Bienvenue sur le Conextrade Help Centre !
Vous trouverez sur cette page l’ensemble des informations dont vous avez besoin pour utiliser notre portail et les services associés. Si vous rencontrez un problème spécifique pour lequel vous avez besoin de l'assistance de notre service Customer Care, vous pouvez revenir sur notre portail pour remplir un formulaire de demande.
Services Conextrade
Le portail Conextrade est une plateforme d’e-invoicing grâce à laquelle vous pouvez envoyer et/ou recevoir des commandes, des réponses à des commandes, des avis d’expédition et des factures de manière centralisée.
Si vous souhaitez numériser vos procédures de facturation avec vos partenaires commerciaux, nous vous recommandons de nous contacter pour connaître les avantages d’une intégration complète qui vous permettra de gérer et de garder une visibilité globale sur l’ensemble des documents échangés sur le portail.
Si vous utilisez le portail en tant que fournisseur d’une entreprise qui applique des directives spéciales en matière de format de facturation, vous devrez probablement envoyer vos factures au format papier ou par e-mail (PDF et adresse de facturation). Cela dépendra de votre client.
Dans tous les cas, la numérisation de l’envoi de vos factures vous donne la possibilité de réduire non seulement une grande partie de vos coûts, mais aussi votre empreinte écologique.
Portail Conextrade: contenu
La recherche de partenaires commerciaux vous permet de trouver toutes les entreprises directement connectées au portail Conextrade. Elle contient des données détaillées sur les différentes entreprises et fournit un accès direct à leurs informations, telles que les adresses, personnes de contact, numéros de téléphone, etc.
Via la recherche de partenaires commerciaux, vous pouvez ajouter des entreprises à vos clients et/ou fournisseurs. Il vous suffit de cliquer sur le + à côté de l’entreprise. Votre demande et son statut peuvent être visionnés dans Demande envoyée.
Vous ne pouvez commencer à envoyer des documents à d’autres entreprises qu’une fois qu’elles vous ont accepté en tant que partenaire commercial.
Sont listées ici toutes les entreprises que vous avez enregistrées en tant que clients ou fournisseurs et avec lesquelles vous pouvez effectuer des processus électroniques et échanger des documents.
Vous pouvez vous déconnecter d’entreprises à tout moment, mais cette action est définitive.
Vous disposez ici d’une vue d’ensemble des demandes de connexion en tant que partenaire commercial reçues. Vous pouvez décider de les accepter ou de les refuser.
Vous disposez ici d’une vue d’ensemble des demandes de connexion en tant que partenaire commercial en attente de réponse.
Cet onglet vous permet de voir tous les documents reçus. Vous pouvez les filtrer et le trier selon vos besoins.
Si vous cliquez sur les trois points, vous pouvez à nouveau marquer le document comme non lu ou le déplacer vers la corbeille. Nous vous recommandons d’enregistrer les documents sur votre ordinateur avant de les déplacer vers la corbeille sur le portail.
Si vous ouvrez le document, vous pouvez éditer, annuler et/ou télécharger la facture.
Cet onglet vous permet de voir tous les documents envoyés. Vous pouvez les filtrer et les trier selon vos besoins.
Si vous cliquez sur les trois points, vous pouvez déplacer le document vers la corbeille. Nous vous recommandons d’enregistrer les documents avant de les déplacer vers la corbeille.
Si vous ouvrez le document, vous pouvez éditer, annuler et télécharger la facture.
Vous disposez ici d’une vue d’ensemble des documents supprimés. Si vous souhaitez récupérer un document, vous avez la possibilité de le déplacer à nouveau vers les documents reçus ou envoyés.
L’archive est un service supplémentaire que vous pouvez choisir avec votre package transactionnel. Elle garantit l’archivage de vos transactions durant les dix prochaines années de sorte à respecter la loi avec notre partenaire Trust Weaver.
Vous pouvez accéder à votre archive sur le portail et filtrer les documents selon divers critères. Vous disposez ici d’une vue d’ensemble de vos documents et pouvez télécharger les factures avec le conteneur de signature concerné si nécessaire.
