Work Smart Coaching bei Privera
Work Smart: Den Wandel zum flexiblen Arbeiten erfolgreich lanciert
Mithilfe von Swisscom Work Smart Coaching gelang es Privera, den für die digitale Transformation notwendigen kulturellen Wandel anzustossen – von innen heraus und mit hoher Nachhaltigkeit.
Text: Jörg Rothweiler,
Die digitale Transformation verändert die Arbeitswelt. Arbeiten wird zeitlich und örtlich flexibler, massgeschneiderte Projektteams ersetzen starre Hierarchien. Das bietet viele Chancen, birgt aber auch die Herausforderung der Veränderung. Mitarbeitende müssen umdenken, neu denken, Zukunft denken. Die Einführung moderner Kommunikationsmittel alleine greift daher zu kurz. Eminent ist ein nachhaltiger Change of Mind, also der Wille, Work Smart effektiv im Unternehmen «zu leben». Dass dies alles andere als einfach ist, musste – wie viele Unternehmen – auch die unabhängige, landesweit mit 12 Niederlassungen aktive Immobiliendienstleisterin Privera feststellen. Sie stellte mit Skype4Business ein modernes Kommunikations-Tool zur Verfügung – doch dessen Nutzung blieb weit hinter den Erwartungen zurück. Privera wollte wissen, woran das liegt und was man dagegen tun kann. Dazu holte das Unternehmen das Work Smart Coaching-Team von Swisscom an Bord, mit dem Ziel, basierend auf dessen Erfahrungen im Daily Business sowie den individuellen Bedürfnissen von Privera eine Lösung zu entwickeln.
Der Lead im Change Prozess wurde von Beginn in die Hände junger Privera-Mitarbeitender gelegt. Dies mit dem Ziel, eine Veränderung «von innen», aus dem Unternehmen selbst zu erzeugen.
Vertiefte Problemanalyse als erster Schritt
In einem ersten Schritt wurden die Kommunikationsdaten quantitativ erfasst und detailliert ausgewertet. Die vertiefte Analyse des Kommunikationsverhaltens der Mitarbeitenden zeigte zwei grosse Hemmschwellen auf: Einerseits existierten teils markante Wissenslücken bezüglich des Tools, andererseits aber auch Schwächen in der individuellen Methodenkompetenz, die weit über Skype hinausgingen.
Anhand dieser Erkenntnisse wurden erste Hypothesen formuliert, welche dann anhand einer qualitativen Umfrage in Form von Kurzinterviews überprüft und erhärtet wurden. Dabei zeigte sich: Weniger das Tool als vielmehr das Mindset vieler Mitarbeitenden stand der Nutzung von Skype4Business im Weg.
«Pri2morrow» - unter diesem Motto engagierte sich die Community aktiv in der Gestaltung der eigenen Arbeitswelt der Zukunft.
Co-Creation: Veränderung erfolgt am besten von innen heraus
Wie aber kann die nötige Veränderung im globalen Mindset, ein unternehmensweiter kultureller Wandel gelingen? Die Erfahrung der Swisscom Coaches, aber auch diverse Studien zeigen: Ein nachhaltiger Change of Mind kann nicht von aussen «aufoktroyiert» werden. Dauerhaftes Um- und Neudenken funktioniert nur, wenn es von innen, aus dem Unternehmen selbst heraus initiiert und vorangetrieben wird.
«Ich schätzte es sehr, dass ich als Mitglied der Community von «denen ganz oben» ernst genommen werde und selbst dazu beitragen konnte, meinen Arbeitsplatz der Zukunft aktiv mitzugestalten.»
