Changement de culture et collaborateurs

Un tiraillement entre la curiosité et la crainte


Les avantages de Microsoft 365 sont bien connus. Mais comment les entreprises peuvent-elles exploiter ce potentiel lorsque les collaborateurs l’accueillent différemment? Au quotidien, on constate vite que le problème de l’introduction de nouvelles formes de communication n’est pas technique.

Andreas Heer, images  d'Adobe Stock, 16 août 2021.



Dans chaque entreprise, il existe deux types de personnes: il y a d’une part celles qui sont impatientes que les nouvelles fonctionnalités annoncées soient disponibles sur les postes de travail de l’entreprise et se précipitent aussitôt pour s’enthousiasmer auprès de leurs collègues des «possibilités géniales» qu’elles offrent.En revanche, d’autres ont beaucoup de mal avec les nouveautés. Elles tentent régulièrement de s’informer et notent toutes les étapes de travail. Quand elles se retrouvent bloquées, elles posent des questions à un collègue – en prenant sur elles.

En résumé: des personnes curieuses et avides de découverte face à d’autres qui ont peur des changements et qu’on leur en demande trop. Bien sûr, ce sont deux stéréotypes, mais ils montrent l’éventail de réactions des collaborateurs que rencontrent les responsables de projet lorsqu’ils introduisent de nouveaux outils de travail tels que Microsoft 365. Cela révèle par ailleurs qu’une telle initiative est moins une question de technique que de culture. Il ne s’agit de rien de moins qu’un bouleversement de la communication d’entreprise. Mettre en place un change management fiable est donc déterminant.


Les outils seuls ne servent à rien

Les avantages des postes de travail basés sur le cloud utilisant Microsoft 365 sont bien connus: l’archivage central des documents facilite la collaboration et avec l’e-mail, le chat et les réunions en ligne, des canaux de communication adaptés à chaque contexte sont disponibles. Toutefois, ces outils seuls ont peu d’intérêt s’ils ne s’accompagnent pas d’un mode d’emploi. Les personnes mentionnées plus haut tireraient des avantages totalement différents, voire, pour certaines, n’en tireraient pas du tout.

Si l’on ne communique pas ni ne donne l’exemple sur la marche à suivre, voici ce qu’il se passe: la première personne archive les documents en ligne et envoie les liens correspondants dans le chat de l’équipe. La réponse de la deuxième personne, elle, arrive par e-mail, avec le document en pièce jointe («J’ai signalé en rouge les modifications»). C’est peut-être exagérer encore le stéréotype, mais cela arrive tous les jours, et cela réduit à néant tous les gains de productivité et d’efficacité de Microsoft 365. Sans parler d’autres sujets, comme la conservation des données et la classification des documents.



Les principales questions sur les méthodes de travail modernes

Pour profiter des atouts, il est nécessaire d’appliquer une stratégie d’introduction. Celle-ci doit notamment inclure des directives pour l’accès aux outils ainsi qu’un accompagnement des collaborateurs suivant leur niveau de connaissances, afin de les initier aux nouvelles possibilités offertes. Par exemple, en faisant accompagner la personne intimidée par la personne curieuse.

Cette stratégie doit clarifier les questions suivantes, afin que la «new way of work» – la méthode de travail moderne – puisse être introduite et appliquée dans toute l’entreprise:

  • Où en sommes-nous? Comment tirons-nous actuellement profit de Microsoft 365?
  • Comment savoir où en sont chacun des collaborateurs?A quelles étapes planifier l’introduction?
  • Comment communiquer sur les nouveautés prévues?
  • Nous faut-il des projets pilotes pour les différentes étapes, avec un groupe de «early adopters» volontaires?
  • Quels outils déployer pour accompagner les collaborateurs?
  • Où les collaborateurs peuvent-ils obtenir de l’aide en cas de questions?
  • Quels objectifs et jalons voulons-nous atteindre?

 

Au fait: si, concernant les personnes mentionnées plus haut, vous avez automatiquement pensé aux jeunes collaborateurs (pour les «curieux») et aux collaborateurs plus âgés (pour ceux qui «se sentent dépassés»), il se peut que le piège des biais se soit refermé sur vous. Certes, les jeunes gens ont généralement moins peur de la confrontation à la technologie, parce qu’ils ont grandi avec les smartphones et le chat. Toutefois, en fin de compte, le rapport aux nouveautés techniques est plutôt une question de maturité numérique des collaborateurs – c’est-à-dire un facteur qu’il convient de prendre en compte lors de la mise en œuvre de Microsoft 365.



La numérisation commence sur le poste de travail


Le «New Work» est un monde du travail interconnecté, dans lequel nous travaillons de manière indépendante, où que nous nous trouvions. Pour établir avec succès le poste de travail de demain dans l’entreprise, un changement de culture est nécessaire. En effet, les postes de travail flexibles impliquent pour de nombreux collaborateurs de renoncer aux structures habituelles du quotidien professionnel.

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