«Mit effizienter IT-Infrastruktur Kommunikation und Leben verbessern.»

Das Kantonsspital Aarau (KSA) stand vor einer grundlegenden Herausforderung: Es ging mehr als nur darum, mit der digitalen Entwicklung Schritt zu halten. Übergreifendes Ziel war es, mit der eigenen IT-Infrastruktur einen neuen Massstab im Bereich Operational Excellence zu setzen und diesen im Arbeitsalltag zu etablieren und zu leben. «Uns war es wichtig, Veränderungen an der IT-Infrastruktur so zu gestalten, dass wir nachhaltig davon profitieren können…, » so Thomas Seiler, Leiter Digitalisierung und ICT am KSA.

Die Pandemie hat die Dringlichkeit, einfach und effektiv zu kommunizieren und Online-Meetings durchführen zu können, nochmals verdeutlicht. Diese Situation führte das KSA an einen entscheidenden Punkt – Eine schnelle Lösung musste gefunden werden. Die Entscheidung fiel auf Microsoft 365 und Teams. Doch genauso schnell folgten die Herausforderungen des Projektes: Unzählige Sicherheits- und Compliance-Fragen taten sich vor den Verantwortlichen auf.

Zeitlich ergaben sich weitere Ansprüche. Die neuen digitalen Lösungen mussten sich möglichst effizient und nachhaltig in die bestehende technische Infrastruktur integrieren lassen, um den Anspruch an Operational Excellence zu wahren.

Den Beteiligten war bewusst, dass die Wahl nach einem erfahrenen IT-Partner jetzt erfolgsentscheidend war.

Ab diesem Zeitpunkt erwies sich Swisscom als unverzichtbarer Partner. Mit einem umfassenden Angebot aus Workshops, dem Austausch von Best Practices und enger Zusammenarbeit, unterstützte Swisscom das KSA dabei, eine technologisch fortschrittliche, benutzerfreundliche und sichere Lösung zu implementieren. «Dank der Best Practices von Swisscom konnten wir den Spagat zwischen Datensicherheit und Anwenderfreundlichkeit erfolgreich meistern.», berichtet Raphael Cavegn, Leiter des IT Servicemanagement beim KSA. «Durch das Beibehalten der Standardlösungen von Microsoft maximierten wir die Usability, während gleichzeitig Datenschutz und Benutzerfreundlichkeit stets prioritär behandelt wurden.».

Ein herausragendes Merkmal dieses Projekts war das speziell entwickelte Sicherheitskonzept, das von den kantonalen Behörden genehmigt wurde. Es erfüllte die Vorgabe, dass Patientendaten nicht auf Microsoft 365 gespeichert werden dürfen. Das sowohl technisch als auch organisatorisch überzeugende Konzept von Swisscom ermöglichte es dem Spital, seine Daten besser und sicherer als zuvor – selbst im Vergleich zu den vorherigen On-Premise-Lösungen – zu schützen.  «Swisscom bot wertvolle Unterstützung bei der Einhaltung von Compliance-Vorschriften. Die Best Practices spielten eine entscheidende Rolle bei der Gestaltung von Verträgen, die sowohl den regulatorischen Bedingungen genügen als auch die Interessen unseres Spitals wahrten.» führt Raphael Cavegn weiter aus.

Eine signifikante Hürde im Projekt war die Umstellung von Gruppenaccounts, die pro Abteilung genutzt wurden, auf individuelle Microsoft 365-Lizenzen. Diese Änderung erforderte eine umfassende Umgestaltung der PC-Arbeitsplätze, sodass fortan jeder Mitarbeiter sich individuell einloggen konnte. Trotz der daraus resultierenden zusätzlichen und höheren Kosten stellte diese Investition eine wesentliche Verbesserung in der Sicherheit und Data Governance dar: Nun können Log-Ins genau auf Einzelpersonen zurückverfolgt werden. Die erhöhten Kosten wurden durch den erheblichen Gewinn an Sicherheit und die verbesserte Compliance gerechtfertigt.

«Einfach ein neues Tool einzuführen, das funktioniert nicht. Change-Management erfordert die Bereitschaft zur Anpassung der Betroffenen.», Barbara Zepf, Projektleiterin am KSA spricht aus Erfahrung.

Noch besser als Bereitschaft, ist Enthusiasmus. So kam es, dass die Lehrenden – die sogenannten Digital Natives, die eine natürliche Neigung zu digitalen Innovationen mitbrachten, die ersten Champions in dem Change-Projekt wurden. Nach und nach wurden mehr Champions, aus allen Senioritätsebenen, in die agilen Teams der unterschiedlichen Abteilungen geholt.

«Ein Drittel der von den Veränderungen betroffenen Mitarbeiter waren aus dem Pflegebereich. Mit dieser Gruppe sind wir im Projekt am weitesten fortgeschritten.» Und das obwohl oder gerade, weil, die Gruppe der Pfleger als «kritische Masse» in diesem Change-Projekt angesehen wurde. Durch diese Art der zielgerichteten Kategorisierung und mit intensiver Unterstützung der am stärksten betroffenen Gruppen konnte die Akzeptanz und Nutzung der neuen digitalen Arbeitsplätze signifikant erhöht werden. «Unsere Erfahrungen zeigen: je intensiver die Begleitung, desto grösser der Fortschritt.», so Barbara Zepf.

Durch die strategische Partnerschaft mit Swisscom und dem Mut zum innovativen Denken ist die digitale Transformation im Gesundheitswesen nicht nur möglich, sondern schafft auch eine neue Qualität der Arbeitsumgebung mit hohen Standards an Sicherheit und Compliance.

Dieses Projekt zeigt, dass die Investitionen in Technologie und Fachwissen sich langfristig auszahlen, indem sie die Grundlagen für eine sichere und effiziente Zukunft schaffen.

Das Projekt «Digitaler Arbeitsplatz am KSA» hat nicht nur die digitalen Arbeitsplätze im Spital transformiert, sondern auch einen Weg für kontinuierliche Innovation und Effizienzsteigerung geebnet.

Dieses neue Level an Operational Excellence entlastet das Personal und kommt letztlich der Patientenbetreuung zugute.