Asga steigert die Effizienz mit Enterprise Search

Unternehmensinterne Suchmaschine

«Ich muss nicht mehr überlegen, wo ich was in unseren Ablagen suchen soll.»


Mit Informationen in Unternehmen verhält es sich oft wie mit verlegten Hausschlüsseln: Zwar weiss man ungefähr, wo sie liegen, findet sie aber trotzdem nicht. Die Pensionskasse Asga macht es besser.


Text: Anton Neuenschwander, Bilder: Michael Meier,




Adrian Bruderer ist System Engineer bei der Asga. Damit die Pensionskasse ihren über 12 500 angeschlossenen Betrieben einen exzellenten Service bieten kann, muss die ICT rund laufen. Oft sind dafür schnelle Reaktionen gefragt. Gerade jetzt benötigt Bruderer ein bestimmtes Dokument zur Jabber-Lösung. «Früher hätte ich eine ganze Weile unsere Dateisysteme und die Mails durchforstet», erzählt er – und tippt nebenher den Suchbegriff «cisco jabber konfigurieren» in die Maske von Enterprise Search ein. Sofort erscheint in der Suchmaschine die Ergebnisliste. Sie zeigt übersichtlich relevante Dokumente aus dem File Server sowie spezifische Mails an – alle inklusive «fotografischer» Voransicht zur schnellen Orientierung.


«Eigentlich könnten wir alle unsere Dateien in einen grossen Topf schmeissen – wir würden jede einzelne sofort wiederfinden!»


Adrian Bruderer, System Engineer bei der Asga


Bruderer will es genauer wissen. Er klickt auf die Zusammenfassungs-Ansicht. Nun präsentiert ihm die Suchmaschine ein Management Summary für jedes einzelne Dokument. Volltreffer: Die Datei mit der benötigten Info ist dabei und kann direkt geöffnet, bearbeitet und gespeichert werden. «Keine Frage: Ich verbringe viel weniger Zeit mit suchen als früher», stellt Bruderer fest. Und ergänzt lachend: «Eigentlich könnten wir alle unsere Dateien in einen grossen Topf schmeissen – wir würden jede einzelne sofort wiederfinden!»


Die «Generation Google» arbeitet intuitiver

Als Leiter Zentrale Dienste der Asga liefert Beat Zuberbühler wesentliche Beiträge zu Effizienzsteigerungen im Unternehmen. Das unproduktive Suchen nach Dokumenten war ihm schon immer ein Dorn im Auge. Er schildert seine Überlegungen: «Die erste Schwierigkeit besteht darin zu wissen, wo man überhaupt suchen muss. Zweitens ist es eine Frage der Arbeitstechnik: Unsere Mitarbeitenden der Finanzabteilung zum Beispiel legen ihre Daten extrem strukturiert ab und finden sie entsprechend schnell. Andere Mitarbeitende hingegen speichern sie nicht immer logisch ab. Hier drückt sich auch der Wandel aus, in dem wir uns befinden: Neue Technik ermöglicht neue Arbeitsformen, die vor allem von der jüngeren Generation gelebt werden. Sie sind es gewohnt, auf intuitive Art mit Google zu recherchieren. Dies war mit den beschränkten Suchfunktionen unserer Systeme nicht möglich.» Entsprechend gross sei der Zeitbedarf bei der Suche gewesen. Und weil man dabei gerne auch die Kollegen um Rat frage, verdopple er sich bisweilen automatisch.


Beat Zuberbühler erklärt, wie die Asga-interne Suchmaschine die Arbeit erleichtert

Beat Zuberbühler erklärt, wie die Asga-interne Suchmaschine die Arbeit erleichtert.


