Interactive Whiteboards en comparaison

Interactive Whiteboards

Ecrans géants pour salle de réunion et travail de groupe informel


Finies les salles de réunion d’hier et les visioconférences complexes! Les whiteboards multitouch facilitent la discussion en groupe et activent des skills essentiels dans le monde du travail.


Texte: Urs Binder,  




Les outils de collaboration doivent être plaisants à utiliser. C’est ce qu’attendent plus de la moitié des collaborateurs, si l’on en croit une étude Forrester menée à l’automne 2016. Dans le même temps, un tiers d’entre eux évite les salles de réunions traditionnelles, en raison d’une mauvaise conception de la pièce, de raccordements obsolètes, de systèmes de visioconférence compliqués et d’un nombre d’outils insuffisant.

 

Aujourd’hui, les outils de collaboration sont nettement meilleurs qu’ils n’étaient autrefois. De ce fait, une salle de conférence s’utilise aussi différemment. Par le passé, il s’agissait d’une pièce où des collaborateurs se retrouvaient physiquement et tenaient une réunion où ils consignaient uniquement les contenus traités sur des whiteboards ou des flipcharts. Ont alors suivi les visioconférences, dans le cadre desquelles on collabore aujourd’hui de plus en plus en s’aidant d’ordinateurs portables. Les équipes disposent d’outils de communication tels que Skype for Business, les collaborateurs ont accès aux contenus du cloud et utilisent des instruments numériques tels que des notes digitales – qu’il s’agisse de Sticky Notes ou de Post-its – pour les commentaires ou le brainstorming. Problème: les salles de réunion elles-mêmes n’ont guère changé. Les salles de conférence ou «salles de réunion», comme on les appelle encore souvent aujourd’hui, ne sont pas équipées pour des modes de travail numériques.

 

Pourtant, les participants souhaitent y profiter de la même méthode que celle qu’ils appliquent dans leur quotidien. Ils désirent combiner conférences physiques et applications numériques, ce qui n’est guère envisageable dans les salles traditionnelles, car un simple brainstorming avec l’équipe à l’aide d’outils exclusivement basés sur des ordinateurs portables est impossible. Ainsi, les collaborateurs apprécient d’autant moins les salles de réunion.

 

Il est donc grand temps d’agir: avec le Surface Hub de Microsoft et le Spark Board de Cisco, ce sont deux grands écrans multitouch qui font leur apparition dans le domaine de la collaboration. Ils offrent bien davantage et sont nettement plus simples à utiliser que les systèmes classiques de visioconférence. Ces solutions sont conçues pour soutenir au mieux le travail d’équipe. Les participants s’enregistrent aisément dans une conférence et font part de leurs remarques directement à l’écran à l’aide d’un stylet. Les outils de prise de rendez-vous, l’intégration de workflow et la mémoire au sein du cloud sont intégrés d’emblée. De plus, les écrans sont assez grands pour que l’on puisse y écrire et y dessiner confortablement.


Microsoft Surface Hub

Disponible depuis début 2016, le Surface Hub est le premier en son genre. Il existe en version diagonale 55 ou 84 pouces pour HD ou UHD et accueille, outre l’écran multitouch, un PC complet Windows 10, qui fonctionne avec la version spéciale du système d’exploitation Windows 10 Team: le Surface Hub est un whiteboard destiné au travail de groupe spontané. Les participants peuvent utiliser les applications intégrées sans enregistrement préalable et insérer dans le whiteboard des éléments d’autres applications ou sites Web directement depuis leur appareil mobile Windows ou Android. Et cela sans fil, par exemple à l’aide de la Near Field Communication (NFC) ou de Miracast.

Les participants externes prennent part à la discussion au moyen de Skype for Business. Le Surface Hub dispose pour cela de deux caméras HD avec champ visuel 100 degrés, de quatre micros et de haut-parleurs stéréo. Office 365 et OneDrive font aussi partie du lot.



Microsofts Surface Hub est prévu pour le travail de groupe spontané entre les différents sites. Il n’est pas nécessaire de s’enregistrer.


