IT-Outsourcing einfach erklärt
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IT-Outsourcing einfach erklärt

«Outsourcing» ist ein verbreiteter Begriff in der Informatik. Doch was bedeutet Outsourcing eigentlich? Dieses Glossar erklärt Ihnen die wichtigsten Begriffe rund um die Auslagerung der IT, damit Sie mitreden und mitentscheiden können.

Besitzen Sie in Ihrem Unternehmen die Ressourcen und das Fachwissen, um die Informatik selbst zu betreuen? Oder wäre der Nutzen gegebenenfalls grösser, wenn Sie Unterhalt und Betrieb an einen IT-Partner auslagern würden? Beispielsweise indem Ihre Mitarbeitenden die gewonnene Zeit wieder für ihre eigentlichen Aufgaben nutzen könnten, weil sie sich nicht mehr um Tätigkeiten wie die Organisation von Hard- und Software, um Datenspeicherung, Backups oder um die IT-Sicherheit kümmern müssten.

Beim Outsourcing können Sie die komplette IT-Infrastruktur oder einzelne Bereiche und Aufgaben in professionelle Hände auslagern. Eng damit verbunden ist die Cloud-Nutzung. Denn IT-Outsourcing und Cloud bedingen sich heutzutage gegenseitig, weil ausgelagerte Server, Software und Dienste wie das Backup aus der Cloud bezogen werden. Die folgende Grafik erklärt Ihnen die wichtigsten Begriffe und kann als Einstiegshilfe ins Thema Outsourcing dienen. 

Everything-…as-a-Service (XaaS)

Bezieht ein Unternehmen IT-Ressourcen von einem Anbieter direkt aus der Cloud, wird dies «as-a-Service» bezeichnet: Das Unternehmen mietet die Ressourcen also «als Dienstleistung». Je nach Services, die in Anspruch genommen werden, ändert sich die Bezeichnung. Die drei verbreitetsten Modelle sind: Software (SaaS) wie Microsoft 365, Infrastruktur (IaaS) in Form virtueller Server und Plattform (PaaS), zum Beispiel eine Datenbank.

Plattform-as-a-Service (PaaS)

Anstatt Apps und Software auf einer eigenen Umgebung zu entwickeln, können Unternehmen komplette Entwicklungs- und Bereitstellungsumgebungen in der Cloud nutzen. Somit ist der administrative Aufwand geringer und es entfällt eine Anschaffung von entsprechender Hard- und Software.

Software-as-a-Service (SaaS)

Das KMU «mietet» Software aus der Cloud zu einem Fixpreis bei einem Anbieter. Die Berechnung erfolgt üblicherweise nach Anzahl der Benutzer, die Verwendung der Software erfolgt im Webbrowser. Eine lokale Software-Installation entfällt somit, und um sämtliche Updates und Fehlerbehebungen kümmert sich der Anbieter.

Infrastructure-as-a-Service (IaaS)

Bei IaaS werden Ressourcen wie Rechenleistung, Speicher oder Netzwerkkapazitäten aus der Cloud bezogen. Wenn der lokale Server in die Cloud verschoben wird, ersetzt die Cloud die Hardware vor Ort (Virtualisierung), während Betriebssystem und Anwendungen im Unternehmen bestehen bleiben. Dabei kann die Betreuung der Infrastruktur durch das KMU selbst erfolgen, aber auch durch den IT-Partner oder den Cloud-Provider in Form eines Outsourcings.

Full Outsourcing

Wenn ein Unternehmen den Betrieb der gesamten IT-Infrastruktur an einen Provider auslagert, spricht man von Full Outsourcing. Das Unternehmen selbst muss sich nicht mehr um die Infrastruktur kümmern. Bei Problemen oder Veränderungen – beispielsweise Personalmutationen respektive neue Benutzerkonten – ist die Hotline des Providers erste Anlaufstelle. Der Betrieb der Infrastruktur und der Ersatz von Hardware werden vertraglich geregelt, den Leistungsumfang und die Reaktionszeiten bestimmt ein SLA. Für die einzelnen Leistungen beim Full Outsourcing wird normalerweise eine Pauschale pro Posten berechnet, was die Kosten für die Informatik transparent macht.

Outtasking

Statt die komplette Informatik oder ganze Bereiche und Verantwortlichkeiten auszulagern, können auch einzelne Aufgaben (englisch Tasks) oder Abläufe an einen Dienstleister outgesourct werden. Beispiele für ein solches Outtasking sind etwa der Betrieb des lokalen Netzwerks oder Arbeitsschritte wie der Versand von Rechnungen und das Inkasso. Der Begriff Outtasking wird oft auch als Synonym für ein teilweises Outsourcing verwendet.

