Wechsel auf Cloud-Arbeitsplätze: Change-Projekte erfolgreich bewältigen

Moderne Cloud-Arbeitsplätze

10 Erfolgsfaktoren für das Change Management

Immer mehr Unternehmen wollen die Vorteile moderner Arbeitsplätze aus der Cloud nutzen. Doch wie stemmt man einen Wandel dieser Grössenordnung? Die Erfahrungen von Swisscom zeigen: Folgende 10 Faktoren sind für den Erfolg von Change Management entscheidend.

Text: Jörg Rothweiler, 20. Juni 2019

Die Digitalisierung der Arbeitswelt birgt zahlreiche Vorteile – hält aber wie jeder grosse Wandel auch Herausforderungen bereit. Vor allem fordert sie die Menschen. Da diese jedoch wesentlich schwerer «auf einen Nenner» zu bringen sind als Büroumgebungen, Devices oder Applikationen, ist für effizientes Change Management weit mehr erforderlich, als nur die Installation neuer Tools. Vielmehr kommt es darauf an, den Mitarbeitenden aufzuzeigen, weshalb Work Smart die Zukunft ist, welche Vorteile es auch ihnen beschert und – vor allem – wie «smartes» Arbeiten überhaupt funktioniert.

 

Entsprechend kennt der Umstieg auf moderne Arbeitsplätze aus der hybriden Cloud mehrere Phasen.

 

Wer dabei folgende 10 Erfolgsfaktoren für das Change Management berücksichtigt, kann diese «Kaskade des Wandels» nicht nur erfolgreich initiieren, sondern vor allem bis zum Ende ausrollen – und so auch grosse und radikale Change-Projekte wie den Wechsel auf Cloud-Arbeitsplätze sicher zum Erfolg führen.

1. Awareness schaffen

Zuallererst müssen Sie Awareness schaffen, also das «Warum» erläutern. Legen Sie die Gründe für den bevorstehenden Wandel offen, schaffen Sie damit das Bewusstsein für dessen Notwendigkeit. Gelingt Ihnen dies, erkennen Ihre Mitarbeitenden den Sinn des Ganzen – und können eine eigene Bereitschaft für die angestrebte Veränderung entwickeln.

2. Die Basis definieren

Erlangen Sie vor dem Startschuss Klarheit bezüglich Technik, Infrastruktur und Architektur der Cloud. Bedenken Sie dabei: Die IT ist vor allem Mittel zum Zweck. Sie ist zwar sehr wichtig und keineswegs trivial – doch das für den Wandel essenzielle Umdenken in den Köpfen erfordert deutlich mehr Beachtung und Energie.

3. Wirksam und griffig kommunizieren

Das Schaffen der nötigen Awareness und das Wecken der Motivation, selbst Teil der Veränderung werden zu wollen (Desire), bedingt hochwertige und durchdringende Kommunikation, aktives Community-Management sowie Vorleben und Motivation seitens der Vorgesetzten. Vergessen Sie nie: Überzeugungsarbeit muss griffig sein – und wirklich alle erreichen. Sonst wirkt sie nicht.

4. Die Chefetage an Bord holen

Je grösser die Veränderung ist, umso stärker muss die Unternehmensleitung diese unterstützen und mittragen. Radikale Change-Prozesse müssen «Top Down» begleitet werden. Dazu muss das Management einerseits die angestrebten Ziele aktiv unterstützen und andererseits «das Neue» selbst aktiv vorexerzieren. Zeigen Sie dabei Verständnis für jene, die eventuell etwas langsamer sind und lassen Sie auf dem langen Weg des Wandels niemanden zurück.

5. Realistisch bleiben

Eine konkrete Erwartungshaltung ist wichtig, eine korrekte Erwartungshaltung essenziell. Formulieren Sie daher eindeutig, was der geplante Change bewirken soll, aber auch, was er tatsächlich bewirken kann – und was nicht. Realisten mit klaren Vorstellungen erreichen gesteckte Ziele mit deutlich höherer Wahrscheinlichkeit als Utopen oder idealistische Träumer.

6. Step by Step

Umfassende Change-Projekte werden phasenweise abgewickelt. Es ist wichtig und richtig, zwischendurch innezuhalten, zurückzublicken, zu reflektieren und zu analysieren. So können Sie die richtigen Schlüsse ziehen und faktenbasiert die Weichen für die nächsten Schritte stellen. Migrieren Sie daher zunächst nur eine kleine Gruppe – und räumen Sie dabei zutage tretende Herausforderungen aus dem Weg. Danach binden Sie eine grössere Gruppe ein – und reflektieren, analysieren und optimieren wieder. Erst wenn Sie alle Stolpersteine erkannt und beiseitegeschafft haben, vollziehen Sie letztlich die unternehmensweite Migration.

7. Mitarbeitende befähigen

Das Schaffen von Befähigung (Ability) ist unabdingbar für den Erfolg. Sie müssen alle Mitarbeitenden bezüglich der neuen Arbeitsmittel und -methoden informieren, instruieren und bedarfsgerecht aus- und weiterbilden. Wer nicht weiss, wie modernes Arbeiten funktioniert, bleibt frustriert zurück, verweigert sich dem Wandel und bremst die Entwicklung. Jene aber, welche die neue Arbeitsmethodik und deren Mittel beherrschen, treiben den Change voran. Je mehr solche «Beschleuniger» Sie haben, umso besser.

8. Die Menschen ins Zentrum stellen

Stellen Sie die Anwender, also die Mitarbeitenden, stets ins Zentrum Ihrer Betrachtung. Sie müssen die neuen Mittel und die veränderte Art zu arbeiten den Einzelnen so vermitteln, dass für diese möglichst verzögerungsfrei ein spürbarer Nutzen resultiert. Dieser eigene Vorteil schürt die Akzeptanz für das Neue – und treibt die Adoptionsrate nach oben. Berücksichtigen Sie dabei unbedingt die individuellen Bedürfnisse und Herausforderungen von Teams respektive Geschäftseinheiten.

9. Kritisch und offen denken und handeln

Jeder Wandel hat seine Stolpersteine und hält bisweilen Überraschungen parat. Ehrliches Ansprechen und eine offene Diskussion von Problemen sind daher unverzichtbar – intern, aber auch gegenüber dem Partner. Bei hybriden Cloudlösungen macht der Betreiber der Public-Cloud-Lösung nicht alles. Auch der Anwender trägt Verantwortung. Beide sollten entsprechend auf Probleme vorbereitet sein, die nur gemeinsam zu lösen sind. Definieren Sie daher eindeutige Ansprechpartner auf beiden Seiten und formulieren Sie eine Eskalations-Map, welche im Problem- oder Krisenfall die Orientierung vorgibt.

10. Geduld haben und dranbleiben

Ein langer Atem und Durchhaltewille sichern den Erfolg. Ist die Migration vollzogen, beginnt die Optimierungsarbeit. Für diese ist es hilfreich, wenn Sie über ein kontinuierliches Monitoring verfügen. Dieses zeigt auf, wie hoch die Adoptionsrate in welchen Unternehmensbereichen ist, wie intensiv und in welcher Form welche Teams die neuen Arbeitsmittel und -methoden einsetzen und wo noch Herausforderungen bestehen. So decken Sie Schwachpunkte und Herausforderungen auf, können diese gezielt evaluieren und nachhaltig beheben. Durch die stetige Optimierung steigern Sie kontinuierlich den Nutzen für die Anwender – und damit unternehmensweit die Akzeptanz und die Motivation. Ihr Ziel darf es also nicht sein, fertig zu werden. Ihr Ziel muss lauten, immer noch besser zu werden.


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