Gesucht und gefunden: sichere Suchmaschine, Swiss Made

Zwar seien auf dem Markt verschiedene Anbieter mit firmeninternen Suchmaschinen präsent. Allerdings müsse man sich sehr gut überlegen, wem man seine sensiblen Daten anvertraut, meint Beat Zuberbühler. Schon vor zwei Jahren hat er sich deshalb nach einer Schweizer Lösung umgesehen. «Enterprise Search – in der Schweiz entwickelt – schien mir geeignet, unsere Anforderungen erfüllen zu können. Damals passte die Lösung allerdings noch nicht zu unserer IT-Strategie: Wir beziehen unsere IT-Ressourcen aus der Swisscom Cloud, und der Hersteller bot damals kein passendes Modell an.» Das hat sich inzwischen geändert. Die Schweizer Suchmaschine funktioniert nun auch in der Swisscom Cloud. Beat Zuberbühler gab grünes Licht für einen Proof of Concept. Bald einmal konnte er sich vom praktischen Nutzen überzeugen: «Ich muss nicht mehr überlegen, wo ich was in unseren Ablagen suchen soll. Enterprise Search durchsucht automatisch mehrere Quellen: die Dateiablagen, die Mails, das Intranet und sogar unsere Website. Die Suchresultate sind sofort sichtbar.» Dieses hohe Tempo erzielt die Suchmaschine dank der systematischen Indexierung der Dateien: Nach der Installation hat Enterprise Search automatisch 1,1 Millionen Dokumente indexiert. Neu erstellte Dateien werden ebenso automatisch erfasst, und die Asga-Mitarbeitenden finden sie meist auf Anhieb.


«Weil die Suchmaschine einen intuitiven Zugang bietet, muss man sie nicht 'lernen'.»


Beat Zuberbühler, Leiter Zentrale Dienste bei der Asga 


Eine zentrale Suchmaske mit nützlichen Filtern

Die interne Suchmaschine der Asga hilft also, die Nadeln im Heuhaufen schnell sichtbar zu machen. Gar auf Baumstammformat vergrössern sich diese, wenn die Suche mit Filtern präzisiert wird. «Wir können nach Stichwort, Datenquelle, Dateiformat, Relevanz, Erstellungs- oder Mutationsdatum und Sprache filtern», erklärt Beat Zuberbühler. Besteht nicht die Gefahr, dass Mitarbeitende auf der Ergebnisliste Dateien sehen, die für sie geheim sind – zum Beispiel Lohnlisten oder Mails mit privaten Inhalten? Zuberbühler winkt ab: «Das ist sauber geregelt. Die Lösung übernimmt automatisch die Zugriffsberechtigungen aus unserem Active Directory. Deshalb muss sich auch niemand für die Suchmaschine anmelden; sie startet nach dem 'normalen Log-in' bei Arbeitsbeginn automatisch.»


Häufig verwendete Suchbegriffe sind als Kacheln dargestellt.

Schnell auf dem Punkt: Häufig verwendete Suchbegriffe sind als Kacheln dargestellt.


Der menschliche Faktor entscheidet

Wer sucht, der findet bei der Asga heute schneller. Doch mit der Technik alleine sei es nicht getan, ist Beat Zuberbühler überzeugt. «Das Verhalten der Mitarbeitenden ist ein wichtiger Erfolgsfaktor. Eine bedeutende Zeitersparnis können wir nur dann erreichen, wenn möglichst viele möglichst oft mit der internen Suche arbeiten. Weil die Suchmaschine einen intuitiven Zugang bietet, muss man sie nicht 'lernen'. So sind beispielsweise oft verwendete Suchbegriffe als Kacheln dargestellt.» Zuberbühler ist zuversichtlich, dass das Umdenken bei den Mitarbeitenden gelingt. Er plant schon die nächsten Ausbauschritte: Das CRM will er der Suchmaschine auch zugänglich machen, ebenso das elektronische Archiv inklusive Mail-Archiv mit über 14 Millionen Dokumenten sowie die Wissensplattform Asga-Brain. «Dann hätten wir wirklich einen Rolls Royce», schmunzelt er.


Swisscom Enterprise Search


Swisscom ist exklusive Vertriebspartnerin für die unternehmensweite Suchmaschine Enterprise Search – in der Schweiz, der EU und den USA. Das einfache Setup und die Konfiguration erfolgen auf dedizierter Hardware oder auf virtuellen Maschinen mit Unterstützung von Swisscom Experten. Neu bietet Swisscom Enterprise Search auch als Cloud Service an.

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Die Asga ist eine Genossenschaft mit über 12 500 kleinen und mittelgrossen angeschlossenen Unternehmen mit insgesamt 106 000 Versicherten. Sie profiliert sich seit 1962 mit individueller Beratung, gelebter Kundennähe und einem Anlagenportfolio mit klar definierten Risiken.




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