Collaboration et communication pour les employés sans bureau

La chaîne de grands-magasins Globus a récemment été confrontée au problème suivant: il lui était impossible de joindre ses 3000 collaborateurs répartis sur 13 sites, différentes divisions et différents étages. L’Intranet n’offrait pas de solution car la majorité des employés ne possèdent pas d’adresse e-mail. Globus mise désormais sur la solution mobile de la startup suisse Beekeeper. 90 % des informations concernant notamment les chiffres de vente, l’inventaire, les offres et les anniversaires sont diffusées via l’application Beekeeper et ont ainsi remplacé l’Intranet dans de nombreux services. Selon leurs propres dires, les collaborateurs se sentent mieux informés et les cadres affirment mieux connaître les besoins de leurs collaborateurs et communiquer ainsi de manière plus ciblée. Qui plus est: Globus a visiblement pu augmenter ses ventes dans toutes les divisions du magasin car les collaborateurs ont pu communiquer rapidement et facilement entre eux dans les différents étages via l’application.

Outre Beekeeper, d’autres fournisseurs ont découvert le segment des collaborateurs difficilement joignables et mis sur le marché une solution correspondante. L’encadré ci-dessous présente les solutions de messagerie actuelles sous leurs différentes formes.

1. Choix de la solution:
   La première étape consiste en une analyse des besoins: quels sont les défis inhérents à la communication interne, quel est le groupe cible et quels objectifs souhaite-t-on atteindre? Les différents services de messagerie se démarquent par différents avantages. Beekeeper, par exemple, convient pour l’engagement des collaborateurs, Threema Work est indiqué pour les données particulièrement sensibles, Team One est recommandé pour la gestion de projet. Circuit Unify peut être utilisé en combinaison avec des solutions de téléphonie existantes et Microsoft Staffhub s’intègre à O365, mais reste toutefois principalement un outil de planification pour les plannings de postes.
   
   
2. Mise en oeuvre des appareils:
   Les collaborateurs ontils à disposition l’infrastructure adaptée? Lorsque des appareils privés sont utilisés, les entreprises devraient dédommager financièrement les collaborateurs. Comme alternative, les entreprises peuvent mettre à la disposition de leurs collaborateurs des smartphones avec des offres comme Mobility for Work. Les coûts peuvent ainsi être contrôlés et mieux répartis.
   
   
3. Introduction et mise en place de la solution:
   Afin que le nouvel outil soit vraiment utilisé par les collaborateurs, il doit être lancé de manière cohérente, par exemple, lors d’un évènement dédié et de formations. Des contenus pertinents et des mesures de communication variées motivent les collaborateurs à installer la solution et à l’utiliser de manière active. L’accès et l’utilisation sont évalués pour la première fois après quelques semaines et des mesures supplémentaires sont prises si nécessaire.
   
   Les nouveaux moyens de communication modifient la culture d’entreprise. Le suivi de ce processus par un coaching professionnel est recommandé tout comme l’implication suffisamment tôt des responsables HR et de communication. Une approche globale permet à l'entreprise d'améliorer la collaboration et le niveau d’information de ses collaborateurs autrement difficilement joignables. Elle favorise ainsi leur motivation, leur engagement et leur identification à l’entreprise.