Digitaler Einkauf
Von vernetzter Beschaffung profitieren alle
Digitalisierung soll Unternehmen erfolgreicher machen. Auch vom Einkauf wird verlangt, dass er seinen Beitrag leistet, u.a. durch den Aufbau von Lieferantenpartnerschaften bei gleichzeitiger Reduktion der Beschaffungspreise.
Text: Remo Eggimann, 07. August 2019
Die meisten Einkaufsleiter, unabhängig von der Grösse des Unternehmens, sehen sich vor ähnliche Herausforderungen gestellt. Die Verschiebung vom reinen Lagereinkauf zum professionellen digitalen Einkauf erfordert Ressourcen. Ein Aufbau von Ressourcen im Einkauf ist jedoch nur für wenige Unternehmen finanzierbar. Die Digitalisierung als Problemlöser rückt ins Zentrum.
Gefragt sind rasche und einfache Lösungen auf denen sich aufbauen lässt. Im Wesentlichen sollte eine Roadmap für digitale Einkaufsprozesse neben der Effizienzsteigerung auch den Menschen ins Zentrum stellen.
Effizienter durch Kollaboration
Im Bereich der digitalen Kollaboration spielen Netzwerke wie SAP Ariba eine wesentliche Rolle. Diese ermöglichen es, durch das Arbeiten in der Cloud, Systemgrenzen zu überwinden und die Cloud als gemeinsamen Arbeitsraum mit den Lieferanten zu nutzen. Bestellungen werden direkt in der Cloud abgesetzt, durchlaufen den Freigabeworkflow und werden anschliessend mit Bestätigungen, Liefermeldungen und Rechnungen durch den Lieferanten angereichert. Ist die Bestellung erfolgt, braucht es für die Folgeprozesse keine erneute Eingabe von Daten. Das ist effizient.
Alle Auftragsbestätigungen, Liefermeldungen und Rechnungen werden automatisch verarbeitet, sofern keine Abweichung vorliegt. Der Bearbeitungsaufwand für den Einkauf und die Buchhaltung reduziert sich somit auf ein Minimum. Auch auftretende Abweichungen können mit Toleranzregeln abgefangen werden. Mit anderen Worten: Der Lieferant kann ausschliesslich das verrechnen, was zugelassen ist.
Akzeptanz durch einfachen Zugang
Im privaten Umfeld sind wir längst digital unterwegs - es vereinfacht unser Leben. Betrachten wir jedoch eine klassische Bestelltransaktion in einem ERP-System, stellt sich die meistens berechtigte Frage: Weshalb ist das so kompliziert? Daher ist es wichtig, den Mitarbeitenden einen einfachen und zentralen Einstieg in den Bestellprozess zu gewähren – ähnlich wie im privaten Umfeld.
E-Procurement-Lösungen ermöglichen u.a. die Einrichtung und den Einsatz von vorkonfigurierten Webshops aus der Cloud, die handyfähige zentrale Einstiegspunkte bilden. Die Webshops beinhalten übersichtliche Formulare oder eine Erfassungsoberfläche für Bedarfe mit bekannten Lieferantenkatalogen (Punch Out oder interne Kataloge).
Der direkte Zugang und die einfache Erfassung von Bestellungen sind der Schlüssel zu mehr Transparenz im Einkauf. Durch die grössere Anzahl Bestellungen stehen dem Einkauf auch mehr Daten zur Auswertung zur Verfügung. Diese 360-Grad Sicht der Ausgaben ist wiederum die Basis für ein erfolgreiches Lieferantenmanagement. Das Lieferantenportfolio kann gezielt bearbeitet werden, da sichtbar wird, in welchen Warengruppen wie viele Lieferanten mit welchen Umsätzen gelistet sind. Eine Reduktion der Einkaufspreise durch die Bündelung der Ausgaben wird durch eine Fokussierung der Ressourcen auf die wesentlichen Warengruppen möglich.
Mit kleinen Schritten zum Ziel
Es ist nicht entscheidend, wie gross der erste Schritt ist, sondern ihn konkret anzugehen. Trotz der Befürchtung, dass solche Projekte grosse Investitionen bedingen und viele der ohnehin knappen internen Ressourcen binden. Um das Thema in kleinen Schritten anzugehen und rasch zu starten, lohnt es sich, mit externer Unterstützung eine Roadmap aufzubauen, um schnell die Chancen der Digitalisierung im Einkauf zu evaluieren. Und das Thema anzugehen, ohne ein grosses IT Projekt zu starten.
Gemeinsam mit Swisscom können auch mittelgrosse Unternehmen den wichtigen Schritt in die vernetzte Zukunft wagen, neue Formen der Zusammenarbeit etablieren und das ganze Potential des Einkaufs entfalten.
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