Veuillez noter que le service d’archivage est uniquement valide associé à un package transactionnel. Une fois un package terminé, vos nouvelles transactions ne seront pas archivées si vous ne rachetez pas le service supplémentaire.
Vous pouvez accéder à votre archive sur le portail et filtrer les documents selon divers critères. Vous disposez ici d’une vue d’ensemble de vos documents et pouvez télécharger les factures avec le conteneur de signature concerné si nécessaire.
Veuillez noter que le service d’archivage est uniquement valide associé à un package transactionnel. Une fois un package terminé, vos nouvelles transactions ne seront pas archivées si vous ne rachetez pas le service supplémentaire.
Le suivi des documents vous permet de suivre tous les documents envoyés ou reçus. Les documents peuvent être filtrés selon divers critères, tels que le partenaire commercial, l’identifiant du document, son statut ou sa date. Tous les documents listés avec un indicateur d’erreur rouge nécessitent qu’une ou des erreurs soient corrigées.
Un document marqué d’un indicateur rouge ne peut pas être remis. Cet indicateur apparaît généralement lorsqu’il y a une erreur dans l’adressage ou le format du document envoyé. S’il s’agit d’une facture signée, l’erreur peut être due au fait que le contrôle de la TVA n’a pas été effectué. Vous devez alors corriger la ou les erreurs avant de renvoyer votre document.
Les différentes étapes de traitement, dont les conversions de format, sont listées dans la vue détaillée du document. Lors de chaque Les différentes étapes de traitement, dont les conversions de format, sont listées dans la vue détaillée du document. Lors de chaque étape, vous pouvez télécharger les données ou les visualiser en ligne. Les documents peuvent être visualisés en ligne pendant 90 jours.
Un document marqué d’un indicateur rouge ne peut pas être remis. Cet indicateur apparaît généralement lorsqu’il y a une erreur dans l’adressage ou le format du document envoyé. S’il s’agit d’une facture signée, l’erreur peut être due au fait que le contrôle de la TVA n’a pas été effectué. Vous devez alors corriger la ou les erreurs avant de renvoyer votre document.
Les différentes étapes de traitement, dont les conversions de format, sont listées dans la vue détaillée du document. Lors de chaque Les différentes étapes de traitement, dont les conversions de format, sont listées dans la vue détaillée du document. Lors de chaque étape, vous pouvez télécharger les données ou les visualiser en ligne. Les documents peuvent être visualisés en ligne pendant 90 jours.
Ce service vous permet de créer une facture directement sur le portail plutôt que d’en télécharger une. Si vous envoyez de nombreuses factures basées sur un même formulaire, vous avez la possibilité de le sauvegarder en tant que modèle.
Si vous recevez une commande, vous pouvez répondre à cette commande en créant une réponse basée dessus. Vous pouvez également envoyer un avis d’expédition et une facture basée sur les documents précédents. Grâce à cette option, les informations les plus récentes peuvent être inscrites directement dans le formulaire.
Veuillez noter que si vous créez une facture basée sur une commande reçue et que vous avez échangé des documents entre-temps, vous n’aurez pas les informations les plus récentes sur votre facture.
Veuillez noter que si vous créez une facture basée sur une commande reçue et que vous avez échangé des documents entre-temps, vous n’aurez pas les informations les plus récentes sur votre facture.
Les paramètres personnels contiennent deux onglets. Dans les informations personnelles, vous pouvez éditer votre propre profil d’utilisateur. Dans les données de connexion, vous avez la possibilité de réinitialiser votre mot de passe.
L’administrateur peut modifier les informations sur l’entreprise ainsi que son logo.
L’administrateur peut éditer, ajouter ou supprimer vos différentes adresses de facturation.
L’administrateur peut éditer, ajouter ou supprimer des utilisateurs de l’entreprise.
Vous pouvez voir ici vos différents systèmes backend. Vous ne pouvez pas y apporter de modifications ou uniquement par l’intermédiaire de notre service Customer Care.
