«Réinventer l’activité hospitalière»

L’introduction de la Robotic Process Automation (RPA) est essentielle pour un travail efficace à l’hôpital. Ce terme désigne des robots logiciels (bots) qui effectuent des tâches répétitives basées sur des règles, comme l’extraction et la transmission de données entre des systèmes informatiques. L’avantage: comme un utilisateur humain, la RPA accède aux interfaces utilisateur, aux logiciels et aux systèmes existants sans nécessiter d’interfaces complexes. Cela réduit le travail de mise en œuvre et permet d’obtenir des résultats rapides. 
Grâce à son savoir-faire technique et à sa compréhension du domaine de la santé, Swisscom est en mesure de soutenir l’Hôpital cantonal des Grisons dans ce projet. Non seulement en ce qui concerne le développement technique, mais aussi la méthodologie, par exemple avec des ateliers sur l’analyse des processus, des modèles d’évaluation des potentiels d’automatisation ou encore des recommandations concrètes de mise en œuvre. Afin de refléter la réalité de l’entreprise, les domaines spécialisés internes se sont chargés de la sélection proprement dite et de la hiérarchisation des processus. Enfin, la RPA devrait tout d’abord servir pour les processus administratifs: «Le plus grand défi dans le domaine des soins et de la médecine est la grande complexité des processus. Par exemple lors de la sortie de l’hôpital, qui se déroule différemment selon le diagnostic et le traitement», constate Markus Müntener. «C’est pourquoi nous avons délibérément commencé avec les processus administratifs standardisés que nous pouvons automatiser de manière fiable et sans risque avec la RPA.» 

La RPA est par exemple utile dans le contrôle automatisé et la mise à jour des données de base des patients. Alors qu’autrefois, les informations devaient être transmises manuellement d’un système à l’autre, le robot RPA recherche aujourd’hui les données actuelles et les met automatiquement à jour. Cela permet de réduire les erreurs de facturation et d’économiser du temps de traitement ultérieur. 

Markus Müntener cite également la garantie de prise en charge des coûts pour les patients extracantonaux. Autrefois, les collaborateurs devaient saisir chaque jour des données manuellement. Aujourd’hui, un bot s’en charge de manière entièrement automatique. L’archivage des rapports de laboratoire de prestataires externes a également été automatisé: au lieu d’une affectation manuelle sur une demi-journée, le système identifie le numéro d’ordre grâce à la reconnaissance optique des caractères et attribue de lui-même le rapport.

En outre, l’Hôpital cantonal des Grisons teste déjà des moyens de soutenir les médecins grâce à l’IA. Le Patient Summary est un projet phare particulier: il résume les informations médicales pertinentes de dizaines de documents à l’aide d’un LLM (Large Language Model). «Les antécédents médicaux d’une personne peuvent remonter à plusieurs années et comprendre jusqu’à 100 documents, des examens de laboratoire aux rapports d’admission et de sortie, en passant par les formulaires d’anamnèse», explique le responsable. «Notre Patient Summary automatisé fournit en quelques secondes des résumés de dossiers médicaux complets.»

Les premières automatisations deviennent également réalité dans le domaine des soins. Par exemple, les signes vitaux sont automatiquement transmis en cas de transfert de patients. 

L’automatisation ciblée des processus dans le système de santé nécessite une préparation minutieuse. Selon Markus Müntener, le plus grand défi consiste à choisir le bon processus. Pour cela, il faut connaître le quotidien professionnel des hôpitaux et avoir une compréhension approfondie des processus. L’étroite collaboration avec les domaines spécialisés est également importante. Les processus ne doivent pas être considérés isolément, mais doivent rester cohérents dans le contexte global. Dans le domaine de la santé en particulier, l’acceptation des nouvelles solutions est absolument essentielle: «Nos médecins doivent pouvoir se fier aux informations automatisées. La confiance est primordiale.» 

Conseils aux les fournisseurs de prestations en matière de RPA: 

• Considérer les processus dans leur globalité: l’automatisation doit être considérée dans le contexte global des processus. Ce n’est qu’en connaissant l’ensemble de ceux-ci que l’on peut numériser judicieusement. 
• Hiérarchiser les processus appropriés: la faisabilité technique, les avantages potentiels et la faisabilité organisationnelle doivent être compatibles. 
• Prendre les réserves au sérieux: dans le secteur de la santé, l’acceptation est décisive. Une communication transparente crée la confiance. 
• Développer les compétences internes: L’exploitation et le perfectionnement des solutions RPA requièrent un savoir-faire interne. Le consulting externe à lui seul ne suffit pas à automatiser les processus avec succès sur le long terme. 

Actuellement, en plus de nombreux robots TIC «internes», sept robots sont également utilisés de manière productive à l’Hôpital cantonal des Grisons. Avec un succès mesurable: «Nous automatisons chaque année plus de 5000 heures de travail manuel», se réjouit Markus Müntener. Le temps ainsi gagné sert à garantir les recettes, à améliorer la qualité des soins et à accroître la satisfaction au travail. Il ajoute que les automatisations permettent d’optimiser considérablement les processus opérationnels de l’hôpital, avec une meilleure qualité des données et moins de sources d’erreurs. 

L’Hôpital cantonal des Grisons profite non seulement de ses progrès en interne, mais il se considère également comme un moteur dans le canton. Le soutien cantonal à la numérisation permet de rendre les solutions développées accessibles à d’autres hôpitaux. L’objectif est de profiter ensemble des expériences, d’exploiter de manière systématique les potentiels existants et de renforcer ainsi durablement les soins de santé dans tout le canton des Grisons. 

L’exemple de l’hôpital cantonal le montre: l’automatisation des processus n’est pas une fin en soi, mais un moyen stratégique de pérenniser un établissement hospitalier, même dans des conditions-cadres difficiles. Elle est source d’efficacité, mais crée aussi une marge de manœuvre pour ce qui compte vraiment: des soins sûrs et de qualité et un personnel déchargé.