«Communiquer et vivre mieux grâce à une infrastructure IT efficace.»
Capacité accrue pour les patients grâce à l’excellence opérationnelle. Le personnel du KSA n’est pas seul à profiter d’une communication plus efficace: la capacité ainsi acquise permet de consacrer plus de temps aux patients.
Poste de travail numérique pour le KSA 4 Min.
- Plus de 50 cliniques et instituts (KSA Aarau) sur 5 sites
- 5396 collaboratrices et collaborateurs (diagnostic, médecine, soins, thérapie et administration)
- L’offre de prestations médicales s’étend des soins de base à la médecine hautement spécialisée en passant par la médecine spécialisée
- Plus de 787 330 traitements ambulatoires par an
- L’objectif était de créer un environnement de travail numérique moderne qui encourage la collaboration interdisciplinaire et simplifie la gestion des données.
- Parmi les avantages, citons une meilleure communication interne et externe, des synergies techniques et à l’échelle de l’entreprise, ainsi qu’une optimisation des coûts structurée.
- Le personnel bénéficie d’une solution de visioconférence unifiée, de fonctions de chat sécurisées et d’une plateforme moderne pour l’automatisation des processus.
- Ce gain d’efficacité allège la charge de travail du personnel et les capacités ainsi acquises profitent aux patients et à leur prise en charge.
Transformation numérique – en bonne et due forme
L’hôpital cantonal d’Aarau (KSA) a été confronté à un défi majeur: suivre le mouvement du développement numérique n’était pas la seule chose à faire. L’objectif global était de définir une nouvelle référence dans le domaine de l’excellence opérationnelle avec sa propre infrastructure informatique, de l’établir et de la mettre en pratique au quotidien. «Il était important pour nous de concevoir les changements dans l’infrastructure informatique de sorte que nous puissions en profiter durablement…», déclare Thomas Seiler, responsable Numérisation et TIC au KSA.
La pandémie a encore une fois mis en évidence l’urgence de pouvoir communiquer de manière simple et efficace et d’organiser des réunions en ligne. Cette situation a conduit le KSA à franchir un cap décisif: une solution rapide devait être trouvée. Le choix s’est porté sur Microsoft 365 et Teams. Mais les défis du projet ont suivi tout aussi rapidement: d’innombrables questions de sécurité et de conformité se sont posées aux responsables.
D’autres exigences temporelles se sont surajoutées. Les nouvelles solutions numériques devaient être intégrées de la manière la plus efficace et la plus durable possible dans l’infrastructure technique existante afin de maintenir l’exigence d’excellence opérationnelle.
Les parties prenantes étaient conscientes que le choix d’un partenaire informatique expérimenté était désormais crucial pour réussir.
Raphael Cavegn apprécie particulièrement les bonnes pratiques de Swisscom dans le domaine de la sécurité des données et de la convivialité.
Le bon équilibre entre sécurité des données et convivialité
Dès ce moment, Swisscom s’est révélé être un partenaire indispensable. Grâce à une offre complète de workshops, à l’échange de bonnes pratiques et à une étroite collaboration, Swisscom a assisté le KSA dans la mise en place d’une solution technologiquement avancée, conviviale et sécurisée. «Grâce aux bonnes pratiques de Swisscom, nous avons réussi à concilier sécurité des données et convivialité», explique Raphael Cavegn, responsable IT Service Management au KSA. «En restant fidèles aux solutions standard de Microsoft, nous avons maximisé l’ergonomie, tout en donnant toujours la priorité à la protection des données et à la convivialité.»
Développement d’un concept de sécurité sur mesure
Le concept de sécurité spécialement développé et approuvé par les autorités cantonales a été une caractéristique remarquable de ce projet. Il répondait à l’exigence selon laquelle les données des patients ne doivent pas être stockées sur Microsoft 365. Le concept de Swisscom, convaincant tant sur le plan technique qu’organisationnel, a permis à l’hôpital de protéger ses données de manière plus efficace et plus sûre qu’auparavant, même en comparaison avec les précédentes solutions locales. «Swisscom fut d’une aide précieuse concernant le respect des règles de conformité. Les bonnes pratiques ont joué un rôle décisif dans l’élaboration de contrats qui respectent à la fois les conditions réglementaires et les intérêts de notre hôpital», poursuit Raphael Cavegn.
Des comptes de groupe aux licences individuelles
L’un des obstacles majeurs du projet a été le passage des comptes de groupe utilisés par chaque département à des licences Microsoft 365 individuelles. Ce changement a nécessité une refonte complète des postes de travail informatisés, de sorte que chaque collaborateur puisse désormais se connecter à son propre compte. Malgré les coûts supplémentaires et plus élevés qui en ont résulté, cet investissement a représenté une amélioration significative de la sécurité et de la gouvernance des données: désormais, les connexions peuvent être remontées avec précision jusqu’à l’utilisateur individuel. Le gain considérable en matière de sécurité et de conformité améliorées a justifié l’augmentation des coûts.
Barbara Zepf sait que le succès de l’introduction de nouveaux outils dépend avant tout de leur acceptation par le personnel.
Le changement avec les Digital Natives comme champions
«Se contenter d’introduire un nouvel outil, cela ne fonctionne pas. La gestion du changement exige que les personnes concernées soient prêtes à s’adapter.» explique Barbara Zepf, responsable de projet au KSA, qui parle d’expérience.
L’enthousiasme vaut mieux encore que la volonté. C’est ainsi que les formateurs, les fameux «Digital Natives» qui avaient une propension naturelle à l’innovation numérique, sont devenus les premiers champions du projet Change. Peu à peu, de plus en plus de champions, de tous les niveaux d’ancienneté, ont rejoint les équipes agiles des différents départements.
«Un tiers des collaborateurs concernés par les changements venaient du secteur infirmier. C’est avec ce groupe que nous avons le plus avancé dans le projet.» Et ce, bien que le groupe du personnel soignant ait été considéré comme une «masse critique» dans ce projet de changement, ou justement parce qu’il l’a été. Grâce à ce type de catégorisation ciblée et au soutien intensif des groupes les plus concernés, l’acceptation et l’utilisation des nouveaux postes de travail numériques ont été significativement améliorées. «Nos expériences montrent que plus l’accompagnement est intensif, plus les progrès sont importants.»
Grâce au partenariat stratégique avec Swisscom et au courage d’innover, la transformation numérique du secteur de la santé est non seulement possible, mais crée également une nouvelle qualité de l’environnement de travail avec des normes élevées en matière de sécurité et de conformité.
Ce projet montre que les investissements dans la technologie et l’expertise sont rentables à long terme en jetant les bases d’un avenir sûr et efficace.
Le projet «Poste de travail numérique au KSA» a non seulement transformé les postes de travail numériques de l’hôpital, mais a également ouvert la voie à une innovation continue et à une efficacité accrue. Ce nouveau niveau d’excellence opérationnelle allège la charge de travail du personnel et profite en fin de compte aux patients et à leur prise en charge.