Onshore-, Nearshore- und Offshore-Outsourcing

Outsourcing lässt sich abhängig vom Standort des Providers grob in drei Kategorien unterteilen: Beim Onshore-Outsourcing befinden sich Auftraggeber und Auftragnehmer im gleichen Land, beispielsweise in der Schweiz. Nearshore-Outsourcing bedeutet, dass sich der IT-Dienstleister im näheren Ausland befindet, während er sich beim Offshore-Outsourcing in Übersee befindet. Je nach Variante hat sich der Auftraggeber mit Themen wie Zeitverschiebung, kulturellen Unterschieden, abweichenden Datenschutzbestimmungen oder Sprachbarrieren zu beschäftigen.

Managed Services

Unter Managed Services versteht man Angebote eines Dienstleisters, die einen Teil der lokalen Infrastruktur ersetzen. Die Betreuung – das Management – dieser Dienstleistung erfolgt ebenfalls durch den Provider. Beispielsweise kann eine Firma für die Datensicherung die Dienstleistung eines Anbieters beanspruchen, statt das Backup selbst durchzuführen (Managed Backup). Es können aber auch Teile der physischen Infrastruktur wie beispielsweise die Firewall in die Cloud eines Providers ausgelagert und dort betreut werden (Managed Security). Managed Services sind ein Teil-Outsourcing und werden vertraglich mittels SLA geregelt.

SLA (Service Level Agreement)

Lagert ein Unternehmen gewisse Aufgaben oder Verantwortlichkeiten an einen Dienstleister aus, werden Umfang und Qualität der zu leistenden Arbeiten in einem Service Level Agreement vertraglich festgehalten. Bei unterschiedlichen Aufgaben können verschiedene Qualitätsstufen (Service Levels) definiert werden, um die Leistungsansprüche und Verpflichtungen transparent zu halten. Ein SLA legt etwa die Servicezeiten fest, während denen der Outsourcing-Anbieter Support bietet – beispielsweise zu Bürozeiten oder rund um die Uhr (7×24). Ebenfalls vertraglich festgehalten ist die Reaktionszeit, innerhalb der sich Support-Mitarbeitende beim Kunden über den zuvor definierten Kanal melden müssen, zum Beispiel innerhalb von vier Stunden.

On-Premises

Unter On-Premises versteht man IT-Infrastruktur vor Ort, also in den Räumlichkeiten des Unternehmens. Das kann ein lokaler Server sein oder eine lokal installierte Software. On-Premises oder kurz On-Prem ist also das Gegenteil der Cloud. Kosten und Sicherheit, aber auch die ortsunabhängige Nutzung, sprechen heute gegen On-Premises-Lösungen.

IT-Infrastruktur

Die IT-Infrastruktur umfasst Ihre gesamte Computerumgebung, also Ihre Informatik von A bis Z: Hardware wie Computer, Drucker, Telefon, Netzwerkkomponenten wie Firewall und Router, Software von Office bis CRM, Kundendatenbanken sowie Peripheriegeräte wie externe Festplatten, Mäuse und Beamer.

IT-Outsourcing

Statt die IT-Infrastruktur im eigenen Unternehmen zu betreuen, wird diese Aufgabe an einen spezialisierten Anbieter übertragen. Diesen Vorgang nennt man Outsourcing. Heute können die gesamte Informatik oder nur Teilbereiche ausgelagert werden. Die Auslagerung erfolgt auf Basis von Verträgen, in denen Zeitraum und Leistungen festgehalten werden. Das KMU bezieht die outgesourcte Informatik als Dienstleistung zu einem Fixpreis.

Outsourcing Provider

Der Outsourcing-Anbieter oder Provider betreut die ausgelagerte IT-Infrastruktur eines Unternehmens. Dies umfasst unter anderem den Betrieb von Servern, die Bereitstellung von Software, das Backup und das Netzwerk. Heute werden diese Komponenten in die Cloud ausgelagert. Zu einem Outsourcing kann aber auch die Betreuung der Informatik vor Ort gehören, also Support für PCs, Notebooks, Druckern und lokalen Servern.

Aufzeichnung: Praktische Erfahrungen mit Outsourcing

Seit Tina Frei ihre IT ausgelagert hat, und arbeitet sie zufriedener denn je: «Freude herrscht. Effizientes Arbeiten ist jetzt möglich und führt zu mehr Zufriedenheit. Überstunden aufgrund von IT-Problemen sind Geschichte.» Ihre Geschichte erfahren Sie in der Aufzeichnung des Webinars.

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