Le Surface Hub permet de «regrouper les têtes» d’une équipe répartie entre différents sites et de les faire travailler sur le même whiteboard. Une collaboration créative intersites est donc possible en temps réel: les participants conçoivent, créent, dessinent, annotent, commentent et partagent des contenus de façon aisée – le travail d’équipe n’a jamais été aussi simple.

 

Même si le Surface Hub dispose d’une mémoire locale, tous les contenus générés au cours d’une réunion doivent être sauvegardés dans le cloud avant la fin de la session, ce qui peut se faire avec OneNote ou OneDrive. Indépendamment de cela, le Surface Hub fonctionne également sans liaison au cloud et les participants d’une réunion purement locale n’ont pas besoin de leurs propres accès au cloud. Cela ne devrait toutefois jouer un rôle qu’en théorie, car Office 365 et OneDrive se sont déjà imposés en standard pour tous les collaborateurs dans de nombreuses entreprises.


Cisco Spark Board

Cisco a lancé le Spark Board début 2017, également disponible en deux tailles avec des diagonales 55 et 70 pouces, toutes deux en résolution UHD. L’idée de base est la même que celle du Surface Hub: permettre des réunions de groupe spontanées et aisées, des fonctions de whiteboard et de visioconférence. Pour ce faire, Cisco mise toutefois exclusivement sur sa solution de collaboration Spark: Chaque participant doit disposer d’un compte Spark et le Board lui-même doit posséder sa propre licence Spark. L’ensemble des applications et des contenus sont basés sur le cloud. Par conséquent, rien ne fonctionne sans Spark ni liaison au cloud.



Avec le Spark Board de Cisco, l’ensemble des applications et contenus sont basés sur le cloud.


Comme on peut s’y attendre, le raccordement au Spark Board s’effectue très simplement. À l’aide d’un «Proximity Pairing», l’appareil se connecte automatiquement par ultrason lorsque l’on s’approche du Spark Board. Une fois la communication établie, tous les contenus du domaine Spark d’un participant sont disponibles pour l’utilisation sur le Board – qui devient en quelque sorte un appareil Spark à part entière. Tout ce qui est modifié ou créé au cours de la réunion atterrit, sans qu’il soit nécessaire d’intervenir, dans la zone Spark personnelle et n’a pas besoin d’être sauvegardé explicitement. Pour les visioconférences – des participants externes communiquent également via le service Spark – le Spark Board propose une caméra 4K et une «antenne acoustique» (réseau de microphones) avec douze éléments. Quel que soit le positionnement, les voix des participants sont ainsi saisies clairement et transmises dans une haute qualité.


Google Jamboard

Google a annoncé un produit comparable sous le nom de Jamboard, mais celui-ci ne sera disponible qu’en 2018. Le Jamboard intègre des fonctionnalités comparables telles que whiteboard, accès direct à la mémoire cloud et visioconférence. Comme le Surface Hub et le Spark Board, le Jamboard fait partie d’un écosystème de plus grande envergure – ici la Google G-Suite. Il repose sur celle-ci, si bien qu’il ne convient pas aux utilisateurs dotés d’une infrastructure Cisco ou Microsoft.


Aperçu des outils de collaboration




Conclusion

Ce n’est pas la salle de réunion en elle-même qui a beaucoup changé, mais la façon dont on l’utilise. Les applications basées sur le cloud permettent de pénétrer dans la salle avec sa tablette personnelle, de démarrer immédiatement une collaboration entre les différents sites et de profiter pleinement de la grande taille d’écran. Les membres de l’équipe peuvent esquisser et partager leurs idées aisément avec un stylet. Avec Skype for Business, Cisco Spark et Google Hangouts, cette possibilité est donnée non seulement sur place dans la salle de réunion, mais aussi à l’échelle mondiale.

 

Les whiteboards interactifs sont une véritable évolution sur la voie d’un environnement de travail moderne, dès lors qu’il s’agit de travailler à des projets communs, de dénicher des idées et de communiquer avec des collègues.








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Microsoft Surface Hub

Microsoft Surface Hub est l’appareil Work Smart idéal, avec lequel la collaboration interactive deviendra l’aspect le plus productif de votre quotidien.