Auf dieser Seite finden Sie alle wichtigen Informationen zur Nutzung unseres Portals und seiner Dienste. Wenn Sie ein bestimmtes Problem haben, für das Sie die Hilfe unseres Kundendienstes benötigen, gehen Sie bitte zu unserem Portal zurück und füllen Sie unser Anfrageformular aus.
Das Conextrade-Portal ist eine Plattform für elektronische Rechnungsstellung (E-Invoicing). Sie können über unser Portal Bestellungen, Auftragsbestätigungen, Versandanzeigen und Rechnungen versenden und/oder empfangen.
Wenn Sie Ihre Rechnungsprozesse mit Ihren Handelspartnern digitalisieren möchten, empfehlen wir Ihnen, uns bezüglich einer vollständigen Integration zu kontaktieren. So behalten Sie den Überblick über alle Dokumente, die Sie über das Portal austauschen.
Wenn Sie das Portal als Lieferant eines Unternehmens verwenden, das besondere Anforderungen an das Rechnungsformat stellt, müssen Sie Ihre Rechnungen je nach Käufer vermutlich per Post oder per E-Mail (PDF und Invoice Box) versenden.
Indem Sie Ihren Rechnungsversand digitalisieren, verkleinern Sie nicht nur Ihren CO2-Fussabdruck, sondern sparen auch viele Kosten.
Unter Handelspartner sind alle Unternehmen, die direkt mit dem Conextrade-Portal verbunden sind. Es enthält detaillierte Informationen zu den einzelnen Firmen und bietet direkten Zugriff auf Daten wie Adressen, Ansprechpartner, Telefonnummern, ect.
Via die Handelspartnersuche können Sie Firmen als Ihre Käufer und/oder Lieferanten hinzufügen. Klicken Sie dazu einfach auf das + neben dem Unternehmen.
Ihre Anfrage und ihren aktuellen Status können Sie unter Gesendete Anfrage einsehen.
Sie können mit dem Versenden von Dokumenten mit anderen Unternehmen erst beginnen, wenn diese Sie als Handelspartner akzeptiert haben.
Hier sind alle Unternehmen aufgeführt, die bei Ihnen entweder als Kunden oder Lieferanten registriert sind und mit denen Sie elektronische Prozesse durchführen und Dokumente austauschen können.
Sie können die Verbindung jederzeit löschen, aber sie ist definitiv.
Sie können sich einen Überblick über die Anfragen für Handelspartnerverbindungen verschaffen, welche Sie erhalten haben. Sie können anschliessend die Anfrage akzeptieren oder ablehnen.
Überblick über die von Ihnen gesendeten Handelspartneranfragen, die noch ausstehen.
Auf dieser Registerkarte können Sie alle Dokumente anzeigen, die Sie erhalten haben.
Sie können die Dokumente nach Ihren Bedürfnissen filtern und sortieren.
Wenn Sie auf die drei Punkte klicken, können Sie sie entweder erneut als ungelesen markieren oder das Dokument in den Papierkorb verschieben. Wir empfehlen Ihnen, die Dokumente zu speichern, bevor Sie sie in den Papierkorb verschieben.
Auf dieser Registerkarte können Sie alle von Ihnen gesendeten Dokumente anzeigen. Sie können die Dokumente nach Ihren Bedürfnissen filtern und sortieren.
Wenn Sie auf die drei Punkte klicken, können Sie das Dokument in den Papierkorb verschieben. Wir empfehlen Ihnen, die Dokumente zu speichern, bevor Sie sie in den Papierkorb verschieben.
Wenn Sie das Dokument öffnen, können Sie die Rechnung bearbeiten, abbrechen und herunterladen.
Archiv ist ein zusätzlicher Service, den Sie mit Ihrem Transaktionspaket auswählen können. Es garantiert die Verwahrung Ihrer Transaktionen für die nächsten 10 Jahre, so dass Sie von unserem Partner Trust Weaver rechtlich konform sind.
Sie können auf Ihr Archiv im Portal zugreifen und die Dokumente nach verschiedenen Kriterien filtern. Sie haben einen Überblick über Ihre Dokumente und können die Rechnung bei Bedarf mit dem jeweiligen Signaturcontainer herunterladen.
