La RPA en action au canton de Zurich

Les bots d’automatisation, clés de l’efficacité de la RPA

La RPA évolue peu à peu en une solution rapide, efficace et bon marché pour tous les secteurs d’activité. Swisscom propose un large éventail de produits pour le secteur financier. L’expérience acquise peut également profiter aux administrations publiques, à la santé ou à la logistique.

Auteur: Ruben Tavares, Photo: iStock, 

Et si vous sortiez un peu des sentiers battus? Il existe un moyen d’accélérer les processus de manière ciblée sans recourir à des méthodes «classiques» telles que la standardisation des interfaces et l’optimisation des processus. Il s’agit de la Robotic Process Automation, ou automatisation des processus robotiques, généralement désignée par son nom abrégé de RPA. Sans réinventer le système, de petits programmes appelés «bots» réalisent des tâches simples, mais essentielles: ils franchissent les obstacles lorsque les interfaces ne sont pas (encore) adaptées ou se chargent de l’exécution des tâches supplémentaires laborieuses lorsque des processus n’ont pas (encore) été précisément coordonnés. En bref, ces robots logiciels accomplissent des missions sans valeur ajoutée qui seraient trop monotones, chronophages ou sujettes à erreur pour des collaborateurs humains, et ce, 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7.

Le fait que le recours à la RPA soit encore souvent perçu comme inhabituel n’est pas lié à l’état d’avancement de cette technologie, qui est au contraire très sophistiquée et immédiatement applicable, mais à son manque de notoriété dans certains secteurs d’activité. Tandis que le secteur bancaire tire parti du savoir-faire et des services offerts par Swisscom en matière de RPA depuis plusieurs années, d’autres entreprises des secteurs de la santé, du commerce de détail et de la logistique, par exemple, ainsi que des institutions et des administrations publiques, viennent tout juste de découvrir la thématique de l’automatisation des processus et les avantages associés. Alors que la valeur ajoutée qu’elle apporte saute aux yeux.

5 avantages de la RPA: économisez temps et argent en laissant les tâches répétitives aux bots

  1. Rapidité: des tâches individuelles et très concrètes sont programmées dans le bot. Celui-ci les réalise ensuite pas à pas, à très grande vitesse, sans erreur et en reprenant toujours au départ. Par exemple: «Saisir les données à partir du formulaire. Modifier la structure de classement. Entrer les informations dans le fichier client.» Et ce, jusqu’à ce que le robot logiciel doive être adapté à une nouvelle situation, par exemple lorsqu’un formulaire change.

  2. Fiabilité: les robots ne commettant pas d’erreur, contrairement aux humains, ils exécutent de façon très fiable les rapprochements et les mises à jour de données.

  3. Des passerelles simples pour les ruptures de système: dans le secteur de la santé en particulier, de nombreux systèmes et processus techniques ne sont pas encore parfaitement coordonnés ou compatibles. La RPA permet de remédier rapidement à des ruptures dans les processus, par exemple lors de l’admission de patients. Ou encore dans le cadre de l’automatisation du traitement douanier des entreprises de logistique.

  4. Implémentation rapide: la RPA peut être mise en œuvre rapidement, car aucune modification des applications existantes ou même de l’infrastructure informatique n’est nécessaire. Les bots fonctionnent via SAP ou des systèmes similaires.

  5. Coût modéré: les coûts sont faibles par rapport à ceux liés à une optimisation des processus. Des «collaborateurs numériques» individuels pouvant être intégrés à un système en cours de fonctionnement en fonction des besoins, les coûts et les risques potentiels lors de la mise en œuvre sont faciles à mesurer. Au vu de ces avantages, le cabinet d’analystes informatiques Gartner prévoit que 85 % des moyennes et grandes entreprises auront recours à la RPA d’ici à fin 2022.

L’exemple du canton de Zurich: efficacité accrue de 85 %

Après avoir mené de nombreux projets dans le secteur bancaire et avoir réalisé une «Smart Automation» complète en son propre sein il y a plusieurs années, Swisscom a eu le privilège de développer et de mettre en œuvre différents cas d’application de la RPA pour le compte et en collaboration avec l’autorité cantonale de Zurich. L’entreprise a notamment mis au point une solution de traitement des demandes de chômage partiel.

 

En effet, la pandémie de Covid-19 a fait exploser les demandes de chômage partiel auprès des autorités cantonales suisses. Alors qu’en temps normal, le canton de Zurich recevait dix demandes par mois, ce chiffre est brusquement passé à 30 000. Dix minutes étant nécessaires, en moyenne, pour traiter chaque demande, même une augmentation du personnel n’aurait pas suffi à éviter d’importants retards de paiement. Le canton a donc tiré parti de l’expérience de Swisscom et introduit au printemps 2021 un système de RPA basé sur la solution de SAP «Intelligent Robotic Process Automation». Résultat: le système fonctionne de façon stable depuis plus de six mois et l’effort de traitement des demandes a été réduit de 85 %. Le temps de traitement moyen des demandes n’est plus que de 30 secondes. À l’automne 2021, des processus de gestion supplémentaires seront automatisés dans le cadre d’un projet ultérieur. D’autres villes et cantons ont également prévu de faire davantage appel à la RPA.

La RPA rend plus efficace, mais ne remplace pas l’optimisation globale des processus

L’un des principaux avantages de la RPA, à savoir le fait qu’elle permet de remédier aux discontinuités de médias et d’adapter des données d’une interface pour les rendre compatibles avec une autre, révèle en même temps sa principale faiblesse: les bots ne remplacent pas des processus modernes constitués de flux de travail s’enchaînant de manière flexible. Ce sont souvent des solutions plutôt rigides masquant un manque d’optimisation des processus au niveau du système. Il est donc essentiel d’évaluer au préalable si le recours à un bot apportera la valeur ajoutée souhaitée pour la tâche prévue.

L’auteur

Pour Ruben Tavares, l’automatisation des processus n’est pas une option, mais une nécessité pour faire face aux défis numériques de l’avenir. Elle doit notamment permettre de surmonter des obstacles fondamentaux tels que la quantité croissante de données à traiter.
 
Ruben Tavares a étudié l’informatique de gestion avec spécialisation en ingénierie logicielle à la DHBW (Duale Hochschule Baden-Württemberg). Ses compétences majeures sont le conseil et la mise en œuvre de solutions d’automatisation efficaces. Il est responsable du secteur Intelligent Automation & Robotics chez Swisscom.

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