Tutti dobbiamo fare i conti con piccole distrazioni che fagocitano il nostro tempo e puntualmente ci fanno perdere la concentrazione: notifiche mail, telefoni che squillano, messaggi sul cellulare, colleghi di lavoro che passano a chiedere qualcosa e via dicendo.
Alla luce di uno studio condotto da Gallup, dopo una tale interruzione, impieghiamo più di venti minuti prima di riprendere il lavoro che stavamo svolgendo. Questo può avere come conseguenza che gran parte della nostra produttività sfumi e che la sera si torni a casa con la sensazione di non aver concluso nulla.
Per fortuna ci sono misure semplici che ci aiutano a mantenere la concentrazione e a mettere in conto quasi sempre queste interruzioni, anche perché non possiamo evitarle. L’approccio alla base è programmare “blocchi temporali” sia per il lavoro che per le interruzioni. Per farlo, si può ricorrere a numerosi ausili.
Registrate la durata delle vostre attività giornaliere
Prima di poter aumentare la vostra produttività, dovrete individuare le fonti di distrazione. Nell’arco della settimana annotatevi la durata delle vostre attività giornaliere. A questo proposito sfruttate strumenti come Excel, Microsoft OneNote, Papier o un’app. Per scoprire quanto tempo trascorrete su determinati programmi e siti internet, potete anche ricorrere a un software di time-tracking come RescueTime, gratuito nella versione Lite.
Alla fine della settimana analizzate il vostro «comportamento in termini di tempo» e rilevate quali sono i fattori di maggior disturbo nel corso della vostra giornata. Ora potrete intervenire e lavorarci attivamente. La strategia consiste nel programmare queste interruzioni nello svolgimento delle attività della giornata in modo mirato e nel limite del possibile.
«Si prega di non disturbare»
Provate a tenere a debita distanza alcune di queste interruzioni dispersive:
- Indossate ad esempio delle cuffie che vi isolino.
- – Mettete il cellulare in modalità silenziosa e disattivate le notifiche push su tutti i dispositivi. A questo scopo, sull’iPhone e su molti smartphone Android trovate nelle impostazioni la modalità «Non disturbare» relativa alle notifiche.
- Disattivate le notifiche e-mail. In Outlook trovate quest’impostazione alla voce: File > Opzioni > E-mail > Arrivo di messaggi.
- Così facendo potrete dedicarvi meglio alle attività che vi richiedono più tempo. Occupatevi dei «piccoli» compiti come telefonate, mail e simili più tardi, in un momento ben preciso della giornata.
Programmate blocchi temporali per gestire le mail
Stando ai risultati di uno studio McKinsey dedichiamo 13 ore ogni settimana alla gestione delle mail. Non sbrigate questo compito tra una cosa e l’altra, bensì programmate blocchi temporali, ad esempio 30 minuti all’inizio del lavoro, 30 minuti dopo pranzo o qualcosa del genere. Nel tempo rimanente potete anche chiudere il vostro programma di posta elettronica, se non riuscite a resistere alla tentazione di controllare continuamente la casella.
Non dimenticate di inserire delle pause nel vostro programma
Nessuno può lavorare con la massima concentrazione non-stop mezza giornata o persino tutto il giorno. Programmate pertanto delle pause nella vostra giornata lavorativa. La tecnica del pomodoro è ad esempio piuttosto diffusa ed è stata sviluppata anche la relativa applicazione. Con questa tecnica suddividete il tempo in blocchi di 25 minuti, seguiti da cinque minuti di pausa.
Programmate le riunioni in blocco
Che cosa fate di solito nei 30-60 minuti che intercorrono tra due riunioni? Probabilmente li trascorrete sbrigando «piccoli» compiti come la gestione delle mail o su siti internet ad hoc per dare un’occhiata alle ultime notizie. Se riuscirete a fissare i meeting direttamente uno dopo l’altro, ricavando blocchi di tempo più lunghi per compiti più impegnativi, aumenterete la vostra produttività.
Evitate le distrazioni
Se ne avete la possibilità, cercate un luogo in cui potete lavorare senza essere disturbati. Può essere un’area particolarmente tranquilla dell’ufficio o una stanza separata quando lavorate da casa. Oppure adeguate i vostri orari di lavoro in modo tale da riuscire a sbrigare in ufficio i compiti principali, ad esempio la mattina presto prima che il telefono inizi a squillare di continuo.
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Articolo aggiornato di settembre 2016.
