Im Wettbewerb mit Konkurrenten und Grossunternehmen haben KMU unerwartete Unterstützung erhalten: Generative KI wie Microsoft 365 Copilot kann fehlendes Fachwissen ersetzen und in die Rolle verschiedener Experten schlüpfen. Wie Sie davon profitieren, erfahren Sie hier – konkrete Beispiele inklusive.
Das erwartet Sie im Artikel:
- Microsoft 365 Copilot hilft KMU, mit begrenzten Ressourcen professioneller zu arbeiten – nicht als Ersatz für Mitarbeitende, sondern als digitaler Assistent, der Wissen bündelt, Entscheidungen vorbereitet und administrative Aufgaben reduziert.
- Die Integration in Microsoft 365 und Unternehmensdaten macht Copilot für den Geschäftsalltag und geschäftskritische Prozesse wirklich wertvoll.
- Anhand konkreter Praxisbeispiele zeigt der Artikel, wie Copilot KMU bereits heute unterstützt – von Management‑Analysen über IT‑Sicherheit bis hin zu Prozessen, HR und Meetings – und worauf es bei einer sinnvollen Einführung ankommt.
KMU stehen nicht nur mit ihren lokalen Konkurrenten im Wettbewerb, sondern auch mit Grossunternehmen und internationalen Konzernen. Ein ungleicher Wettkampf, wenn man die verfügbaren Ressourcen betrachtet.
Es ist deshalb naheliegend, dass KMU künstliche Intelligenz ins Auge fassen, um Abläufe zu optimieren und die Effizienz zu steigern. Zahlreiche Einsatzmöglichkeiten warten darauf, erkundet zu werden.
Die gute Nachricht: Mit generativer KI, oft als GenAI abgekürzt, kommt eine Technologie ins Spiel, die sofort verfügbar und einsatzbereit ist – ChatGPT lässt grüssen. Und sie ist wie gemacht für die Menschen am digitalen Arbeitsplatz in KMU, die oft Generalist*innen und Pragmatiker*innen sind. Sie erhalten willkommene Verstärkung von einem Assistenten, der Prozesse automatisieren und beschleunigen kann. Dabei ersetzt Copilot keine Menschen, sondern unterstützt bei der Umsetzung fachlicher Aufträge. Und wenn jede Person dank GenAI nur schon eine halbe Stunde pro Monat spart, sind auch die Lizenzkosten amortisiert.
Copilot Chat oder Copilot Business?
Microsoft bietet den KI-Assistenten in zwei Ausprägungen an. Microsoft 365 Copilot Chat ist im Abo enthalten und bietet einen webbasierten Chatbot, der sich mit Texten und Code versteht und Bilder generieren kann.
Copilot Business benötigt eine zusätzliche Lizenz und integriert sich ins Microsoft-365-Universum. Diese Variante ist nicht nur direkt in den Office-Anwendungen verfügbar. Sie kann auch auf Informationen in Microsoft 365 zugreifen, also auf Teams-Konversationen, E-Mails und Dokumente auf SharePoint und OneDrive for Business. Die Funktionen von Copilot Chat sind in Copilot Business ebenfalls enthalten. Die Anwendungsbeispiele in diesem Artikel beziehen sich auf Copilot Business.
Generative KI sinnvoll im KMU einführen
Doch auch wenn das «Anstellungsgespräch» mit GenAI innert weniger Minuten erledigt werden kann, empfiehlt sich eine sorgfältige Planung für die Einführung. Es geht vor allem darum, wie GenAI sicher mit Unternehmensdaten umgeht und wo die Einsatzszenarien liegen. Und – Spoiler Alert – mit Microsoft 365 Copilot gibt es für KMU ein Angebot, das besonderes Augenmerk auf die Datensicherheit legt. So werden die verwendeten Informationen nicht fürs Training der Modelle verwendet, sondern gemäss den Sicherheits‑ und Compliance‑Mechanismen von Microsoft 365 verarbeitet. Darin unterscheidet sich das Business-Angebot von den meisten GenAI-Abos für Privatpersonen.
