Wie Unternehmen von Microsoft 365 Copilot profitieren

Mit Microsoft 365 Copilot integriert Microsoft künstliche Intelligenz direkt in die Microsoft 365-Umgebung. Doch für wen eignet sich Copilot und was müssen Unternehmen beachten? Ein Überblick über Möglichkeiten und erste Schritte.

Mit Microsoft 365 Copilot zieht generative künstliche Intelligenz (GenAI) in die gewohnte Microsoft-Umgebung für Unternehmen jeder Grösse ein. Der KI-Assistent integriert sich in Office-Anwendungen wie Word, Excel, PowerPoint, Outlook und Teams. Zudem ist er im Browser verfügbar und hat Zugriff auf Dokumente. Damit vereinfacht Microsoft 365 Copilot in Unternehmen zahlreiche Routineaufgaben, was einen Effizienzgewinn verspricht.

Für Unternehmen existieren verschiedene Ausprägungen von Copilot:

• Microsoft 365 Copilot Chat ist kostenlos nutzbar und bietet einen Chatbot im Browser.
• Der lizenzpflichtige Microsoft 365 Copilot Business klinkt sich in Office-Anwendungen ein und kann auf Dokumente zugreifen, die auf SharePoint und OneDrive for Business abgelegt sind.
• Copilot Studio ist eine Low-Code-Entwicklungsumgebung, um KI-Agenten zu erstellen. Damit lassen sich Abläufe automatisieren und themenspezifische Chatbots entwickeln.

Der Nutzen von Microsoft 365 Copilot in Unternehmen

Gemäss einer globalen Umfrage von Microsoft und LinkedIn nutzen bereits drei Viertel aller Wissensarbeiter*innen künstliche Intelligenz in ihrem Arbeitsalltag. Dabei sehen die Befragten folgenden Nutzen:

• Zeit sparen (90 %)
• sich auf die wichtigsten Aufgaben konzentrieren (85 %)
• kreativer sein (84 %)
• die Arbeit mehr geniessen (83 %).

Den grössten Nutzen aus Microsoft 365 Copilot ziehen Mitarbeitende, die hauptsächlich Bildschirmarbeit erledigen und täglich mit Dokumenten, Daten und E-Mails jonglieren. In diesem Artikel finden Sie konkrete Anwendungsbeispiele für Copilot.

Kurz zusammengefasst ermöglicht die Microsoft-KI einen Zeit- und Effizienzgewinn, indem sie beispielsweise Texte und E-Mails zusammenfassen und umformulieren kann, Sitzungen vor- und nachbearbeitet, bei der Bearbeitung des (vollen) Posteingangs hilft oder als Sparringspartner bei der Erarbeitung neuer Geschäftsideen, Stellenanzeigen, Offerten oder Kundenmailings unterstützt. Hierbei lässt sich die KI als digitale Expertin nutzen, die bestehendes und fehlendes Fachwissen ergänzt.

Das Ergebnis solcher Aufgaben sollten Sie allerdings immer überprüfen, weil KI-Assistenten gelegentlich Fakten erfinden («halluzinieren») und das Resultat fehlerhaft sein kann.

Wo Copilot (noch) keinen Mehrwert bringt

So gross das Potenzial von Microsoft 365 Copilot ist: Nicht in jedem Szenario lohnt sich der Einsatz. Der Nutzen hängt stark von den Rahmenbedingungen ab. In diesen Situationen ergibt sich kein spürbarer Mehrwert:

• Stark standardisierte Prozesse: Bei klar definierten Abläufen – etwa in der Buchhaltung oder bei Eingabeformularen – bringt Copilot wenig zusätzlichen Nutzen. Seine Stärken liegen in der Verarbeitung unstrukturierter Daten (E-Mails, Aufzeichnungen von Teams-Meetings, Worddokumenten usw.).
• Unstrukturierte oder schlecht gepflegte Daten: Wenn Dokumente schwer auffindbar oder über lokale und Cloud-Speicher verteilt sind, kann Copilot sein Potenzial nicht entfalten. In diesem Fall ist es sinnvoll, vorgängig die Datenablage zu strukturieren.
• Unklare Zugriffsrechte: Copilot greift nur auf Daten zu, für die Mitarbeitende bereits berechtigt sind. Zu weit gefasste oder unklare Berechtigungen reduzieren den Nutzen – oder erhöhen sogar Risiken, wenn Mitarbeitende und damit Copilot auf vertrauliche Dokumente zugreifen können.
• Fehlende Schulung und Nutzungskompetenz: Ohne konkrete Anwendungsfälle und Grundwissen im Umgang mit KI bleibt Copilot im Alltag oft ungenutzt oder kann sein Potenzial nicht entfalten. Schulung und Change Management sind hier die entscheidenden Stichworte.

Copilot und der Datenschutz

Ein wesentlicher Unterschied zwischen Microsoft 365 Copilot und den Angeboten für Privatpersonen liegt im Zugriff auf die Daten durch Microsoft. Bei den Angeboten für Private kann Microsoft die eingegebenen Informationen für das Training der Sprachmodelle verwenden. Bei Microsoft 365 Copilot bleiben die Daten dagegen innerhalb der firmeneigenen Umgebung («Tenant») und werden auch nicht fürs Training eingesetzt.

Microsoft 365 Copilot kann mit den Rechten des jeweiligen Mitarbeitenden auf geschäftliche Dokumente in SharePoint zugreifen. Deshalb sollten Sie die Zugriffsrechte aus Gründen der Datensicherheit und des Datenschutzes regeln. So können Sie auch verhindern, dass der KI-Assistent vertrauliche Informationen wie beispielsweise den Lohn des Geschäftsführers aus einer Exceltabelle «ausplaudert». Swisscom unterstützt Unternehmen dabei, Copilot richtig einzusetzen.

Kein GenAI-Tool anzubieten, ist aus Sicht des Datenschutzes dagegen meist eine schlechte Variante. Denn es gibt Mitarbeitende, die KI nutzen wollen – und werden. Wenn es keine offizielle Lösung gibt, behelfen sie sich mit ihren privaten Diensten. Diese Schatten-KI (Shadow AI) erhöht das Risiko, dass vertrauliche Daten fürs Training der Modelle verwendet und mit etwas Geschick auch wieder extrahiert werden können.

Erste Schritte mit Copilot für M365

Wenn die Datenschutzaufgaben gemacht sind, geht es darum, die konkreten Anwendungsfälle für Copilot zu eruieren. Die folgenden Schritte werden im Rahmen der Swisscom Workshops zu Microsoft 365 Copilot erarbeitet:

• Pilotbetrieb in kleinen Gruppen/Teams mit Office-Anwendungen und Microsoft Teams.
  Ziel: Anwendungsfälle erarbeiten.
• Wissensaustausch und Nutzung von Copilot für alle Mitarbeitenden, unter anderem anhand der erarbeiteten Anwendungsfälle.
  Ziel: Erfahrungen sammeln, erste Effizienzgewinne.
• Geschäftliche Dokumentenablage mit Copilot nutzen.
  Ziel: Einsatz von Copilot für Analysen, neue Projekte, innovative Ideen usw.

Mit einem gezielten Vorgehen erhöhen Sie die Chancen wesentlich, dass auch Ihr Unternehmen von den Vorteilen von Microsoft 365 Copilot profitiert.