Bitte beachten Sie, dass der Archivierungsdienst nur pro Transaktionspaket gültig ist. Sobald Sie das Paket abgeschlossen haben, werden Ihre neuen Transaktionen nicht mehr archiviert, wenn Sie den zusätzlichen Service nicht erneut kaufen.
Die Dokumentenverfolgung ermöglicht es Ihnen, alle gesendeten und empfangenen Dokumente nachzuverfolgen. Die Dokumente können nach verschiedenen Kriterien gefiltert werden, z. B. nach Handelspartner, Dokument-ID, Status oder Datum. Bei allen aufgelisteten Dokumenten, die rot markiert sind, ist ein Fehler aufgetreten.
Wenn ein Dokument rot markiert ist, bedeutet dies, dass es nicht zugestellt werden kann. In den meisten Fällen ist dies der Fall, wenn die Dokumente falsch adressiert sind oder das Dokumentenformat nicht korrekt ist. Wenn es sich um eine signierte Rechnung handelt, liegt es oft daran, dass keine Mehrwertsteuerprüfung vorgenommen werden konnte. In diesen Fällen müssen Sie die Fehler korrigieren und die Dokumente erneut versenden.
Alle einzelnen Bearbeitungsschritte, einschliesslich der Formatkonvertierungen, sind in der Detailansicht des Dokuments aufgeführt. Zu jedem einzelnen Schritt können Sie die Daten herunterladen oder online einsehen. Die Dokumente können während eines Zeitraums von 90 Tagen online eingesehen werden.
Mit diesem Service können Sie eine Rechnung direkt im Portal erstellen, anstatt sie hochzuladen. Wenn Sie viele Rechnungen mit demselben Formular versenden, haben Sie die Möglichkeit, sie als Vorlage zu speichern.
Wenn Sie eine Bestellung erhalten, können Sie eine Auftragsantwort für Ihr Kunde basierend auf dieser Rechnung erstellen. Sie können auch einen Lieferschein und eine Rechnung basierend auf der erhaltenen Bestellung senden. Dank dieser Funktion werden direkt die Informationen von der Bestellung ins Formular übernommen.
Unter persönliche Einstellungen haben Sie die Möglichkeit ihre Informationen zu ihrem Profil zu bearbeiten. Unter Login Informationen können Sie Ihr Passwort zurückzusetzen.
Der Administrator kann die Informationen des Unternehmens sowie dessen Logo ändern.
Der Administrator kann Ihre verschiedenen Rechnungsadressen bearbeiten, hinzufügen oder löschen.
Der Administrator kann Benutzer aus dem Unternehmen bearbeiten, hinzufügen oder löschen.
Sie können Ihre verschiedenen Backend-Systeme sehen. Sie können dies nicht oder nur durch unsere Kundenbetreuung ändern.
Diese Seite des Portals zeigt Ihnen die verschiedenen Support-Optionen:
Help Centre
Formular für Supportanfrage
Kostenpflichtige Hotline
Bitte beachten Sie, dass Support von unserer Kundenbetreuung (Formular für Supportanfrage und kostenpflichtige Hotline) CHF 200.-/Stunde kostet und ein Minimum von 15 Minuten berechnet wird.
Nachdem Sie sich erfolgreich registriert haben, müssen Sie eine Handelspartnerschaft erstellen, um Daten mit Ihrem Kunden auszutauschen. Melden Sie sich dazu an und klicken Sie auf die Registerkarte «Handelspartner». Nun können Sie die Handelspartner auswählen, die Sie hinzufügen möchten, und Lieferantenanfrage stellen.
Erst wenn der Partner Ihre Anfrage bestätigt, können Sie Dokumente austauschen.
Sobald Sie eine Handelspartnerschaft mit Ihrem Kunden eingegangen sind, können Sie auf «Dokumente» gehen und dort «Eine Rechnung erstellen» wählen. Bevor Sie die Rechnung an Ihren Kunden senden, können Sie alle relevanten Rechnungsinformationen eingeben.
Wenn Ihr Kunde die Rechnung per E-Mail erhalten möchte, verwenden Sie diese Option bitte nur mit der angegebenen E-Mail-Adresse.
