per prima cosa è importante avere ben chiaro che per la valutazione delle prestazioni si dovrà tenere conto soltanto del periodo di tempo che va dall’ultimo colloquio a oggi. 

Riflettete su quale può essere il modo migliore per comunicare ai collaboratori il processo che ha portato all’attuale valutazione delle prestazioni. 

Quando fornite feedback sulle prestazioni, utilizzate come riferimento l’intero anno.

Confrontate le valutazioni attuali con le conversazioni precedenti: in che cosa si differenziano?

Quali argomenti delle conversazioni precedenti sostengono o completano la vostra valutazione?

Trovate esempi concreti attraverso i quali descrivere le prestazioni del collaboratore.

In che ambiti il collaboratore è esattamente allo stesso livello degli altri membri del gruppo?
Nel caso di una valutazione finale del tipo “prestazioni soddisfacenti”, “prestazioni buone” o “prestazioni eccezionali”: quali prestazioni dimostrabili concretamente hanno portato a questa valutazione?

Nel caso la valutazione finale sia “prestazioni da incrementare” oppure “miglioramenti necessari”: quali esempi facili da comprendere vi hanno portato a formulare questo giudizio? Cosa si può dedurre per quanto riguarda il futuro della collaborazione? In che modo intendete procedere ora con il collaboratore? Cosa vi aspettate da lui per il prossimo futuro? 

Con quali parole intendete comunicare in modo sincero al collaboratore ciò che apprezzate maggiormente di lui e in cosa vedete del potenziale di crescita in lui? 

Cosa volte trasmettere al vostro collaboratore? Come terminate il colloquio? 

Esecuzione

Create le premesse migliori per un’atmosfera rilassata durante la conversazione

Prima del colloquio prendetevi un attimo per riflettere sui seguenti punti.

Il vostro collaboratore ha molti lati positivi: quali sono quelli che apprezzate di più?

Il colloquio è un dialogo faccia a faccia: durante la conversazione mostrate rispetto, siate sinceri e non utilizzate giri di parole. Accettate apertamente anche le critiche.

Ascoltate attentamente il vostro interlocutore. Ciò vi consentirà di dimostrare la giusta stima nei suoi confronti e di sviluppare una conversazione piacevole e aperta.

Ogni colloquio è diverso. Ma per non perdere la bussola basta avere uno schema preciso in mente.

Aprite la conversazione con affermazioni positive e benevole e spiegate al collaboratore l’obiettivo dell’incontro e in che modo si svolgerà.

A questo punto lasciate che il collaboratore esprima la sua opinione a riguardo e riflettete su ciò che viene detto.

Fornite al collaboratore un feedback differenziato con esempi concreti per quanto riguarda le sue prestazioni e la valutazione finale.

Dite apertamente al collaboratore quali sono le caratteristiche che apprezzate maggiormente in lui e sotto quali aspetti ritenete ci sia del potenziale di miglioramento. Chiedetegli cosa si aspetta dal futuro e cosa pensa di voi. 

Discutete insieme al collaboratore le misure da intraprendere per raggiungere insieme gli obiettivi e chiudete il colloquio con un discorso riepilogativo di apprezzamento nei suoi confronti.

Rielaborazione

Cosa avete ottenuto dal colloquio e in che modo affronterete le prossime fasi che avete discusso?

A seguito del colloquio il collaboratore deve ancora avere una risposta, ulteriori informazioni o cose simili?