Ein weiterer Pluspunkt: Copilot Business integriert sich eng in eine Microsoft-365-Umgebung und kann mit den bestehenden Berechtigungen der jeweiligen Person auf diese Informationen zugreifen. Damit lassen sich Abläufe automatisieren wie beispielsweise verstreute Informationen aus Mails, Chats und Dokumenten zusammenzutragen und zusammenzufassen. So entsteht etwa ein Sitzungsprotokoll auf Knopfdruck – wenn die Voraussetzungen stimmen. Doch dazu gleich mehr in den Praxisbeispielen.
Praxis: 5 Anwendungsbeispiele für Microsoft 365 Copilot in KMU
Die folgenden Beispiele verdeutlichen die weitreichenden Möglichkeiten, wie Microsoft 365 Copilot KMU im Geschäftsalltag unterstützen kann. Die Prompts können als Einstiegshilfe dienen und auf die eigenen Bedürfnisse angepasst werden. Sie können die Beispiele entweder mit dem Prompt-Coach aus Copilot einfach und praxisgerecht erweitern oder Sie fragen die KI nach Verbesserungsvorschlägen.
Lesehilfe für die Prompts:
- Bei Texten in Spitzmarken (<Beispiel>) setzen Sie die für Ihre Branche und Ihr Unternehmen passenden Begriffe ein.
- Den Verweis auf Firmeninformationen (Dokumente, Personen usw. aus Microsoft 365) leiten Sie im Prompt mit einem Schrägstrich («/») ein.
In allen Fällen gilt, dass Sie die Ergebnisse mit menschlicher Intelligenz auf Plausibilität prüfen sollten – Copilot ist nicht perfekt und macht manchmal Fehler.
1. SWOT-Analyse entwickeln
Eine SWOT-Analyse (Strengths/Weaknesses, Opportunities/Threats; deutsch Stärken/Schwächen, Möglichkeiten/Risiken) ist ein wirksames Instrument zur Analyse und Weiterentwicklung des Geschäftsmodells. Mit Copilot kombinieren Sie dabei elegant interne Informationen mit dem generischen «Wissen» von GenAI. Die Einordnung der Resultate und die Ableitung strategischer Entscheide bleibt dabei Aufgabe der Geschäftsleitung.
Wir sind ein Unternehmen aus <Branche> und haben die Herausforderung <X>. Hier sind die letzten beiden Jahresabschlüsse: <Dateiname01> <Dateiname02>. Nutze das Kundenfeedback aus dem Postfach «Kundenfeedback». Beschreibe das Problem im Detail inklusive des Einflusses auf den Geschäftsbetrieb und die Ziele. Dann zeigst du eine Lösung auf, die diese Herausforderung adressiert. Erkläre, wie die Lösung funktioniert, zeige ihre Alleinstellungsmerkmale und den Nutzen für dein Unternehmen. Fasse die Ergebnisse als SWOT-Analyse in einer Tabelle zusammen.
2. Dokumente zusammenfassen und Handlungsempfehlungen ableiten
Die meisten Geschäftsleitungsmitglieder in einem KMU sind keine IT- und Cybersecurity-Profis. Trotzdem liegt IT-Sicherheit in ihrer Verantwortung. GenAI eignet sich gut, um fachspezifische Inhalte wie technische IT-Berichte in eine verständliche Management-Sprache zu übersetzen und so fundierte Entscheidungen zu unterstützen.
Dieses Beispiel verwendet das PDF «IKT-Minimalstandard 2023» des Bundes, das die wichtigsten Cybersecurity-Massnahmen zusammenfasst. Im Prompt ist das Dokument auf der SharePoint-Umgebung des Unternehmens oder in OneDrive abgelegt.
Bitte fasse das Dokument <Dateiname> zusammen. Beschreibe die wichtigsten Aspekte als Liste. Schreibe so, dass es ein Geschäftsführer ohne vertiefte IT-Kenntnisse versteht.