Unser Dokumenten-Tracking-Tool gibt Ihnen Auskunft über den Status Ihres Dokuments. Falls ein Problem aufgetreten ist, wird auf Ihrem Dokument ein roter «Fehler»-Balken angezeigt. Ein roter Balken bedeutet, dass das Dokument nicht zugestellt werden kann. Das passiert meist, wenn Dokumente nicht richtig adressiert sind oder wenn sie ein falsches Format haben. Bei signierten Rechnungen liegt es oft daran, dass keine Mehrwertsteuerprüfung durchgeführt wurde. In diesen Fällen müssen Sie die Fehler korrigieren und die Dokumente erneut senden.
Bei anderen Problemen wenden Sie sich bitte an unseren Kundendienst. Wenn Ihr Problem nicht sofort gelöst werden können, kontaktieren wir Sie zeitnah, um eine Lösung zu finden.
Nachdem Sie sich beim Portal angemeldet haben, finden Sie Ihre Dokumente unter «Empfangene Dokumente». Dort können Sie das gewünschte Dokument herunterladen.
Sie sind gesetzlich verpflichtet, Ihre Rechnungen aufzubewahren. Wenn Sie das nicht selbst tun möchten, können Sie unseren «Archiv»-Service nutzen, der Ihre Rechnungen zehn Jahre lang speichert. Nähere Informationen dazu finden Sie über «Das Angebot von Conextrade».
Beide Nutzerarten können:
Zusätzlich zu Obigem kann ein Administrator:
Das Format, in dem Sie Ihre Rechnungen an Ihre Kunden senden können, hängt davon ab, welchen Dienst Ihr Kunde gewählt hat. Wenn dieser Dienst vorsieht, dass Rechnungen im PDF-Format per E-Mail an die angegebene Adresse zugestellt werden müssen, können Sie Ihre Rechnungen nicht im Portal hochladen.
Unser Dokumenten-Tracking-Tool gibt Ihnen Auskunft über den Status Ihres Dokuments. Falls ein Problem aufgetreten ist, wird auf Ihrem Dokument ein roter «Fehler»-Balken angezeigt. Ein roter Balken bedeutet, dass das Dokument nicht zugestellt werden kann. Das passiert meist, wenn Dokumente nicht richtig adressiert sind oder wenn sie ein falsches Format haben. Bei signierten Rechnungen liegt es oft daran, dass keine Mehrwertsteuerprüfung durchgeführt wurde. In diesen Fällen müssen Sie die Fehler korrigieren und die Dokumente erneut senden.
Bei anderen Problemen wenden Sie sich bitte an unseren Kundendienst. Wenn Ihr Problem nicht sofort gelöst werden können, kontaktieren wir Sie zeitnah, um eine Lösung zu finden.
Nur Administratoren können Nutzer verwalten. Standardnutzer haben keinen Zugang zu dieser Seite.
Sie finden die Nutzerverwaltungsseite, wenn Sie rechts oben im Portal auf den Namen Ihres Unternehmens und dann auf das Dropdown-Menü «Unternehmenseinstellungen» klicken. Unter der Registerkarte «Nutzerverwaltung» können Sie neue Nutzer bearbeiten, löschen oder anlegen und ihnen den Status «Administrator» zuweisen oder entziehen.
Sie können E-Mail-Benachrichtigungen deaktivieren, indem Sie in der oberen rechten Ecke unter «Persönliche Einstellungen» unter der Registerkarte «Benachrichtigungen» auf Ihren Namen klicken. Sie können auswählen, welche Art von Benachrichtigungen Sie per E-Mail erhalten möchten. Die anderen Nutzer Ihres Unternehmens erhalten möglicherweise dieselben Benachrichtigungen wie Sie.
Bitte beachten Sie, dass Sie von Conextrade weiterhin Informationen per E-Mail erhalten, zum Beispiel wenn die Plattform gewartet wird.
Beide Nutzerarten können:
Zusätzlich zu Obigem kann ein Administrator:
Sie erhalten Hilfe von unserem Kundendienst, wenn Sie in unserem Portal eine Supportanfrage stellen. Sie können auch unseren Helpdesk anrufen, dessen Telefonnummer Sie ebenfalls auf der Hilfeseite im Portal finden.
In diesem Help Center finden Sie jedoch möglicherweise hilfreiche Informationen.
Sie können die technischen Informationen zu den Datenformaten als ZIP-Dateien herunterladen.