Cette page du portail vous propose diverses options pour obtenir de l’aide:
1. Help Centre
2. Formulaire de demande d’assistance
3. Hotline payante
Veuillez noter que l’assistance de notre service Customer Care (formulaire de demande d’assistance et hotline payante) coûte CHF 200.-/heure avec une intervention minimale de 15 minutes.
1. Help Centre
2. Formulaire de demande d’assistance
3. Hotline payante
Veuillez noter que l’assistance de notre service Customer Care (formulaire de demande d’assistance et hotline payante) coûte CHF 200.-/heure avec une intervention minimale de 15 minutes.
FAQ
Vidéos Tutoriels
Créer une facture
Créer un modèle
Accepter une commande
Envoyer une avis d'expedition
Détails supplémentaires
Paramètres de l'entreprise
Paramètres personnels
Partenaires commerciaux
Administratif
Comment faire pour envoyer une facture à mon client?
Une fois inscrit sur la plateforme, vous devez créer un partenariat commercial avec votre client pour pouvoir échanger des données avec lui. Pour cela, connectez-vous et allez dans l’onglet des partenaires commerciaux. Recherchez ensuite le partenaire à ajouter et soumettez-lui une demande en tant que fournisseur.
Vous devez attendre que votre partenaire accepte votre demande pour pouvoir échanger des documents avec lui.
Une fois le partenariat en place, accédez à la section Documents. Cette section vous permet de créer une facture. Saisissez l’ensemble des informations de facturation avant d’envoyer le document à votre client.
Si votre client a demandé à recevoir vos factures par e-mail, veillez à respecter son instruction en utilisant l’adresse e-mail fournie.
Comment faire pour vérifier que mon document a bien été envoyé?
Notre outil de suivi vous permet de connaître l’état de vos documents. En cas de problème, il affiche un indicateur rouge signalant une erreur sur votre document. Un document marqué d’un indicateur rouge ne peut pas être remis. Cet indicateur apparaît généralement lorsqu’il y a une erreur dans l’adressage ou le format du document envoyé. S’il s’agit d’une facture signée, l’erreur peut être due au fait que le contrôle de la TVA n’a pas été effectué. Vous devez alors corriger la ou les erreurs avant de renvoyer votre document.
Notre service à la clientèle prend en charge les autres types de problèmes. S’il ne parvient pas à régler un problème spécifique, il prend contact avec vous pour travailler ensemble à sa résolution.
Comment faire pour télécharger mes factures?
Connectez-vous au portail et accédez à vos documents reçus. Le portail vous permet de télécharger les documents de votre choix.
Vous avez l’obligation légale de sauvegarder vos factures. Si vous ne souhaitez pas le faire vous-même, vous pouvez faire appel à notre service «Archive», qui garantit la sauvegarde de vos factures sur une période de dix ans. Pour en savoir plus, consultez le descriptif des services Conextrade
Quelle est la différence entre un administrateur et un utilisateur standard?
Les deux types d’utilisateur peuvent:
1. Envoyer, accepter ou refuser des demandes de partenariat commercial
2. Créer des factures
3. Envoyer des commandes
4. Envoyer des réponses à des commandes
5. Envoyer des avis d’expédition
6. Activer ou désactiver des notifications par e-mail
En plus de ces actions, les administrateurs peuvent:
1. Créer, supprimer ou modifier des utilisateurs
2. Modifier les informations sur l’entreprise
3. Modifier les informations et les adresses de facturation
4. Acheter des packages transactionnels et des services supplémentaires
Puis-je télécharger mes PDF au lieu de les envoyer par e-mail?
Le format d’envoi de vos factures à un client dépend du service que ce client a choisi. S’il a demandé à recevoir les factures au format PDF à une adresse e-mail spécifiée, alors vous ne pourrez pas télécharger vos factures sur le portail.
Comment faire pour vérifier que mon document a bien été envoyé?
