«Comunicazione e vita migliori con un’infrastruttura IT efficiente.»

Più capacità con l’eccellenza operativa. Non sono solo i collaboratori del KSA a trarre vantaggio da una comunicazione più efficiente: la capacità acquisita consente di dedicare più tempo al paziente.

Postazione di lavoro digitale per il KSA          4 Min.

  • Oltre 50 cliniche e istituti (KSA Aarau) in 5 sedi
  • 5396 collaboratori (diagnostica, medicina, cura, terapia e amministrazione)
  • L’offerta di prestazioni mediche spazia dall’assistenza di base, passando per la medicina specializzata fino a quella altamente specializzata
  • Oltre 787’330 trattamenti ambulatoriali all’anno
  • L’obiettivo era creare un ambiente di lavoro digitale moderno, che promuovesse la collaborazione interdisciplinare e semplificasse la gestione dei dati.
  • I vantaggi consistono in una migliore comunicazione interna ed esterna, in sinergie tecniche e aziendali e in una struttura efficiente sotto il profilo dei costi.
  • I collaboratori possono beneficiare di una soluzione unitaria per le videoconferenze, di funzioni di chat sicure e di una piattaforma moderna per l’automazione dei processi.
  • Questo aumento dell’efficienza alleggerisce il personale e la capacità acquisita va a vantaggio dell’assistenza ai pazienti.

Trasformazione digitale: quando è il momento giusto

L’Ospedale cantonale di Aarau (KSA) si è trovato di fronte a una sfida fondamentale: non si trattava solo di stare al passo con lo sviluppo digitale. L’obiettivo generale era quello di stabilire un nuovo standard nell’ambito dell’eccellenza operativa con la propria infrastruttura IT e di affermarlo e viverlo nel lavoro quotidiano. «Per noi era importante apportare modifiche all’infrastruttura IT in modo da poterne beneficiare a lungo termine...», afferma Thomas Seiler, responsabile Digitalizzazione e ICT presso il KSA. 

La pandemia ha messo in evidenza ancora una volta l’urgenza di comunicare in modo semplice ed efficace e di organizzare riunioni online. Questa situazione ha portato il KSA ad un punto decisivo: è stato necessario trovare una soluzione rapida. La scelta è ricaduta su Microsoft 365 e Teams. Ma le sfide del progetto sono seguite altrettanto rapidamente: i responsabili si sono trovati di fronte a innumerevoli domande in materia di sicurezza e compliance. 

In termini di tempo, però, sono sorte ulteriori esigenze. Le nuove soluzioni digitali dovevano essere integrate nel modo più efficiente e sostenibile possibile nell’infrastruttura tecnica esistente, al fine di garantire l’eccellenza operativa. 

Le parti interessate erano consapevoli del fatto che la scelta di un partner esperto nel settore informatico fosse decisiva per il successo. 

Raphael Cavegn apprezza in particolare le best practice di Swisscom nell’ambito della sicurezza dei dati e della facilità d’uso.

Raphael Cavegn apprezza in particolare le best practice di Swisscom nell’ambito della sicurezza dei dati e della facilità d’uso.

L’equilibrio tra sicurezza dei dati e facilità d’uso

Da quel momento Swisscom si è dimostrata un partner irrinunciabile. Con un’ampia offerta di workshop, lo scambio di best practice e una stretta collaborazione, Swisscom ha supportato il KSA nell’implementazione di una soluzione tecnologicamente avanzata, facile da utilizzare e sicura. «Grazie alle best practice di Swisscom siamo riusciti a trovare il giusto equilibrio tra la sicurezza dei dati e la facilità d’uso», spiega Raphael Cavegn, responsabile IT Service Management presso il KSA. «Mantenendo le soluzioni standard di Microsoft abbiamo ottimizzato l’usabilità, dando sempre la massima priorità alla protezione dei dati e alla facilità di utilizzo».

