Microsoft 365 und Teams bei der Hälg Group

«Ermutigt die Mitarbeitenden, lasst sie ausprobieren und testen»

Die Einführung moderner Arbeitsformen bringt zahlreiche Vorteile, stellt Unternehmen jedoch auch vor Herausforderungen – wie bei jedem grösseren Wandel. Vor allem die Mitarbeitenden werden im Change-Management-Prozess gefordert. Claudia Nef, Leiterin Kommunikation und Marketing bei der Hälg Group, erzählt im Interview, welche Erfahrungen sie bei der Transformation gemacht hat und welches die Erfolgsfaktoren für die Hälg Group waren.

Frau Nef, Sie haben bei Hälg Microsoft 365 und Teams eingeführt. Worauf lag dabei Ihr Fokus?

Eine neue technische Lösung nützt nur, wenn sie von den Mitarbeitenden auch wirkungsvoll eingesetzt wird. Uns ist es deshalb besonders wichtig, dass bei den vielen technischen Veränderungen der Mensch mit seinen Bedürfnissen im Zentrum steht. Microsoft 365 soll unseren Alltag vereinfachen und sich positiv auf das Unternehmen und die Mitarbeitenden auswirken. Wir haben deshalb gemeinsam mit Swisscom ein Programm lanciert, das uns hilft, die neuen Technologien ins Unternehmen zu bringen und dabei vor allem unsere Mitarbeitenden ins Zentrum stellt.

Können Sie dieses Programm noch etwas ausführen?

Unser Programm heisst «Rocket» und versinnbildlicht unsere Haltung: Wir möchten mit der neuen, modernen Arbeitsweise das Beste aus unserem Unternehmen herausholen, unsere Zusammenarbeit verbessern und für die Zukunft bereit sein. Das können wir nur erreichen, wenn die Mitarbeitenden die Weiterentwicklung mittragen und von Anfang an in den Prozess einbezogen werden.

 

Wir sprechen bewusst von Programm, weil unsere Reise in eine moderne Arbeitswelt nie zu Ende ist. Change-Management ist ein andauernder Prozess ‒ im Gegensatz zu einem Projekt. Bei Hälg setzen wir uns immer wieder mit unserer Arbeitsweise, den Technologien, dem Mindset und der damit zusammenhängenden Unternehmenskultur auseinander.

Wie haben Sie Ihre Mitarbeitenden in diesen Prozess involviert?

In einem ersten Schritt haben wir sie zum Thema Anwendungen befragt und gemeinsam mit ihnen die Ausgangslage analysiert. Die Antworten darauf haben uns geholfen, besser zu beurteilen, ob sich Microsoft 365 und Teams als neue Lösungen eignen – und wir haben festgestellt: Ja, das tun sie! Später sind wir mit rund 120 Mitarbeitenden in eine sehr offene Pilotphase gestartet. Diese Phase der Co-Creation war essenziell, weil wir dadurch zusammen erarbeitet haben, wie wir Microsoft Teams unseren Bedürfnissen entsprechend im Unternehmen einsetzen können.

Neue Technologien und moderne Arbeitsmethoden können auch zu Frust und Ablehnung führen. Wie haben Ihre Mitarbeitenden reagiert?

Die Stimmung war von Anfang an grundsätzlich positiv. Einerseits war Microsoft Teams vielen ein Begriff ‒ und einige Mitarbeitende haben sogar darauf gewartet, dass wir uns in diese Richtung weiterentwickeln. Andererseits haben wir sie von Anfang an in den Change-Management-Prozess miteinbezogen und diesen im Unternehmen sehr aktiv und umfassend kommuniziert. Natürlich haben wir auch Widerstand erlebt, von unterschiedlichen Seiten. Wenn dieser bis zu uns durchgedrungen ist, haben wir das als Chance gesehen, auf die Inputs einzugehen.


«Damit modernes Arbeiten gelingt, müssen die Mitarbeitenden im Unternehmen am selben Strick ziehen.»


Der Umgang mit neuen Technologien ist von Person zu Person individuell, hängt aber auch von der Funktion ab: Wer täglich am Bildschirm arbeitet, hat einen einfacheren Zugang zu IT-Themen als zum Beispiel unsere Mitarbeitenden auf Baustellen und Mandaten.

Was waren die grössten Herausforderungen bei der Umstellung auf Microsoft 365 und Teams?

Eine grosse Herausforderung hat mit unserer heterogenen Unternehmens-DNA zu tun. Unsere 22 Standorte arbeiten eigenständig und bearbeiten beispielsweise den Markt in ihrer Region selbstständig. Auch unsere Mitarbeitenden sind sehr divers, sowohl in Bezug auf Alter, Herkunft und Werdegang als auch auf Ausbildung, Funktion und IT-Affinität. Eine zweite Herausforderung liegt in der Natur unserer Branche. In der Gebäudetechnik arbeiten wir bei Bauvorhaben nach Plan und wissen wie ein Gebäude aussehen wird, bevor wir mit dem Bau starten. Bei der Einführung von Microsoft 365 sind wir jedoch erstmals entgegen unserer gewohnten Arbeitsweise vorgegangen und sehr ergebnisoffen in den Prozess eingestiegen ‒ das war sehr spannend und herausfordernd.

Welche Tipps würden Sie anderen Unternehmen geben, die eine moderne Arbeitsweise einführen möchten?

Damit modernes Arbeiten gelingt, müssen die Mitarbeitenden im Unternehmen am selben Strick ziehen, sich gegenseitig unterstützen und bestärken. Die Transformation muss insbesondere durch das Management mitgetragen und gelebt werden. Zudem sollte die Transformation etappenweise angegangen werden, damit sich die Mitarbeitenden Schritt für Schritt an die neuen Anwendungen und Arbeitsweisen gewöhnen und diese in den Arbeitsalltag integrieren können.

 

Die Ungewissheit und Unsicherheit, die während eines solchen Change-Management-Prozesses herrschen, muss man zudem aushalten können ‒ was nicht immer einfach ist. Und ganz wichtig: Ermutigt die Mitarbeitenden, lasst sie ausprobieren und testen, zieht sie bei der Analyse und Lösungsfindung mit ein und gebt ihnen Raum und Zeit zum Experimentieren. Nur so erkennt ihr, ob die neue Arbeitsweise den gewünschten Nutzen bringt und könnt die Mitarbeitenden bei der Umsetzung mit an Bord holen.


Zur Person

Grafik: Datenfluss und Netzwerkarchitektur

Claudia Nef ist Leiterin Kommunikation und Marketing bei der Hälg Group. Sie ist seit 2016 in verschiedenen Funktionen im Bereich Marketing und Kommunikation tätig. Ihr Schwerpunkt ist die Begleitung von Veränderungen im Unternehmen.

Zum Unternehmen

Die Hälg Group wurde 1922 in St. Gallen gegründet und gehört mit ihren 22 Standorten zu den führenden Gebäudetechnikanbietern in der Schweiz. Das Unternehmen ermöglicht die reibungslose und erfolgreiche Abwicklung von Gebäudetechnikprojekten ‒ von der Planung über die Installation bis zum Unterhalt.




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