Smart ICT bei Balex
«Unsere ICT ist für uns einfacher geworden und unternehmerisch strukturiert.»
Dr. Jascha Schneider-Marfels, Partner bei Balex AG
Die Story in Kürze:
Anwälte und Notare behalten ihre Daten am liebsten im Haus – oder? Nein, haben die Inhaber der renommierten Kanzlei Balex befunden. Sie wollen die Vorteile der Digitalisierung nutzen – unterstützt von der Swisscom Gesamtlösung Smart ICT.
Nur ein paar Schritte vom Barfüsserplatz entfernt betreibt die Balex AG ihre Stadtbasler Kanzlei. Dazu kommen die Standorte in Binningen und Rheinfelden. Insgesamt rund 25 Mitarbeitende – darunter 15 Anwälte und Notare – engagieren sich für die Rechte ihrer Klientinnen und Klienten.
Deren Fälle gehen sie mit einer ganzheitlichen Perspektive an. Dr. Jascha Schneider-Marfels, Partner bei Balex, erklärt diesen Ansatz anhand eines Beispiels: «Ein KMU-Inhaber ist immer auch eine Privatperson mit entsprechenden Bedürfnissen. Wir betrachten alle Lebensbereiche und bieten Gesamtstrategien.»
Plädoyer für umfassende Digitalisierung
Auch ihre ICT-Strategie wollten die fünf Balex-Partner gesamtheitlich betrachten. Den Anstoss dazu gaben die umständliche Telefonielösung mit drei Zentralen und die veralteten Server. Daten-Backups wurden mit Bändern bewerkstelligt, die Kanzlei benötigte reichlich technischen Support mit entsprechenden Kosten, und der Betrieb nahm zu viele eigene Ressourcen in Anspruch.
«Wir suchten ein leistungsfähiges Gesamtpaket für unsere IT und Telefonie, das uns entlasten würde», erinnert sich Jascha Schneider-Marfels. «Die neue Lösung sollte uns zudem optimal bei der Digitalisierung unserer Abläufe unterstützen. Unsere Branche befindet sich in einem massiven Umbruch. Gerichte, Behörden und die Verwaltung schalten auf digitale Kanäle um. Hier wollten wir uns möglichst schnell und solid in eine gute Position bringen.»
«Dank einer ICT-Lösung mit Bankenstandard erfüllen wir sämtliche Anforderungen an die Sicherheit.»
Dr. Jascha Schneider-Marfels, Partner
Die Gretchenfrage: Cloud oder nicht Cloud?
Balex liess sich vom Swisscom Partner Fischer ICT fundiert beraten. Zentral war die Sicherheitsfrage: Würde eine Cloud-basierte Lösung ohne eigene Server die hohen Anforderungen erfüllen können? Dazu Jascha Schneider-Marfels: «Wir diskutierten das Thema ausführlich im Verwaltungsrat. Folgende Argumente gaben den Ausschlag für den Wechsel in die Cloud: Swisscom bietet punkto Sicherheit Banken-Standard – und zusätzlich die Einbindung der qualifizierten elektronischen Signatur. Würden wir diesen hohen Standard mit eigenen Servern erreichen? Das darf bezweifelt werden, kann doch grundsätzlich jede Maschine gehackt werden.»
Fischer ICT zeigte die Schlüsselelemente der Hochsicherheitslösung auf: Datenzugriff via VPN, ein starker Passwortschutz, eine Firewall mit maximalen Standards und Datenhaltung in der Schweiz. Auf sachlicher Ebene waren die Kanzleipartner überzeugt. Für Jascha Schneider-Marfels hat der Entscheid für eine Cloud-Lösung eine weitere Dimension: «Auch emotional hat alles für Swisscom gesprochen. Wir vertrauen auf ihren hohen Qualitätsstandard.»
Anspruchsvolle Umsetzung ist gelungen
Zunächst hat Fischer ICT an allen Standorten die neue Telefonielösung implementiert. Seither können die Mitarbeitenden ihre Smartphones auch als Festnetzgeräte nutzen. Danach ging es ans Herzstück: So galt es, die elektronische Signatur in die Cloud-Lösung einzubinden. Oder den Zugriff auf die Terravis-Datenbank sauber zu regeln. Nicht zuletzt sollte das System benutzerfreundlich und alltagstauglich gestaltet werden.
Elektronische Eingaben an Gerichte und Behörden sollten mühelos und ortsunabhängig machbar sein – inklusive zuverlässiger Verschlüsselung, Zeitstempel und rechtsgültiger Signatur. Eine erhebliche Herausforderung bildete auch der Zugriff auf das sehr umfangreiche E-Mail-Archiv. Nach der erfolgreichen Inbetriebnahme übergab Fischer ICT die Lösung an Swisscom, die sich seither um den Betrieb und den Unterhalt kümmert.
Solider als im Regelwerk gefordert
Jascha Schneider-Marfels möchte die Vorteile der neuen Lösung nicht mehr missen: «Unsere ICT ist für uns einfacher geworden und unternehmerisch strukturiert. Wir greifen von überall auf alle Applikationen und Daten zu. So kann ich beispielweise unterwegs rasch eine elektronische Eingabe platzieren – das war früher nicht möglich.
Der Unterhalt, die Wartung und die Backups sind nicht mehr unsere Angelegenheit, was uns spürbar entlastet. Last, but not least: Wir übertreffen die Sicherheitsvorgaben des Anwaltsverbandes!»