Sviluppo di un piano di sicurezza su misura

Una caratteristica saliente di questo progetto è stato il piano di sicurezza appositamente sviluppato e autorizzato dalle autorità cantonali. Ha rispettato la direttiva secondo la quale i dati dei pazienti non possono essere archiviati su Microsoft 365. Il piano di Swisscom, convincente dal punto di vista tecnico e organizzativo, ha permesso all’ospedale di proteggere i propri dati in modo migliore e più sicuro rispetto a prima, anche in confronto alle soluzioni on-premise precedenti.  «Swisscom ha offerto un supporto prezioso per il rispetto delle disposizioni in materia di conformità. Le best practice hanno svolto un ruolo decisivo nella definizione di contratti che soddisfano le condizioni normative e tutelano gli interessi del nostro ospedale», prosegue Raphael Cavegn.

Da account di gruppo a licenze individuali

Un ostacolo significativo nel progetto è stato il passaggio dagli account di gruppo utilizzati per ogni reparto a licenze Microsoft 365 individuali. Questa modifica ha richiesto una ristrutturazione completa delle postazioni PC, in modo che ogni dipendente potesse effettuare l’accesso individualmente. Nonostante i costi aggiuntivi e maggiori derivanti, questo investimento ha rappresentato un notevole miglioramento in termini di sicurezza e Data Governance: ora dai log-in si può risalire esattamente alle singole persone. L’aumento dei costi è stato giustificato dal notevole aumento della sicurezza e dal miglioramento della conformità.

Barbara Zepf sa che il successo dell’introduzione di nuovi tool dipende in primo luogo dall’adattamento del personale.

Barbara Zepf sa che il successo dell’introduzione di nuovi tool dipende in primo luogo dall’adattamento del personale.

Cambiamento con nativi digitali come campioni

«Introdurre semplicemente un nuovo tool non funziona. Il change management richiede la disponibilità delle persone interessate ad adeguarsi», afferma per esperienza Barbara Zepf, responsabile di progetto presso il KSA. 

L’entusiasmo è ancora meglio della disponibilità. Così gli insegnanti, i cosiddetti nativi digitali, che avevano una naturale propensione all’innovazione digitale sono diventati i primi campioni del progetto di cambiamento. Poco a poco sono stati inseriti nei team agili dei diversi reparti più campioni, di tutti i livelli di anzianità. 

«Un terzo dei collaboratori interessati dai cambiamenti era nel settore delle cure infermieristiche. È con questo gruppo che abbiamo realizzato i maggiori progressi nel progetto.» E questo anche se, o proprio perché, il gruppo degli infermieri era considerato come una «massa critica» in questo progetto di cambiamento. Grazie a questo tipo di categorizzazione mirata e al forte sostegno dei gruppi più interessati è stato possibile aumentare in modo significativo l’accettazione e l’utilizzo delle nuove postazioni di lavoro digitali. «Le nostre esperienze dimostrano che quanto più intenso è l’accompagnamento, tanto maggiore è il progresso.»

Grazie alla partnership strategica con Swisscom e al coraggio di pensare in modo innovativo, la trasformazione digitale nel settore sanitario non solo è possibile, ma crea anche una nuova qualità dell’ambiente di lavoro con elevati standard di sicurezza e conformità. 

Questo progetto dimostra che gli investimenti in tecnologia e competenze danno i loro frutti a lungo termine, gettando le basi per un futuro sicuro ed efficiente.

Il progetto «Postazione di lavoro digitale al KSA» non solo ha trasformato le postazioni di lavoro digitali in ospedale, ma ha anche spianato la strada all’innovazione continua e all’aumento dell’efficienza. Questo nuovo livello di eccellenza operativa alleggerisce il carico di lavoro del personale e va a vantaggio dell’assistenza ai pazienti.

Thomas Seiler, responsabile Digitalizzazione e ICT presso il KSA

«Per noi era importante apportare modifiche all’infrastruttura IT in modo da poterne beneficiare a lungo termine.»

Thomas Seiler, responsabile Digitalizzazione e ICT presso il KSA

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