Mitglied Work Smart Community
Entsprechend setzt das Team von Swisscom Work Smart Coaching nicht auf klassisches Consulting, sondern mit Co-Creation auf das unternehmensinterne Erarbeiten neuer Möglichkeiten und Chancen – durch eine Work Smart Community, bestehend aus Mitarbeitenden des Unternehmens. Diese wird durch die Swisscom Work Smart Coaches eng begleitet und unterstützt sowie methodisch befähigt, damit sie als Initialzünder, Motivator und Treiber einer intrinsischen Veränderung fungieren kann.
Workshop 1: Kickoff für Veränderung durch Gründung einer Work Smart Community
Zum Start dieser Veränderung wurde in einem Kickoff-Workshop eruiert, welche Dinge in welche Richtung verändert werden müssen. Basierend auf den Erkenntnissen der Problemanalyse wurde die mit dem Projektteam gemeinsam erarbeitete Vision «Skype besser nutzen» vorgestellt – und die zugehörige Roadmap präsentiert. Dann wurde – zugunsten des gewünschten intrinsischen Change-Prozesses – die für dessen Umsetzung zusammengestellte Community strukturiert. Jeder involvierte Mitarbeitende erhielt eine spezifische Rolle innerhalb der Gruppe. Damit lag die gesamte Projektleitung von Beginn an in den Händen der Privera-Community. Die Spezialisten von Swisscom Work Smart Coaching standen dieser «lediglich» zur Seite, unterstützten die Community mit Know-how und technischer Hilfestellung.
Wie gut das Konzept funktioniert, zeigte sich am Ende des ersten Workshops: In nur einem halben Tag formulierte die Community ganz konkrete Wünsche und Bedürfnisse bezüglich der künftigen Kollaboration innerhalb von Privera. Dabei zeigte sich, dass Skype4Business diesbezüglich Vorteile und Potenziale bieten kann. Am Ende des Tages stand ein Konzept, mithilfe dessen es gelingen sollte, die Nutzung des Tools zu intensivieren, basierend auf den gemeinsam formulierten Anforderungen und Zielen.
«Vera» ist die Helferin in der Not. Alle Mitarbeitenden können im Chat Fragen zur Anwendung und Tipps und Tricks rund um Skype4Business stellen – und erhalten eine kompetente Antwort von der Community.
Workshop 2: Herausforderungen identifizieren, Lösungen entwickeln
Nach Erstellung des Konzeptes widmete sich die Community in einem zweiten Workshop der Frage «Wie gelangen wir zum angestrebten Ziel?». Dabei wurde rasch klar: Es geht einerseits um technische und administrative Belange, aber auch um menschliche Aspekte. Denn um andere für die eigenen Ideen begeistert zu können, muss zuerst klar werden, wie heute gearbeitet wird – und wie man selbst und andere in Zukunft gerne arbeiten möchten. Zur Klärung der «menschlichen Seite» des Change-Prozesses wurden die konkreten Arbeitsweisen der Anwender bei Privera analysiert, eindeutige Herausforderungen identifiziert und entsprechend konkrete Aufgaben für die Community abgeleitet. So wusste diese genau, was nötig sein wird, um die Privera-Mitarbeitenden für eine verstärkte Nutzung von Skype4Business begeistern zu können. Beispielsweise die Erstellung von Quick Guides und einer allgemein verständlichen Kurzanleitung, aber auch die Einführung mobiler Clients.
«Ideen und Veränderungen, an denen jeder selbst aktiv mitwirken kann, werden effizienter mitgetragen und umgesetzt, als von aussen aufgezwungene Pflichten und Massnahmen.»
Swisscom Work Smart Coach
Ein anderes Ziel, nämlich das Verschmelzen der bunt zusammengewürfelten Community zu einer schlagkräftigen Einheit, erfolgte nahezu von alleine. Die Gruppe gab sich einen eigenen Titel – «Pri2morrow» – und erarbeitete ein Manifest, das verdeutlichte, wer die Community ist, wofür sie steht und welchen Wert sie für das eigene Unternehmen repräsentiert.