Wir sind ein KMU ohne eigene IT-Fachleute. Welche Empfehlungen betreffen uns, und wie können wir sie umsetzen? Du darfst auch Fragen stellen, um zu erfahren, welche Schutzmassnahmen wir bereits getroffen haben.
3. HR und Personalrekrutierung
Dieser Prompt zeigt exemplarisch den KI-gestützten Rekrutierungsprozess für einen Vertriebsmitarbeiter. «Petra Muster» ist die Vertriebsleiterin. Es handelt sich hierbei um einen Dialog, die einzelnen Prompts folgen jeweils auf die Antwort von Copilot.
- Hilf mir, Argumente zu formulieren, warum wir einen neuen Vertriebsmitarbeiter für unser <Projekt X> einstellen sollten.
- Kannst du mir eine E-Mail an unseren Chef verfassen, warum wir diese Person einstellen sollten?
- Was habe ich letzte Woche dazu mit meiner Kollegin Petra Muster in Teams besprochen? Ergänze das E-Mail um diese Punkte.
- Kannst du eine Stellenbeschreibung für einen neuen Vertriebsmitarbeiter erstellen, der sich auf die Einführung unseres neuen Produkts <Verweis auf Produktebeschreibung auf SharePoint> durch unser KMU konzentriert?
4. Prozesse für Fachbereiche beschreiben
Viele Prozesse in KMU haben sich aus der Praxis entwickelt und sind nirgends explizit festgehalten. Copilot kann dabei unterstützen, Prozesse anhand von E-Mails, Chats und Dokumenten zu beschreiben und Verbesserungsvorschläge unterbreiten. Damit kann Copilot zur Effizienzsteigerung beitragen und allenfalls die Grundlage schaffen für die spätere Automatisierung von Prozessen.
Beim Beispiel-Prompt handelt es sich um eine Kürzestfassung:
Du agierst als pragmatischer Prozessberater für ein KMU. Analysiere meine E-Mails, Chats und Dokumente, um typische KMU-Arbeitsprozesse zu erkennen. Beschreibe die wichtigsten Prozesse verständlich, erstelle Checklisten und schlage einfache Verbesserungen vor, die im Alltag sofort helfen.
5. Meeting protokollieren
Auch in KMU gehören Sitzungen zu den zeitintensiven administrativen Aufgaben – insbesondere unter Berücksichtigung der Vor- und Nachbereitung. Bei letzterer Aufgabe kann Copilot den Aufwand deutlich reduzieren, indem KI einen ersten Entwurf des Protokolls schreibt inklusive wichtiger Entscheidungen und Aufgaben, der anschliessend von einem Menschen überprüft werden sollte. Bedingung ist allerdings, dass die entsprechenden Unterlagen digital vorliegen, beispielsweise in Form einer Aufzeichnung eines Teams-Meetings und verlinkten Dokumenten.
In diesem Fall kann die Kurzfassung des Prompts wie folgt ausschauen:
Fasse dieses Online‑Meeting zusammen: <Meeting-Name>. Erstelle ein strukturiertes Protokoll mit Entscheidungen, To‑dos und nächsten Schritten.
Die Einführung von Copilot ist kein IT‑Projekt, sondern ein Produktivitäts‑ und Organisationsthema. KMU, die früh Erfahrungen sammeln und klare Spielregeln definieren, verschaffen sich nachhaltige Vorteile durch bessere Nutzung ihres Wissens.
Ihre nächsten Schritte
Swisscom unterstützt Ihr KMU mit Angeboten und Dienstleistungen rund um modernes Arbeiten.
➔ Erfahren Sie mehr über unsere modernen Arbeitsplatzlösungen mit Microsoft 365 und Copilot
➔ Mit der modularen KMU IT Solution können Sie sich ums Geschäft kümmern und die IT uns überlassen
➔ Lesen Sie, wie Sie ein Digitalisierungsprojekt mit Microsoft-Technologien strategisch angehen können
Übrigens, wir hoffen natürlich, dass Sie die Zeit, die Sie ins Lesen dieses Artikels investiert haben, dank unseren Praxistipps im Nu wieder aufgeholt haben.