Notre outil de suivi vous permet de connaître l’état de vos documents. En cas de problème, il affiche un indicateur rouge signalant une erreur sur votre document. Un document marqué d’un indicateur rouge ne peut pas être remis. Cet indicateur apparaît généralement lorsqu’il y a une erreur dans l’adressage ou le format du document envoyé. S’il s’agit d’une facture signée, l’erreur peut être due au fait que le contrôle de la TVA n’a pas été effectué. Vous devez alors corriger la ou les erreurs avant de renvoyer votre document.
Notre service à la clientèle prend en charge les autres types de problèmes. S’il ne parvient pas à régler un problème spécifique, il prend contact avec vous pour travailler ensemble à sa résolution.
Où ajouter ou supprimer un utilisateur du portail?
Seuls les administrateurs sont habilités à gérer les utilisateurs. Les utilisateurs standard n’ont pas accès à la page de gestion des utilisateurs.
Pour accéder à cette dernière, cliquez sur le nom de votre entreprise dans le coin droit du portail et accédez aux paramètres de l’entreprise dans le menu déroulant. Allez ensuite sur l’onglet de gestion des utilisateurs. Cet onglet vous permet de modifier, supprimer ou créer de nouveaux utilisateurs, mais aussi de leur attribuer ou leur retirer le statut d’administrateur.
Comment faire pour désactiver les notifications par e-mail?
Pour désactiver les notifications par e-mail, cliquez sur votre nom dans le coin supérieur droit, puis sélectionnez l’onglet «Notifications» dans vos paramètres personnels. Vous pouvez choisir le type de notification que vous souhaitez recevoir par e-mail. Les autres utilisateurs de votre entreprise peuvent recevoir les mêmes notifications que vous.
Veuillez noter que vous continuerez de recevoir des informations de Conextrade par e-mail, notamment pour vous informer des périodes de maintenance sur la plateforme.
Quelle est la différence entre un administrateur et un utilisateur standard?
Les deux types d’utilisateur peuvent:
1. Envoyer, accepter ou refuser des demandes de partenariat commercial
2. Créer des factures
3. Envoyer des commandes
4. Envoyer des réponses à des commandes
5. Envoyer des avis d’expédition
6. Activer ou désactiver des notifications par e-mail
En plus de ces actions, les administrateurs peuvent:
1. Créer, supprimer ou modifier des utilisateurs
2. Modifier les informations sur l’entreprise
3. Modifier les informations et les adresses de facturation
4. Acheter des packages transactionnels et des services supplémentaires
Où trouver de l’aide?
Vous pouvez vous adresser à notre service Customer Care en remplissant une demande d’assistance sur notre portail. Vous pouvez aussi appeler notre help-desk, en utilisant le numéro indiqué sur la page d’aide du portail.
N’hésitez pas non plus à explorer davantage ce Help Centre pour trouver une réponse à votre question.
Comment commencer à utiliser le portail?
Tout d’abord, vous devez choisir votre package transactionnel en fonction de vos besoins (S, M, L, XL) ainsi que les services supplémentaires d’archivage et d’interconnexion. Ceci est normalement obligatoire lorsque vous vous connectez pour la première fois au portail.
Ensuite, il vous faut trouver vos partenaires commerciaux: les clients et/ou fournisseurs avec lesquels vous souhaitez échanger des documents par l’intermédiaire du portail Conextrade. Après leur avoir envoyé des demandes de connexion, vous devez attendre qu’ils les acceptent.
Une fois vos demandes de connexion acceptées par vos partenaires commerciaux, vous pouvez commencer à envoyer des documents (Documents > Créer).
Once your trade partners have accepted your connection requests, you will be able to start sending documents (Documents > Create).
Qu’est-ce qu’une transaction?
Par transaction, nous entendons chaque document ou information que vous échangez avec vos partenaires commerciaux. Par exemple, chaque élément envoyé ou reçu: facture, commande, réponse à une commande, avis d’expédition.
Informations sur le format
Vous pouvez télécharger les informations techniques relatives aux formats de données sous forme de fichiers ZIP.
Invoice in XML ETS 3.1 format
Invoice xCBL 3.0 format
Archive W3C DSig format