Was selbst die Swisscom Coaches verblüffte war, dass die Mitglieder der Privera-Community, teils aus der Deutschschweiz, teils aus der Romandie, Ideen und Pläne nebeneinander in Deutsch und Französisch notierten. «Das war für uns selbst ein wichtiges Learning aus diesem Projekt: Workshops in zwei Sprachen sind möglich!», erklärt ein Swisscom Work Smart Coach.
Privera-CEO Dieter Sommer ist von der Leistung der Coaches und der Community beeindruckt und will auch in Zukunft auf die Kraft zur Veränderung seiner «Pri2morrow»-Community bauen.
Workshop 3: Konkrete Massnahmen und Überzeugungsarbeit
Im dritten und letzten Workshop ging es um die Frage: «Macht die Teppichetage mit?» Zur Klärung wurden die geplanten Massnahmen, etwa die Produktion von Anleitungen im Videoformat und eine grosse interne Informationskampagne, der Geschäftsführung präsentiert. Dabei wurden auch konkrete Ideen aufgezeigt, wie die Ziele der Community für alle Mitarbeitenden transparent kommuniziert werden können und welche Unterstützungsmassnahmen diese von der Community bezüglich der Nutzung von Skype4Business erhalten werden.
«Schon der heilige Benedikt hielt in seinen Regeln des Benedikt (540 n. Chr.) sinngemäss fest, dass wenn man keine Lösung für ein Problem findet, man die ganz Jungen fragen soll! Die Work Smart Community hat viele positive Veränderungen angestossen und damit bewiesen, wie recht er hatte.»
Dieter Sommer, CEO Privera
Die Geschäftsführung war beeindruckt und beschloss die Umsetzung aller geplanten Massnahmen. Zudem, und das freute alle Mitglieder ganz besonders, bekannte sich CEO Dieter Sommer zum Wert der Community für das eigene Unternehmen: Er will auch bei künftigen Change-Prozessen im Zuge vom Work Smart wieder auf die Kraft der Community bauen.
«Wir haben für die Zukunft viel gelernt»
Adrian Blum, IT-Leiter von Privera, über den Co-Creation-Prozess und das Work Smart Coaching von Swisscom
Für Privera hat der Prozess viel gebracht
Warum hat Privera sich für das Work Smart Coaching von Swisscom entschieden?
Swisscom hat uns mit den Erfahrungen, welche die Work Smart Coaches bereits intern und bei anderen Firmen mit der Initiative Work Smart gesammelt haben, überzeugt. Zudem war die bei den Verantwortlichen der Swisscom spürbare Leidenschaft für das Thema sehr ansteckend und inspirierend.
Was hat sich seit dem Coaching verändert?
Wir sind noch weiterhin im Aufbau der Community. Die junge Generation zu Beteiligten zu machen und auf dem Weg der Digitalisierung miteinzubeziehen und aktiv mitgestalten zu lassen ist positiv. Das spürt man bereits heute.
Hat sich – aus heutiger Sicht – der Aufwand gelohnt?
Obwohl es noch etwas früh ist für diese Beurteilung, würde ich die Initiative bereits heute positiv werten. Die Community Mitglieder konnten einige Learnings aus den Workshops bezüglich Präsentationstechnik mitnehmen und anwenden.
Wie geht Privera respektive die Community heute mit Herausforderungen um?
Es gibt einige Herausforderungen, insbesondere bei der Etablierung der Community, da diese sich schnell entwickeln und intern auch verändern. Umso wichtiger ist unsere Projektleiterin, die mit Leidenschaft die ganze Community zusammenhält. Ebenso eminent ist die Unterstützung seitens der Geschäftsleitung und des gesamten Führungskaders.
Was nimmt die Geschäftsführung aus dem Projekt mit in die Zukunft?
Den Spirit, die Motivation und das Engagement der jungen Leute sind ein wertvolles Potenzial im Unternehmen, das viel positive Energie freisetzen und andere anstecken kann.
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