Cinq conseils contre le déferlement d’e-mails

Vous recevez chaque jour un grand nombre d’e-mails professionnels? Alors ces cinq conseils vous aideront à communiquer efficacement et à rediriger le courrier vers des canaux plus utiles.

Plus de 300 milliards d’e-mails ont été envoyés chaque jour en 2020, et la tendance est à la hausse. C’est étonnant, car il existe aujourd’hui plusieurs moyens de communication qui peuvent remplacer les e-mails dans de nombreuses situations et qui sont même beaucoup plus efficaces. Et cela peut nous éviter d’être débordés par un trop grand nombre d’e-mails. Profitez de ces conseils comme base de réflexion afin de rendre la communication simple et efficace au sein de votre entreprise.

1.    Evitez les longues listes de destinataires

Ah, les fameuses listes CC! Envoyez uniquement votre e-mail aux personnes que cela concerne vraiment. Autrement dit, ajoutez les destinataires qui doivent réagir dans le champ «A». Ceux qui reçoivent l’e-mail à titre informatif peuvent être ajoutés dans le champ «CC».

2.    Pour éviter l’avalanche d’e-mails: téléphonez

L’e-mail est une communication unilatérale dans le sens où aucune interaction directe n’est possible. Comme une lettre à la poste. Pour un échange et pour trouver des réponses aux questions, il est préférable de décrocher le téléphone (ou le micro-casque) ou d’organiser une courte réunion en ligne. Ceci est tout particulièrement indiqué lorsque plusieurs personnes sont impliquées et qu’il y a des ambiguïtés. Cela vous évitera à tous des échanges d’e-mails chronophages.

3.    Envoyez des liens plutôt que des pièces jointes

Cette astuce ne vous permet pas de réduire le nombre d’e-mails, mais d’éviter les doublons. Envoyez uniquement le lien vers un document. Vous êtes ainsi certain que toutes les personnes impliquées travaillent avec la même version du fichier. La condition préalable est que le document soit accessible sur un stockage en ligne.

4.    Utilisez le chat pour les messages courts

Faites-vous partie de ces gens qui écrivent des e-mails avec un objet comme «J’ai 5 minutes de retard »? Pour ce type de messages courts qui n’ont pas vocation à être stockés, le chat est préférable à l’e-mail. Vous pouvez également informer facilement de votre retard pendant votre déplacement, à l’aide de l’application de chat sur votre smartphone (si vous n’êtes pas au volant). Au fait, «eom» signifie «End of Mail».

5.    Utilisez d’autres canaux d’information

Les e-mails ne sont pas obligatoires pour tous les échanges d’informations. Plutôt qu’un «push» par e-mail, il suffit dans de nombreuses situations d’un canal «pull» par lequel les collaborateurs obtiennent eux-mêmes activement les informations. Deux exemples:

• SharePoint, l’intranet ou une zone protégée du site Web peuvent être utilisés comme plateforme d’information: placez-y les informations d’entreprise qui ne nécessitent pas d’action directe. Cela comprend des informations pour les collaborateurs et sur l’entreprise, des procès-verbaux de réunions archivés, des modèles et des brochures.
• Logiciel pour les projets et la collaboration: rassemblez toutes les informations pertinentes en un point central. Il existe de nombreux outils adaptés, notamment des applications basées sur le web telles que Trello et Meistertask, des équipes sur Microsoft 365, ou encore Microsoft Project.
• Trouver un créneau de rendez-vous: évitez de nombreux échanges d’e-mails grâce à la solution de détermination de rendez-vous dans Microsoft Outlook/Exchange ou à des outils comme Doodle.

Petit exercice à ce sujet: parcourez votre boîte de réception et réfléchissez aux informations que vous auriez tout aussi bien pu partager d’une autre manière.

Version actualisée d’un article de mai 2019.