Erfolgsgeschichte Solothurner Spitäler AG
«MultiChannel hält, was er verspricht.»
Elke Albrecht,
CIO & Mitglied der Geschäftsleitung Solothurner Spitäler AG
Die Stammdatenpflege stellt Spitäler vor massive Herausforderungen. Mit der zentralisierten Output-Management-Plattform MultiChannel wird die elektronische Kommunikation sicherer und reibungsloser. Den Mitarbeitenden bleibt mehr Zeit für ihr Kerngeschäft.
Mehr Effizienz dank einer zentralen Output-Management-Plattform
Die Solothurner Spitäler AG beschäftigt rund 3’700 Mitarbeitende an mehreren Standorten und sichert die erweiterte Grundversorgung für die Bevölkerung in und rund um den Kanton Solothurn. Eine reibungslose elektronische Kommunikation ist in einem Spital dieser Grösse unabdingbar. Seit 2012 arbeitet Solothurn darum mit MultiChannel, einer zentral gemanagten Output-Management-Plattform für den automatischen Versand aller Dokumente auf verschiedenen Kanälen (z.B. Fax, Briefpost, Web oder HIN-Mail). MultiChannel ist ein Zusatzdienst von MedicalConnector, dem grössten medizinischen Datennetzwerk für Leistungserbringer in der Schweiz.
Die Herausforderung: Outsourcing des Berichtsversands
Die Stammdatenpflege stellt viele Spitäler vor eine Herausforderung. Auch Solothurn kannte dieses Problem: Vor der Einführung eines zentralen Output-Management-Systems arbeitete jede Abteilung mit einem eigenen Excelfile. «Wir waren damals nicht zentral organisiert. Unsere regelmässigen Zuweiser bemängelten, dass sie Änderungen von Adressen oder dem Empfangskanal jeweils jeder einzelnen Abteilung melden mussten», erklären Elke Albrecht, CIO & Mitglied der Geschäftsleitung, und Projektleiter Roman Rudolf von Rohr im Gespräch.
Die Lösung: eine automatisierte Zentrale mit einheitlicher Stammdatenpflege
Die Lösung sollte nicht nur den Versand automatisieren, sondern vor allem auch die Stammdatenpflege erleichtern. Die Umsetzung war kein leichtes Unterfangen und barg einige Herausforderungen, wie Albrecht und von Rohr einräumen: «Die Adressbereinigung war am aufwendigsten. Bei der Einführung konsolidierten wir rund zwanzig Adresssammlungen. Eine hohe Stammdatenqualität sollte von Beginn der Versandautomatisierung weg sichergestellt werden.» Dass sich der Aufwand lohnt, beweist die effiziente und schnelle Kommunikation, wie sie heute von der Solothurner Spitäler AG betrieben wird.
Das Resultat: mehr Zeit für Kernaufgaben
Änderungen von Adressen oder Empfangskanälen werden seit 2012 zentral über MultiChannel verwaltet. Die Folge: Mehr Zeit für die Kernaufgaben, gesunkene Versandkosten und zufriedene Zuweiser. Eine Win-Win-Situation für alle Beteiligten. Ein Paradebeispiel für die Effizienzsteigerung ist der Briefversand: Es gibt keine Couverts, kein Drucken, kein von Hand Frankieren oder unterschiedliche Adressen vor Ort mehr. Das Personal bedient den Kanal via MultiChannel über eine direkte Integration ins KIS (KISIM) oder via Windows Drucker Treiber. Den Rest übernimmt das System. Auch Fehlermeldungen (z.B. Unzustellbarkeit/falsche Adresse) geht MultiChannel automatisch nach, informiert transparent und versucht sie wenn möglich so zu beheben, dass kein Eingreifen seitens Versender nötig wird. Albrecht und von Rohr schliessen: «MultiChannel hält, was er verspricht und hat unsere Erwartungen erfüllt.»
